Cuando decirle SÍ a un prospecto

 

Constantemente los diseñadores, ilustradores, fotógrafos y demás entes crativos nos quejamos de los clientes malos, de sus solicitudes ridículas, de sus constantes cambios y la falta de seriedad a la hora de pagar. A veces pensamos que a los clientes les gusta jugar con nuestro tiempo, que son indecisos por naturaleza y reacios a valorar nuestro trabajo creativo.

Si bien parte o todo esto puede ser real para un cliente en particular lo cierto es que son pocos los que se preocupan por explicar cómo debe iniciarse una relación de servicios creativos.

La urgencia de ganar un cliente

Cuando los freelanceros tenemos una mala temporada esperando que caiga el próximo cliente podemos caer en el error de decirle SÍ al primero que pase. A veces algunos prometeran cosas que no podrán cumplir, como un fecha de entrega, otras trabajarán bajo condiciones poco dignas como la de ofrecer precios de hambre.

Hay clientes que huelen la desesperación de los freelanceros y abusan de la situación de poder que les otorga la promesa de pagar por un servicio. He visto diseñadores que se tiran al piso y patalean porque un cliente no les pagó un trabajo de $400 pesos. Para empezar ¿realmente conviene tener clientes con una facturación de $400 pesos? ¡Por supuesto que no! Si tus servicios son demasiado simples, baratos,comunes y corrientes tendrás que contar con MUCHOS clientes para que tu trabajo pueda darte de comer.

Yo prefiero invertir tiempo y recursos en pocos proyectos más redituables. Por eso mismo descarto los prospectos que, desde la primera llamada, mencionan que necesitan algo “sencillo” que, en el fondo, quiere decir que quieren un servicio barato.

Las primeras preguntas son clave

Hace unos días platicaba con la manager de eventos de un local en Polanco que tiene muy claras las preguntas que le debe hacer a un prospecto cuando llama:

  • ¿Qué tipo de evento desea realizar? (boda, presentación de libro, fiesta de cumpleaños, etc.)
  • ¿Para qué fecha tiene pensado el festejo? ¿será de día o de noche?
  • ¿Cuántas personas tiene en mente?
  • ¿Qué tipo de comida/bebida desea?

Con esta preguntas básicas ella se puede tener una idea clara del tipo de cliente que la está contactando. También puede deshalentar a los preguntones que sólo quieren saber precios, pero que realmente no tienen el presupuesto requerido para realizar el evento de sus sueños. Me platicó que, después de muchos “tira y afloja” con un prospecto que quería cotizar la comida de fin de año de una empresa, llegó a la conclusión de que el presupuesto que tenían no alcanzaba para más que una comida colectiva en el VIPs. Entonces se vió obligada a desanimarlo de la mejor manera: le dijo que la reservación del día se realizaba en el momento que depositaran el anticipo del %50 (que por cierto no era reembolsable si decidían cancelar la reservación con menos de 15 días). Obviamente el prospecto no regresó.

Nota al margen ¿Cuántos de ustedes todavían creen que es “de mal gusto” hablar de anticipos con los clientes?

Con este ejemplo en mente ¿cuáles son las preguntas clave que deberías recabar de un prospecto desde el primer contacto? Redáctalas e imprímelas para tenerlas siempre a la mano.

El factor tiempo

Ok, ya le enviaste la cotización al prospecto y te dijo que has sido el elegido por los dioses para realizar el trabajo ¡felicidades!.. pero no te olvides de poner por escrito las fechas en las que deberán suceder el pago del anticipo, las revisiones, la entrega definitiva y el pago final. Me consta que los proyectos más atractivos se vuelven una pesadilla cuando el no quedan claros algunos puntos como estos:

  • El cliente no considera indispensable cumplir con el pago del anticipo para iniciar formalmente el proyecto. Si tú no aclaras este punto entonces no te quejes cuando el cliente se demore en realizar los pagos. Las compañías telefónicas saben que es suficiente con cortar el servicio para que sus clientes corran a pagar sus adeudos.
  • El cliente piensa que puede solicitar todas las modificaciones que se le antojen durante el proceso creativo, aunque impliquen más horas de desarrollo que las contempladas originalmente. En tu cotización deben quedar asentadas el número de revisiones que incluirás por el precio pactado y aclarar cuánto cuesta el trabajo adicional no contemplado. Aclara que el pago será por un proyecto específico y que no te está pagando por estar disponible incondicionalmente durante el tiempo que dure el desarrollo.

Recuerdo a un cliente que tuve en Cuernavaca que se le hizo facil pedirme que llevara algunos cheques a su oficina en la Cd. de México pues “me quedada de paso”. Obviamente le dije que no. Luego me enteré que solía hacer este tipo de solicitudes a sus proveedores, como la de recoger a sus hijos del colegio pues “les quedaba de paso”.

