Freelanceros en viaje de negocios

… o cómo aprendía a amar el aire acondicionado.

No me pregunten porqué, pero en el último mes he tenido que viajar a cuatro ciudades con altas temperaturas: Mérida, Monterrey, Culiacán y Los Mochis. No falta el inocente que me dice —¡Ay, que suertuda tú que te puedes andar paseando por todo el país!— A lo que siempre respondo: —No es suerte, es la consecuencia directa de mi trabajo… y no, no me ando paseando.

Trabajar como fotógrafa para empresas me ha permitido conocer muchos lugares, pero no como turista. La planeación que requiere un viaje de trabajo no tiene nada que ver con unas vacaciones por placer. Todavía recuerdo con inquietud la ocasión en que volé a Panamá para realizar unas fotografías para una agencia española ¡y regresé el mismo día! fue un viaje muy desgastante para el que debí haberme quedado una noche. Sin embargo, sucumbí a las exigencias de la agencia y recorté los gastos lo más que pude. El problema fue que mi vuelo llegó una hora y media tarde, tuve que hacer la sesión fotográfica en chinga y regresar como de rayo al aeropuerto para no perder el vuelo de regreso. Fue un viaje muy estresante.

A continuación te comparto mis 10 sugerencias para viajar por trabajo:

1. Siempre cobra los viáticos por adelantado, nunca compres un boleto de avión si tu cliente no ha depositado el anticipo y estés 100% seguro de las fechas de la visita. Cancelar o cambiar un vuelo siempre tiene un costo.

2. Como lo predicaba George Clooney en la película “Up in the air”: Viaja ligero. Procura que todo quepa en una maleta pequeña que puedas llevar en el equipaje de mano, así evitarás perder el tiempo esperando en las bandas del aeropuerto, además de que no tendrás que preocuparte por la pérdida del mismo. Si tienes que documentar maletas evita dejar en ellas equipo electrónico, llamará la atención de los amantes de lo ajeno.

3. Reserva un hotel que quede cerca de la locación que visitarás, ahorar algunos pesos hospedándote al otro lado de la ciudad no es una idea sabia, perderás tiempo y dinero trasladándote a cada rato. Considera hospedarte en “hoteles de negocios” (como City Express, Holiday Inn Express, One, Microhotel, etc), sus precios son accesibles, sus instalaciones son seguras y algunos hasta incluyen un desayuno sencillo. Nada de lujos extra.

4. Además del transporte y alojamiento debes considerar el precio de los traslados en la ciudad: es muy fácil caer en la tentación de no contemplar el gasto en taxis para bajar el costo de los viáticos pensando que podrás moverte en otro tipo de transporte público, la realidad es que eso no es muy práctico, a menos que conozcas bien la ciudad, tengas tiempo de sobra y no andes cargando equipo. Considera que los taxis de los aeropuertos y centrales de autobuses nunca cobran menos de $150 pesos.

5. Si bien puedes reducir los gastos alimentándote con sánwiches del 7-Eleven, piensa que andar malcomiendo no es la elección más inteligente, tu rendimiento puede verse deteriorado seriamente. Contempla gastar entre $100 y $200 pesos en cada comida. Prefiere hacerlo en restaurantes que puedan proporcionarte facturas, los viáticos son deducibles en tu contabilidad mensual. Si no puedes obtener una factura, por lo menos guarda el ticket de compra, te servirá de comprobante de gastos.

6. Investiga un poco acerca de la ciudad que visitarás, recorre virtualmente sus calles con Google Street View y familiarízate con la zona que visitarás. A mi me pasó que no me di cuenta que mi hotel estaba sobre una carretera y era imposible atravesarla a pie para llegar al centro comercial de enfrente que estaba a sólo unos metros.

7. Tu seguridad en primero; ya sé que voy a sonar a abuelita, pero por ningún motivo te expongas a situaciones peligrosas. Recuerda que viajas solo(a) y eres el único responsable de tus actos, no te vaya a pasar como al mexicano que saltó del crucero brasileño en una “puntada de borracho”. ¡Aplica el sentido común, carambas!

