Cómo visitar a un cliente

El otro día me encontré, junto con otros proveedores, haciendo antesala para ver a un cliente en sus oficinas. Lo que más me llamó la atención fue ver a una diseñadora gráfica joven, de falda y tacones, que llevaba una carpeta grande de trabajos. Estaba bastante nerviosa y hojeaba las revistas como si en ello le fuera la vida. Después envió como quince whatsapps. Cuando finalmente la llamaron su teléfono iba sonando con todas las respuestas a sus mensajes.

Yo tengo algo así como 20 años freelanceando y cuando visito prospectos en sus oficinas, ésto es lo que he aprendido:

Preparando la visita

Cuando alguien me pide una cita para platicar sobre un proyecto es mi responsabilidad investigar lo mejor que pueda todo lo relacionado con su empresa: revisar su sitio web, su FB y TW. Obtener una buena información sobre el prospecto me ayudará, entre otras cosas, a escoger mejor los ejemplos de mi trabajo que le mostraré.

Tiene años que no cargo una carpeta física con mis trabajos impresos, al principio recurrí a una laptop y desde que apareció el iPad siempre lo uso para mostrar mis proyectos (online y offline). Doy por sentado que, si tú eres diseñador o programador, tienes un sitio web (o blog, o Behance o lo que sea en línea) para enseñar tus muestras, aunque sean escolares.

Un día antes de la cita ubico en Google Maps el domicilio del prospecto, identifico el inmueble con Pegman y reviso la calle y sus alrededores para evaluar si puedo llegar en coche o si es más conveniente hacerlo en transporte público.

También anoto el nombre, puesto y teléfono de la persona que visitaré en un postit que pego en mi celular. Tener a la mano el teléfono del prospecto es útil en el improbable caso de que tenga que avisarle que no podré llegar a tiempo.

Sobre el vestuario sólo diré que el dicho que reza “como te ven te tratan” es 90% cierto. Te sugiero que, si eres diseñador freelancero no te vistas como abogado, los clientes esperan a alguien creativo no a una persona de traje y corbata o tacones y medias. PERO por favor tampoco te presentes como becario de agencia de publicidad: las playeras con frases chuscas, los pantalones andrajosos y los tenis mal amarrados NUNCA te ayudarán a dar una imagen profesional. Sí, es probable que así te vistas todos los días, pero si quieres cobrar lo que vale tu trabajo tienes que demostrar que inviertes parte de ese dinero en tu vestuario.

Antes de salir de tu casa verifica que llevas tu identificación, tus tarjetas de presentación, una libreta de anotaciones, una pluma que no sea Bic (que se note que puedes comprar una pluma menos corriente), tu dispositivo móvil recién cargado, tarjeta multimodal y cambio (para pagar el estacionamiento o comprar algo para beber).

En el registro

Odio pasar por los registros de los edificios, casi siempre me topo a señoritas malencaradas u oficiales a los que no les preocupa hacerme esperar más de lo necesario. Por esto es importante llegar al lugar de la cita, por lo menos con diez minutos de anticipación. Un día me pasó que me presenté puntual en la recepción, pero la cita era en el piso 12 y no funcionaba el elevador.

TIP: Cuando te pidan llenar la carpeta de registro fíjate en quiénes han sido las personas que llegaron antes que tú, en ocasiones me he encontrado los nombres de mi competencia. Esta información puede ser útil para saber con quiénes ha hablado el prospecto y así alimentar tus argumentos.

En la sala de espera

Desde que llegas a las oficinas del cliente debes se muy observador, evalúa el ambiente que tienen, el humor de la gente que trabaja allí, las condiciones de los muebles, si te ofrecieron algo de beber, etc. ¿El lugar se percibe ordenado y agradable? ¿el personal está trabajando en condiciones adecuadas? Aunque estas observaciones te parezcan triviales en realidad te muestran claramente qué puedes esperar de la relación con esa empresa. En una ocasión me tocó visitar un despacho de mala muerte que tenía varias puertas con marcas de haber sido abiertas a patadas, varias veces… la señal no era muy prometedora.