  • Al cliente no le urge el trabajo, así que puede dejar de darte retroalimentación por periodos variados. Es indispensable que acuerdes desde el principio la fecha de entrega, aunque sea aproximada, porque no es lo mismo perseguir a un cliente durante un mes que durante medio año.

Me interesa que quede claro que muchas veces nos quejamos de situaciones con los cliente que simplemente son nuestra culpa. Son resultado del miedo o la pena que nos da dejar las cosas aclaras desde el principio, por temor a que el cliente se moleste y se vaya; pero ¿no sería mejor que un cliente malo se autodescalifique desde el principio y se vaya antes de que invirtamos nuestro valioso tiempo y cerebro en un proyecto que se vislumbra poco rentable?

 

Y que me inscribo al gym

Además de los obvios beneficios de hacer ejercicio, ir al gimnasio es una actividad estimulante en todos los sentidos.

Para nadie es un secreto que el trabajo desde casa o freelanceo favorece los hábitos más sedentarios: levantarse tarde, comer junto a la computadora, no salir mas que lo indispensable, cambiar las reuniones con los amigos por noches de bomberazos, etc.
En mi caso en particular me di cuenta de que el 80% del tiempo que paso despierta lo dedico a mi trabajo, mi tiempo libre lo uso, principalmente para ver Netflix, comer y estar en mi casa… O SEA que me la vivo sentada.

Ya entrada en las confesiones les diré que pesaba 8 kilos de más y me quedaba clarísimo que necesitaba hacer cambios drásticos en mi rutina diaria. Llevaba mucho tiempo queriendo hacer alguna actividad física que no incluyera caminar en el súper, llevármela tranquila en el paseo ciclista o ir al la tiendita de la esquina por cervezas.

A principios de este año abrieron un gimnasio a cuatro cuadras de mi casa. La verdad es que ya existían otros gyms bastante cerca, pero siempre encontraba excusas para no inscribirme: que si no tenía tiempo, que si no tenía dinero que si ___escribe aquí cualquier excusa___ .

Entonces dejé de hacerme pato, fui a conocer sus instalaciones y decidí inscribirme a principios de julio. Estaba muy emocionada por las perspectivas de mejorar mi salud y, de paso, quitarme la pancita, tener brazos más fuertes y recuperar mi antigua silueta. Corrí a comprarme unos tenis nuevos y ajustada ropa para ejercicio.

Para mi sorpresa tuve que salir de la ciudad en varias ocasiones durante las dos primeras semanas y me quedé con una fuerte sensación de frustración por haber pagado una mensualidad que no pude “desquitar” desde el principio. Hacia el final de mes por fin tuve dos horas libres y ¡me di la oportunidad de tomar una clase de Zumba! Digo “darme la oportunidad” porque la música que se usa para esa actividad nunca ha sido mi favorita, pero me di cuenta de que me divertí muchísimo bailando y girando como loca durante 50 minutos.

Después probé todo el repertorio de clases grupales: desde Yoga hasta levantamiento de pesas, pasando por sesiones de patadas voladoras, imposibles clases de GAP y divertidas horas de todo tipo de bailes. Me di cuenta de que, a pesar de mi demandante trabajo de freelanceo, siempre puedo encontrar tiempo para ir a hacer ejercicio, aunque sea tres veces por semana. Ni siquiera viajar era pretexto para dejar de hacer ejercicio, hoy en día hasta los hoteles de medio pelo tienen gimnasio.

Antes de que alguien me diga que eso de ir al gimnasio es muy caro les recuerdo que en la Ciudad de México hay montones de parques con aparatos para hacer ejercicio de forma gratuita, y muchos gyms cobran desde $350 al mes, así que quien no se ejercita es porque no quiere.

Tal vez es cierto eso de la adicción a las endorfinas que se liberan en nuestro organismo cuando hacemos ejercicio de forma recurrente, tal vez es el inevitable “taco de ojo”, tal vez son los evidentes cambios que noto en mi cuerpo, el asunto es que me siento muy bien por hacer cambiado mi sedentaria rutina.

El ejercicio me ayuda a liberar la tensión del trabajo en la computadora, también me viene muy bien imaginar a un cliente malo cuando practico mis derechazos y mientras uso la elíptica me concentro en la solución a un problema específico.

Si tú eres freelancero y has notado que esas lonjitas ya dejaron de ser sexis, te recomiendo que consideres realizar alguna actividad física recurrente, te garantizo que te vas a sentir MUCHO mejor.

Por cierto, asisto a un gimnasio que se encuentra en un primer piso y no me explico como es que muchos de los asistentes ¡usan el elevador para evitar subir por las escaleras!