8. Lo siento, no vas de paseo. Un error común en los primeros viajes que realizan los freelanceros es pensar que el cliente les está patrocinando las vacaciones. Debes tener muy claro que el principal objetivo del viaje es hacer un negocio al cual le deberás dedicar todo el tiempo necesario; ya después, si te quedan unas horas libres, podrás visitar algún museo, probar la gastronomía del lugar, pasear por la playa o conocer el centro de la ciudad. Yo he tenido que visitar destinos 100% turísticos como Cancún y no contar ni con 20 minutos para bajar a la playa o entrar a la alberca.

9. Siempre contempla un porcentaje para gastos no previstos, créeme, no es raro que algo se salga del itinerario y tengas que pagar extra por cualquier cosa. Te recomiendo que lleves dinero en efectivo, pero procura pagar los gastos con una tarjeta de débito asociada a tu cuenta fiscal, así será más fácil comprobar tus viáticos y hacer tu declaración mensual. Ojo: si tuviste que viajar para realizar un trabajo la factura que le expidas a tu cliente debe decirlo claramente, por ejemplo: Proyecto de levantamiento fotográfico en Mérida, Yucatán. De lo contrario no podrás justificar el viaje de trabajo.

10. Piensa que vas como embajador de tu ciudad o país. Yo soy chilanga y siempre que lo menciono las personas se espantan un poco, tienen una imagen desfavorable de los habitantes de la Cd. de México. Me interesa que sepan que no todos lo que vivimos acá somos ladrones o embaucadores, que habemos muchísimas personas que trabajamos intensamente, como lo hacen muchas otras en todos los rincones del mundo. Me gusta escuchar a la gente, conocer sus ideas y temores. Hace quince días visité Monterrey, N.L. Allí un taxista me dijo que los habían obligado a ir a un mitin en favor de Ivonne Ortega del PRI, pero que ellos ya sabían que “El Bronco” la tenía ganada. Interesante profecía del futuro.

Y tú ¿qué tips has aprendido cuando tienes que viajar por trabajo?

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14 comentarios en “Freelanceros en viaje de negocios

  1. Hola Leonora.
    Buenos días.
    Sobre el punto 9.
    Tuve una desagradable experiencia en Aguascalientes,
    Yo soy del D.F y hace años fuí a Aguascalientes por motivos de trabajo por dos días.
    Cuando terminé mis actividades el último día, me dió tiempo de ir a un parque que está enfrente del hotel donde me hospedaba, allí había un señor con un negocio de renta de bicicletas, solo te pedía el costo de la renta y la credencial de elector.
    Cuando le entregué mi credencial, lo leyó y me dijo: “no le puedo rentar a usted, porque es del D.F., ya los conozco como son…”.
    Sin alegar, me retiré del lugar.

    Saludos
    Fortino

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    • ¡Qué barbaridad Fortino!
      Infortunadamente ese es un estigma que tenemos que combatir día con día. Tal ves hubiera sido bueno que le reclamaras, no sólo irte. Yo, que soy muy “panchera”, le hubiera dicho que si se negaba a rentármela pondría mi queja en la Profeco. Eso es discriminación 😦

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  2. Excelentes consejos, quizá falta agregar el de medir bien los tiempos, es muy común no considerar que los vuelos se atrasan, que te tardas en llegar o salir del aeropuerto, que el tráfico del lugar o incluso cuánto tarda el llegar tu taxi a recogerte, por eso es importante ir con holgura de tiempo para poder llegar con calma y no muertos de estrés. Cuando es un levantamiento para un proyecto casi siempre es mejor quedarse una noche, en los levantamientos e instalaciones siempre algo se complica, si es sólo junta para presentación es más fácil aplicar el viaje relámpago de ir y volver el mismo día

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  3. Hola, aunque yo no soy freelancera viajo mucho por el trabajo, yo agregaría que si vas en coche investigar las casetas y su costo, ubicar algo importante ya sea un hotel, el aeropuerto o algo similar cerca de tu destino, y programar con tiempo el GPS para no perderte. Felicidades y gracias por los tips.