Tutorial para hacer un globo de Cantolla

Hoy no voy a derramar bilis contándoles alguna anécdota con clientes malos.
Esta semana me dieron ganas de crear, junto con mi marido, un nuevo tutorial para hacer un globo de Cantolla. Es la mar de sencillo, ideal para principiantes.

Dato interesante: Cantolla se escribe con “LL” porque viene del nombre de un mexicano famoso que era aficionado a los globos aerostáticos: Joaquín de la Cantolla y Rico.

Claroscuros del Festival de Globos de Cantolla

festival

El pasado fin de semana asistí por primera vez al Festival Multicultural de Globos de Cantolla de Tlacotenco donde viví, junto con mi esposo, una mezcla de maravillas y horrores.

Primero las maravillas

Llegamos cerca de las 15:00 hrs del sábado al parque El Ocotal* donde rápidamente nos indicaron donde debíamos estacionarnos. El evento se veía muy atractivo: una gran explanada verde albergaba un escenario con luces y sonido bien puestos, a la derecha varios foodtrucks ofrecían comida de lo más variado, al otro lado se ubicaba una gran área techada donde pequeños stands vendían postres de todo tipo, antojitos mexicanos, cervezas, pulque y artesanías. El lugar rebosaba de visitantes: familias completas que no olvidaron a los abuelos, parejas jóvenes que disfrutaban de gigantes micheladas y niños que ya querían volar sus globos de Cantolla.

Se presentaba un espectáculo de aves de rapiña mientras reuníamos nuestros artículos para acampar. Comenzamos a caminar y caminar mientras buscábamos algún rinconcito alejado para instalarnos, pero parecía que todos los sitios estaban ocupados, el paisaje era el de un multifamiliar altamente poblado, en varios sitios las tiendas de campaña estaban instaladas a menos de un metro de sus vecinos. Continuamos subiendo por la vereda hasta que, trescientos metros más adelante, nos instalamos lo más alejado que pudimos de las tiendas de campaña vecinas.

GloboAl regresar a la explanada principal disfrutamos una asombrosa exhibición de aviones gigantes de control remoto. Los visitantes continuaban llegando y el evento lucía muy bien organizado. Procedimos a darnos vuelo con los antojitos mientras una banda acompañaba la primera tanda de elevación de globos gigantes. Es emocionante ver volar estas laboriosas obras de papel de china multicolor. Algunos de ellos tenían sorpresas como explosiones de serpentinas y confeti metalizado.
Los episodios de lluvia no enfriaron los ánimos de los asistentes que continuaban llegando al parque. La fila para el taller de globos de Cantolla era de varias decenas de personas que pacientemente esperaban su turno, algunos llevaban formados más de una hora, pero valía la pena esperar: todos querían tener su propio globo para el lanzamiento masivo durante la Noche Mágica.

Comienzan a aparecer los primeros horroresbaños

Todos sabemos que, cuando vamos de campamento, hay que adaptarse a las circunstancias: no podemos esperar las comodidades de nuestra casa, pero el servicio de baños que ofrecía el evento era absolutamente ridículo: por $5 pesos pude subir a la antesala del infierno, una plataforma inestable con unas tazas de baño rebozadas de ya saben qué; las puertas eran unos plásticos totalmente inútiles y a la salida se ofrecía una palangana con agua negra para lavarse las manos. Del olor ni les digo (ya les platiqué de la variedad gastronómica del lugar). Los otros dos servicios de baños eran muy similares. Fue entonces cuando comprendí porqué muchos optaron por ir a desahogar sus cuerpos en el sembradío que se encontraba detrás del escenario 😦

Los visitantes continuaban llegando y el caos de automóviles era total, como ya no había espacio en el estacionamiento principal, los coches comenzaron a invadir las zonas de acampar, dejando el auto aventado donde se pudiera. Me gustaría saber quién fue el idiota que se estacionó su camionetota sobre una parcela de papas.

Caída la noche todos participamos de la elevación masiva de globos, verdaderamente se sentía la buena vibra de todas las personas que con emoción despedían sus globos de todos colores, formas y tamaños. Recuerdo varios de Minions, Hello Kitty y hasta uno de San Judas Tadeo. Cerca de las 10 de la noche la banda que tocaba en el escenario fue subiendo el tono de sus arengas para desagrado de muchos papás que no sabían si prender la mecha de sus globos o taparles los oídos a sus pequeños hijos.

El volumen de la música iba en ascenso y me enteré que el rave acabaría hasta las 4 de la mañana. Fue entonces cuando me percaté del éxodo de familias que intentaron abandonar el lugar, algunas lo consiguieron, pero la mayoría se quedó atrapada en el desorden de coches estacionados por todos lados. Grandes grupo de jóvenes continuaban llegando al evento, muchos se jactaban de que no habían pagado nada para acceder.