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  4. Hola, soy nuevo aquí y quedé fascinado por lo bueno que es tu blog. Me parecen excelentes tus consejos. Me gustaría saber cómo le haces cuando nunca has viajado a la ciudad a la que vas para calcular los viáticos que vas a gastar, ¿usas alguna app o cómo te guías? Porque mi problema siempre es ese. Como no sé cuánto voy a necesitar prefiero cobrar los viáticos cuando tengo mis gastos realizados. Pero el problema es que los clientes siempre quieren aplicarte esas facturas al ciclo natural y me terminan pagando los viáticos a 60 días y obvio ahí pierdo todo porque lo que gasto de viáticos es lo que les facturo.
    ¿Cómo negocias que los viáticos se tienen que pagar por adelantado, o sea, como se estipula para diferenciarlo de las facturas del trabajo? ¡Mil gracias!

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    • Hola Héctor, gracias por tus comentarios.
      Te cuento que no es necesario conocer la ciudad que vas a visitar para calcular los viáticos. Los precios de los transportes (avión, autobús) y los hoteles aparecen en sus páginas de internet.
      Yo siempre calculo $200 pesos por cada trayecto de taxi, a veces me cobran menos, a veces un poquito más, sin importar la ciudad. Los taxis de los aeropuertos y terminales de autobuses cobran más que los taxis corrientes, pero no me voy a arriesgar a andar cazando taxis en las calles. Muchos de estos servicios te ofrecen facturación en línea.
      Para las comidas calculo $150 por cada una ($450 por día): con esto te alcanza para comer sin lujos en un restaurante tipo Vips o Sanborns, en cualquier lugar de la república.
      Los viáticos SIEMPRE se cobran por adelantado, porque no es correcto que tú financies de tu bolsa el proyecto de tu cliente cuando necesita que viajes.
      Los gastos de viaje los facturo junto con el resto del proyecto, por eso es importante recopilar las facturas y comprobantes de todos tus gastos, a fin de mes deberás entregárselos a tu contador para que los considere como IVA a tu favor por concepto de viáticos.
      Espero que estos tips te sean de utilidad.
      ¡Saludos!

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      • ¡Hola! Muchas gracias por responder (disculpa mi tardanza, se supone que me suscribí a los comentarios para saber cuando respondieras, pero el mail se fue a la sección “social” y entonces no me llegó el aviso al cel y hasta hoy que pude mirar mi bandeja en la compu vi). Lo que no me queda claro es: si los viáticos los facturas junto con el resto del proyecto ¿cómo le haces para que el cliente te deposite antes de que emitas la factura y puedas viajar a la ciudad del proyecto? Me ayudó muchísimo saber cómo armas tus presupuestos, así lo voy a empezar a presupuestar. O ¿divides tu proyecto en pagos y así lo incluyes en la primer factura? Es que los clientes te piden la factura primero y siempre te quieren aplicar la de “nosotros no damos anticipos”. En mi caso yo les hago la factura con el concepto del viaje del proyecto en una sola factura y mis honorarios del proyecto en otra ¿eso está bien? Ahí es cuando los viáticos me los pagan a 60 dias.
        Disculpa por mis preguntas simples, es que esto de las facturaciones, los ciclos de cobro de facturas y de tener que estar en eso de vigilar mis comprobantes fiscales me tienen mareadísimo. Gracias.

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        • Hola Héctor.

          Te platico: si el proyecto que voy a realizar incluye viáticos SIEMPRE debes pedir anticipo, porque si no lo haces entonces tú estarías financiando el proyecto del cliente.
          Yo casi nunca separo el costo de los viáticos del precio del proyecto, a menos que el cliente me lo solicite así.
          Entonces, cuando tengo que salir tramito la factura por el 50% para cubrir completamente los viáticos ANTES de viajar.
          Si el cliente te dice que “no da anticipos” le dices: entonces posponganos el proyecto porque ahorita no tengo presupuesto para viajar… Va a ver que entonces sí te pueden dar anticipo.
          Espero que haya interpretado correctamente sus inquietudes.

          Saludos.

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          • Hola, muchas gracias. Sí, es justo lo que me agobia. Empezaré a usar tus consejos.
            Lo que me preocupa es que siento que es una batalla perdida con mis clientes de tiempo. Tendrá que ser cosa de hacerlo así con los nuevos e ir dejando atrás esas malas prácticas que hago.

            Le gusta a 1 persona

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