Cuando regresamos a nuestra tienda de campaña, mi esposo y yo tuvimos la inocencia de intentar dormirnos, cosa que resultó imposible pues la música electrónica, aunque lejana, retumbaba en todo el lugar. A eso de las 2 de la madrugada los gritos de los borrachos vecinos eran bastante agresivos, en todo el campamento se escuchaban riñas de pareja acompañadas de algunos lanzamientos de botellas de vidrio. Eran las 4 de la madrugada y los coches continuaban pasando muy cerca de nuestras cabezas. La música dejó de sonar a las 5, pero muchos exaltados continuaban haciendo escándalos por todas partes. Sinceramente dudo que alguien haya podido dormir, ni siquiera las personas que pasaron la noche dentro de sus coches.

basuraA las 7 de la mañana amaneció, desayunamos y bajamos para ser testigos de lo que mi marido bautizó como un “Apocalipsis Zombie”. La descripción era acertada, había tiendas de campaña instaladas en los sitios más ridículos, varias personas intentaban, sin éxito, prender las fogatas con la leña húmeda que vendían en el lugar. Había uno que otro borracho tirado a la orilla del sendero y la explanada principal estaba, literalmente, tapizada de basura. Me llamó la atención ver la cantidad de botellas vacías de Johnnie Walker, Kraken y Buchanans que se habían consumido. A las 10 de la mañana todavía había jóvenes dormidos en pleno paso de la gente.

Después de comprar un café tuvimos la oportunidad de entrar al talleglobo 2r de globos de Cantolla. Allí, Axel un jóvencito de 12 años, nos sorprendió con su habilidad para explicar y guiarnos en la elaboración de nuestro propio globo. También platicamos con algunos de los artesanos que participaron en los concursos que se organizaron durante el festival; su la dedicación, destreza y conocimientos nos asombraron.

Después de ver la elevación matutina de globos monumentales, mi esposo y yo decidimos empacar nuestra tienda y dejar el lugar; la mezcla de sentimientos contradictorios que teníamos era muy extraña, disfrutamos mucho el espectáculo de los globos de Cantolla, pero sufrimos el exceso de asistentes que desbordaron un evento que, por momentos, se salió de control.

Querido comité organizador:

  • Por favor concéntrense en que el festival esté dedicado a los Globos de Cantolla, que son lo más importante para Tlacotenco. El público que asistió al reve no es el mismo que asistió para ver la elevación de los globos. Se trata de dos eventos completamente diferentes, para diferentes audiencias, con distintas espectativas y necesidades. No fue buena idea revolverlos.
  • Como no hay señal de celular en el parque muchas personas se pierden ¿no hubiera sido buena idea instalar un kiosco de “Perdidos y encontrados”?
  • Contemplen seriamente en ofrecer un servicio sanitario que pueda atender a miles de personas. Compañías como Sanirent o Tronorent son especialistas mexicanos que pueden ayudarlos en la logística.
  • Coloquen suficientes botes de basura con capacidad para recibir todos los desechos de los asistentes, las tímidas cajitas que decían “basura inorgánica” fueron absolutamente insuficientes.
  • Por favor no permitan el acceso de automóviles en las zonas para acampar, de milagro no hubo accidentes que lamentar.
  • Me da gusto ver a tanta gente interesadas en el Festival, pero la cantidad de personas que a las que les permitieron el acceso lo volvió una experiencia sufridora.

Confío en que sabrán aprender de la experiencia y harán que el próximo evento sea mucho mejor.

Y ¡que vivan los globos de Cantolla de Tlacotenco!

Mi huella en Las Vegas

Eso de ser princesa nunca se me dio. Lo mío es vestir de mezclilla y tenis cómodos.  Como tengo un sólo vestido en mi clóset nadie podrá acusarme de ser glamorosa ni nada por el estilo. No me apasionan las bolsas ni los zapatos, tal vez mi única obsesión sea ser puntual.

Imaginen cuál sería mi angustia cuando me enteré que, como parte de las actividades de la convención en Las Vegas a la que asistiríamos mi esposo y yo, se incluía una cena formal. ¿Qué me voy a poner? dije repitiendo un famoso cliché. ¿Cómo debería vestirme para esa importante ocasión en la que, además, iría representando a mi país? Todo el asunto me pareció cuesta arriba: compré un bonito vestido blanco animada por los comentarios de mi marido, era muy pegadito y con la falda más corta de lo que jamás había usado. Cuando volví a probármelo en casa me di cuenta de que no podría usar ropa interior normal pues se marcaba to-di-ta. Hasta ese momento de mi vida cobró sentido la existencia de las fajas sin costuras y las pezoneras de silicón.

Cuando le conté a mi madre sobre este importante evento no dudó en contribuir con mi correcta presentación: me entregó una cajita que contenía el primer anillo que ella pagó con su dinero, un collar de plata que había sido de mi abuela y unos aretes prestados de mi hermana que, aunados a una pulsera de una tía constituían, literalmente, las joyas de la familia. Dicha cajita viajó pegada a mí hasta Las Vegas.

La convención inició como estaba programada. Los más de cien participantes habían llegado desde todos los continentes y mi esposo y yo éramos los únicos mexicanos en el evento. La fecha de la cena se aproximaba y yo tenía todo listo para vestirme como lo había planeado semanas atrás.

Llegado el día comencé a prepararme con suficiente tiempo; vestirme me tomó solo unos minutos y, antes de ponerme los zapatos, busqué el frasco que había comprado la ocasión. La etiqueta lo decía todo: “Medias en spray, rocíe generosamente sobre las piernas para obtener una apariencia uniforme y nacarada“. Como anticipé que el spray podría alcanzar a desprender una nube de color decidí realizar la operación dentro de la enorme tina del baño del hotel. El primer chisguete fue decepcionante, dos ríos de color negro corrían por mis piernas. Cada vez que oprimía la válvula escupía un tono distinto: amarillo, café, rosa ¿acaso el frasco contenía un muestrario de todos los colores de piel que existían en el mundo? Lo agité lo mejor que pude pero el resultado no mejoró. Para empeorar mi precaria situación mi marido tocó a la puerta del baño para confirmarme que ya era hora de irnos. No recuerdo qué fue lo que le grité, pero lo alejé con éxito.

Derrotada decidí quitarme todo el pigmento que escurría por mis piernas. Como no podía salir de la tina batallé para alcanzar  una toalla para manos con la cual comencé a frotar mis variopintas extremidades. Para mi sorpresa los pigmentos le habían tomado cariño a mi piel y rehusaban abandonarla. En mi desesperación tallé lo más fuerte que pude y terminé, cinco minutos después, con unas piernas manchadas y rojas de ardor. Para colmo mi vestido también había participado de la orgía de color ¡Mi hermoso y ya no tan blanco vestido!

Salí del baño descalza para mostrarle a mi esposo el desastre de mi persona. Comencé a llorar y declaré que no bajaría a la cena. Lo había estropeado todo. Tampoco recuerdo cómo él me convenció de cambiarme de ropa y ponerme un pantalón sobre el vestido. Me faltaba peinarme.

Cuando regresé al baño la escena me dejó horrorizada, era igualita a Psicósis. Tomé la misma toalla e intenté quitar las manchas de pigmento de las paredes de la tina, pero sólo logré extender el daño. Lo intenté con un poco de agua y jabón pero solo obtuve la apariencia de un gigantesco plato de mole mal lavado.

Angustiada por la hora decidí dejarla como estaba y bajamos al salón donde se llevaba a cabo la cena. Quería pasar desapercibida, que nadie notara mis ojos rojos y mi falta de glamour. Paso a paso comencé a relajarme, no ví a nadie vestido de manera formal, las playeras y los tenis abundaban. Uno que otro asistente usaba bermudas y chanclas. Ahora estaba a salvo, nadie me vería feo a pesar de no estar vestida como princesa.

La cena era bastante más informal de lo que esperaba, me encontraba formada en la barra del buffet cuando se acercó uno de los organizadores del evento para decirme –¡Hey, ustedes los mexicanos siempre tarde!– Sentí que sus palabras resonaron en todo el salón y yo me quería morir. Las lágrimas volvieron a asomarse en mis ojos y le contesté – I´m so sorryyyyyyyyy!!!

Sospecho que sorprendí al pobre hombre con mi sentida respuesta pues intentó consolarme diciéndome que no me preocupara, que los brasileños son más impuntuales. No sé que pasó el resto de la cena, sólo recuerdo que cuando regresamos al cuarto volví a intentar remover las manchas de la tina. Mi esposo me explicó que el personal de limpieza utilizaría un solvente especial al día siguiente. Por si las dudas llené la tina con agua para evitar que la pintura se secara.

A eso de las 3 de la mañana desperté angustiada y regresé al baño para corroborar que nada había sido un sueño. Al día siguiente todo seguía igual, nos bañamos y bajamos para asistir a la primera conferencia de la mañana. Yo pensaba con inquietud que la recamarera ya habría pasado por la habitación y trataba de imaginar cuánto nos cobraría el hotel por una tina nueva. En el primer receso corrí a la habitación y al entrar al baño me alegré al ver que la mayor parte del pigmento ya no estaba allí, excepto una muy bien definida huella* de uno de mis pies que resistió a todos los solventes.

No cabe duda de que “lo que pasa en Las Vegas se queda en Las Vegas”.

 

*Aquí dejo una pésima foto de ella.

Una receta para calcular (bien) tus costos

En esta ocasión mi señor marido se anotó un diez al escribir sobre un tema que es necesario dominar para trabajar como freelancero, emprendedor o dueño de una pequeña empresa.
La mala noticia: nunca nos lo enseñaron en la escuela. La buena noticia: aquí están los elementos básicos para que calcules correctamente los costos de tus servicios y corras a revisar tus cotizaciones. Spoiler: al final incluimos una liga para que bajes una hoja de cálculo lista para usar. Aprovechen.

Para que cualquier freelancero tenga un negocio que funcione de manera saludable es necesario entender algunos de los indicadores financieros más básicos. Independientemente de la complejidad de la actividad económica que desarrollemos, hay unas sencillas fórmulas para calcular cuánto cuesta nuestro trabajo y en cuánto tenemos que venderlo para obtener utilidades y evitar perder dinero.

Primero hay que entender  unos conceptos muy simples:

Costos Directos (CD)

Los costos directos son aquellos insumos que intervienen directamente en la fabricación de un producto o servicio. Básicamente son:
a) Materia prima: insumos consumibles que se lleva el cliente ya transformados, en el caso de un freelancer que presta un servicio estos insumos pueden ser mínimos. Por ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseño de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en la elaboración del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar ciertas labores.

Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son los viáticos y boletos de avión si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar habitual de trabajo (como ir a fotografiar una locación en otro estado de la república, varía dependiendo de la ubicación).

El Costo Directo Unitario (CDU) representa piezas fabricadas u horas trabajadas desarrollando un servicio y se calcula dividiendo nuestro Costo Directo (CD) entre el número de unidades.

CDU = CD / Unidades

Costos Indirectos (CI)

Son las demás erogaciones que ayudan a llevar a cabo la operación del negocio, como: renta del local, material de papelería, conexión a internet, sueldos del personal administrativo, anuncios y publicidad, mensajería o reparto, servicio de limpieza, etc.

Otro costo indirecto que a menudo es pasado por alto es la depreciación de los bienes tangibles del negocio (las computadoras, mobiliario, vehículos, etc.) y la amortización de bienes intangibles (primas de seguro, costos de instalación de redes, etc.).

A diferencia de los costos directos, los costos indirectos suelen ser fijos. Por ejemplo, nos cuesta lo mismo la renta mensual de la línea telefónica si trabajamos tres días o el mes completo.

Nota: el sueldo del  freelancero debería entrar dentro de esta categoría, pero para fines de hacer cuentas podemos considerarlo mitad  costo directo y mitad costo indirecto (asumiendo que va a estar trabajando en parte como operativo y en parte como administrador de su negocio).

Costo Total (CT)

El Costo Total (CT) de la operación de un negocio se calculará con esta fórmula:

CD + CI = CT

Y el Costo Unitario (CU), ya sea de un producto o del tiempo que desarrollamos un servicio, se calcula dividiendo nuestro Costo Total (CT) entre el número de unidades que desarrollamos:

CT / unidades = CU

Utilidad Deseada (UD)

Es un porcentaje que debe fijar el freelancero. Esta es la cantidad que queremos obtener de utilidad. Aunque un 30%-35% sería ideal, hay que investigar los precios que maneja la competencia y el costo que tiene nuestro producto o servicio en el mercado. Como es un valor arbitrario puede estar influenciado por el prestigio o reputación que tenemos en nuestra actividad.

Precio de Venta (PV)

Ahora que sabemos cuál es el Costo Unitario (CU) de nuestro producto o servicio y que ya establecimos una Utilidad Deseada (UD), podemos calcular el Precio de Venta (PV) con una sencilla fórmula:

PV= CU/(1-UD)

El famoso Punto de Equilibrio (PE)

El objetivo fundamental de un negocio es hacer dinero. Podemos estar facturando mucho y aún así tener pérdidas. La manera más sencilla de saber si estamos ganando, o no, dinero es conocer nuestro Punto de Equilibrio (PE). Este indicador calcula el nivel de ventas necesario para igualar los ingresos con los costos totales, en otras palabras es el punto donde no se obtienen pérdidas ni ganancias. Este punto de referencia es importante porque nos indica en qué momento generar más ventas generará utilidades o generar menos ventas ocasionará pérdidas.

PE=CI/(PV-CDU)

La Ganancia no es lo mismo que la Utilidad

Finalmente queda aclarar un par de conceptos que se confunden fácilmente, sobre todo cuando alguien nos propone iniciar un negocio similar a los multiniveles: Los márgenes de Ganacia (G) y Utilidad (U) .

La Utilidad (U) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Unitario (CU):

U=PV-CU

 La Ganancia (G) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Directo Unitario (CDU):

G=PV-CDU 

Noten que para calcular las ganancias no se contemplan los costos indirectos del negocio, pero para calcular la utilidad sí. Es un error muy común confundir estos dos términos y hay que evitarlo: si solo contemplas los márgenes de ganancia para fijar tus precios entonces muy probablemente estás regalando tu trabajo y tu infraestructura.

Un ejemplo práctico

A continuación les presentamos una hoja de cálculo (descargar el archivo .XLS “Calculadora de costos”) donde se aplican todas las fórmulas en un ejemplo con tres escenarios distintos. Queremos calcular nuestros costos para la elaboración de 10, 20 o 100 ilustraciones diarias.

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La materia prima para hacer cada ilustración (papel, una marialuisa de cartón y lápices de colores) cuesta $5.00  y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustración. La suma de estos costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).

Además, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al día (entre renta de un local, pago de luz, etc.).

Dependiendo del número de ilustraciones que pretendemos enmarcar va a variar nuestro Costo Total (CT). Noten que no varía de forma proporcional (el Costo Total de enmarcar 20 ilustraciones NO es el doble que el costo de enmarcar 10: la parte de costos indirectos se conserva y los costos directos varían.

A continuación, calcularemos el Precio de Venta (PV) de nuestro trabajo utilizando el porcentaje de Utilidad Deseada (UD). Vale la pena recordar que en México el Impuesto Sobre la Renta (ISR) se calcula con base a la utilidad, así que más o menos una tercera parte de ese porcentaje se va a volver una contribución (o sea que es dinero que no es tuyo, sino que deberás apartar para pagar los impuestos). Fijar una utilidad deseada muy baja puede volver atractivo el precio de nuestro trabajo como freelanceros, pero vamos a tener que trabajar mucho más para alcanzar nuestro punto de equilibro. Por otra parte, fijar una utilidad muy alta nos va a permitir alcanzar rápido nuestro punto de equilibro, pero nos puede volver poco competitivos ante nuestros clientes. Si no tenemos mucha información respecto al margen de utilidad de nuestra competencia podemos fijar este número entre un 30% y 35%.

En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el número de ilustraciones enmarcadas que planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque tengamos planeado el mismo margen de utilidad). También es notable que el Punto de Equilibrio (PE) aumenta, mientras que para una producción estimada de 10 ilustraciones necesitamos vender 5 para quedar “tablas”(la mitad de lo que planeamos producir), para una producción estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo únicamente 11 (un poco más de la quinta parte de lo que planeamos producir).

Estos números son un ejemplo hipotético, pero las fórmulas de la hoja de cálculo se aplican de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de freelance haciendo páginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.

En nuestra labor cotidiana, necesitamos conocer nuestra capacidad de trabajo (en el ejemplo, es el renglón de cuantas ilustraciones podemos crear al día). Recuerden que los días sólo tienen 24 horas y que no podemos venderlas todas como horas de trabajo (hay que comer, dormir, divertirnos, trabajar y no se puede hacer todo al mismo tiempo). También es importante recordar que, aunque los profesionistas independientes podamos contabilizar 40 horas de trabajo a la semana en nuestra hoja de cálculo, lo más realista es que buena parte de esas horas las tengamos que dedicar a hacer trabajo administrativo (como preparar cotizaciones, contestar teléfono y mails, ir al banco a pagar la luz, preparar el café, etc.) que debemos considerar como un Costo Indirecto y no como mano de obra o Costo Directo.

Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.

Y tú ¿qué tal andabas calculando tus costos?

¿Qué hacemos para obtener nuevos clientes? (I)

Hace algunos días publiqué una simple encuesta que tuvo como objetivo conocer, de manera muy informal, las actividades que los freelanceros realizamos para atraer nuevos clientes. Obviamente esta encuesta, anónima y por internet, no tiene el rigor de una encuesta seria, pero de todas formas les comparto los resultados. Gracias a los trecientos y tantos participantes.

Abajo comento los pros y contras de cada opción, según mi experiencia.

Encuesta1

Espero a que mis actuales clientes me recomienden con otras personas

Esperar a que un cliente, contento con los resultados de nuestro trabajo, nos recomiende con otros potenciales clientes no es, en sí, una actitud pro-activa. Es más, yo diría que peca de ser bastante pasiva, facilona y poco propositiva. Sería como pensar que no necesitamos hacer casi nada para conseguir nuevos amigos, nuestros actuales cuates deberían encargarse de promovernos con otras amistades ¿no? ¡pues no! conseguir nuevos amigos y que además sean buenos amigos es algo bastante complejo.
Si tú quieres aprovechar los contactos de un cliente satisfecho debes hacer algo muy simple y descarado ¡pídelo! La conversación puede ser algo así:

– Me da mucho gusto que el proyecto que acabo de terminar le haya agradado tanto. ¿Sería muy descarado de mi parte si le pidiera que me indicara si alguno de sus conocidos pudiera beneficiarse de mis servicios?– Lo peor que puede pasar es que te digan que no, pero si te pasan algún contacto tienes buenas probabilidades de acercarte a un prospecto con una excusa real: – Fulano de Tal pensó que tal vez a usted le interesaría saber de mis servicios…

Envío correos electrónicos a las empresas que me interesan

Ok, enviar un correo electrónico con la carta de presentación de tus servicios puede ser una buena idea, siempre y cuando PRIMERO hayas hablado a la empresa en cuestión, obtengas el nombre y correo electrónico de la persona indicada a la cual le has pedido permiso de enviarle tu información (ver contactos en frío más abajo.) De lo contrario, cualquier correo dirigido A quién corresponda será considerado como no solicitado y tendrá microscópicas posibilidades de ser tomado en cuenta. Ni hablar de los servicios masivos de envíos de correos electrónicos que sólo son spam y nadie aprecia.

Mostrando mis servicios en FB y TW

Si bien existe una pequeña posibilidad de que alguien te contacte para un trabajo a través de Facebook y Twitter, son las empresas y no los profesionales independientes los que podrían tener los mejores resultados, siempre y cuando tengan una estrategia clara para redes sociales y, además, le inviertan los recursos necesarios para que esa estrategia funcione.

Si quieres más información sobre las estrategias de márketing que utilizan las empresas para obtener resultados en estos medios te sugiero que sigas el blog de Ángel Buendía http://ornitorrincodigital.com/ ¡está lleno de información útil!

Espero a que alguien visite mi sitio web y me llame

Tener presencia en internet a través de un sitio web es algo realmente básico para cualquier freelancero. Un prospecto que llega a nuestra página de internet, revisa su contenido y toma el teléfono para llamarnos es alguien que se siente realmente atraído por nuestros servicios (aunque no necesariamente se convertirá en nuestro cliente).

El tiempo y dinero que invertimos en tener una página web decorosa podría no servir de nada si no incluyes un teléfono de contacto que le permita a un prospecto llamarte directamente, peor aún si no cuentas con una contestadora que registre las llamadas que no pudiste contestar.

Ojo: tener un sitio web no significa lo mismo que tener una página en Facebook, pero de eso ya hablaré más adelante.

Hago llamadas “en frío” para ofrecer mis servicios

Esta opción no es mi favorita, pero es una de las estrategias que pueden, como oportunidad de sacarte la lotería, contactarte con algún prospecto que “por puritita suerte y coincidencia” andaba buscando a alguien que hiciera lo que tú casualmente haces. Llamar a un prospecto que no te conoce y que no pidió que le llamaras puede ser una actividad muy desgastante y hasta horrible. Requiere tener la piel muy gruesa para no sentirse mal ante las múltiples negativas y falta total de interés por nuestros servicios. Llamar a una compañía con el mejor speech y recibir un cortón seguido por una colgada de teléfono puede hacer que llore hasta el freelancero con la mejor autoestima.

De todas formas les comparto que esta técnica me ha conseguido una o dos chambas interesantes.

Pago por publicidad en internet (Google Adwords, banners, etc.)

Tener presencia a través de las búsquedas de Google es indispensable si sabes que tus clientes buscan allí los servicios que tu ofreces. Su “desventaja” es que cuesta y, para obtener resultados debes, además de invertir el dinero necesario, tener una estrategia clara de publicidad, tener conciencia de lo que es SEO, contar con un landingpage para medir resultados, restringir tus apariciones por zona geográfica, etc. etc.
En mi caso el 90% de los prospectos que me llaman me buscaron y encontraron en Google, “San Google” como yo le digo.

Entro en pánico, corro en círculos y al final no hago nada

Bueno, yo creo que a todos los freelanceros nos ha pasado esto en algún punto de nuestra vida profesional, sobre todo cuando nos quedamos sin proyectos a la vista. Las temporadas de vacas flacas son, no por nada, las temporadas en las que nos preocupamos por atraer nuevos clientes y debería ser al revés: cuando tenemos proyectos debemos comenzar a sembrar para el futuro y tratar de que las temporadas de escasez sean más benévolas. Todo esto que dije es más fácil platicarlo que hacerlo, lo sé.

Participo como expositor en eventos especiales

Puede que esta opción te suene un poco alejada a la realidada del freelanceo, pero, en teoría, si tu has desarrollado muchas páginas web para hoteles y restaurantes, sería una buena idea pagar por un espacio en alguna exposición especializada en turismo o gastronomía. La ventaja es que tendrías la posibilidad de hablar directamente con tu mercado objetivo. La desventaja es, que si no escoges bien el tipo de exposición a la que asistirás, puedes terminar tirando a la basura toda tu inversión.

En la segunda parte de este post comentaré las opciones menos votadas de la encuesta así como las acciones que otros frelenceros indicaron.

¿A tí qué acción te da resultado para atraer a nuevos clientes?