En la antesala debes poner tu teléfono en modo de vibrar para que no te interrumpa a la mitad de la reunión, pero que te avise que recibiste una llamada. Saca una de tus tarjetas de presentación y colócala en un lugar accesible, será lo primero que le entregues al prospecto. Enciende tu laptop o dispositivo móvil y deja listos los archivos que deseas mostrar.

Frente a frente

Cuando el prospecto te reciba ¡sonríe! es la mejor manera de iniciar una relación que, confío, será de mutuo beneficio. Cuando estreches su mano no te olvides de verlo(a) a los ojos, habla fuerte y claro:

“– ¡Buenas tardes ingeniero! Soy la diseñadora Pita Pérez, nos contactamos por teléfono la semana pasada.”

Una buena reunión no debe durar menos de 20 minutos ni más de una hora.

Al terminar recapitula los acuerdos a los que llegaron y agradece el tiempo que el prospecto te dedicó.

De regreso

Guarda bien la tarjeta que te entregó el prospecto.

Envía la información que hayas prometido durante la reunión.

Evalúa si realmente te interesa trabajar con este prospecto, se vale arrepentirse.

Si te realmente quieres trabajar con esa empresa sale seguimiento al proyecto, no esperes a que ellos te llamen.

Y tú ¿tienes algún tip para visitar a los clientes/prospectos?

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11 comentarios en “Cómo visitar a un cliente

  1. Hola D.G. Leonora, muy buenos tips, casi todo lo que comentas lo hago al acudir a cita con un cliente y en lo personal uso un uniforme de trabajo que es pantalon de mezclilla azul, limpio y planchado, zapatos negros lustrados, y camisa tipo polo negro con el logotipo bordado en frente y en la espalda más grande, ademas de gafete, esto hace que el cliente me ubique fácilmente e incluso los policias o la recepcionista, cuando he tenido que regresar a verlos, saludos.

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    • Hola Andi, me parece interesante que uses un uniforme de trabajo de un despacho de diseño. No es común que los diseñadores adopten ese look, pero definitivamente debe dar la certeza de que están trabajando con alguien que se dedica profesionalmente a ofrecer un servicio.
      Saludos.

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  2. Hola, muy buenos tips, la verdad es que es cierto todo lo que comentas, en mi caso antes me gustaba estar cómoda con mis tenis sudaderas, y sin maquillage, aparte no me gustaban los smart phones hasta que el novio me regalo uno , pero cuando entre a trabajar me di cuenta que influye TODO lo que comentas, así que opte por cambiar mi forma de vestir, de ser organizada con mis herramientas de trabajo, de reforzar mas mi actitud y mis aptitudes, y la verdad me siento mucho mejor con el trató a los clientes. Yo recomiendo siempre que si se puede tomen o lean libros de PNL para el trato con los clientes. Saludos

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  3. Justo el otro día una agencia de marketing digital me manda un correo a las 7pm pidiéndome presentarme el día siguiente a las 9am y con portafolio impreso para el puesto de diseñador digital. Sabia que no llegaríamos a nada cuando les pedí que me dieran mas tiempo y no se molestaron en contestar (además de que no estoy seguro de como imprimir la interacción de un sitio web).
    Y de plano hay otras agencias que no tienen perdón, pidiéndote que sepas manejar ‘macromedia’ flash.

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  4. Pues ahí vienen mis consejos desde el otro lado de la mesa, es decir, desde la que los atiende:

    No es indispensable vestir godinez style, pero sí es indispensable la higiene y que no huelan mal. Si fuman, una menta antes de entrar al edificio.
    Sepan exactamente en qué son chingones, ¿cuál es si ventaja competitiva? Y porfa que no sea “cobro barato”.
    Diríjanse a la persona que los recibe por su nombre, eso generalmente nos hace ubicarlos más rápido.
    NO sean confianzudos, una cosa es ser amable y desinhibido y otra confianzudo y llevado.
    Si al final deciden no tomar el proyecto entonces educadamente avisen su decisión, nada más cagante que simplemente desparezcan.

    Saludos

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  5. Uno no se debe esperar tanto tiempo entre llamadas, muchos se podrán molestar, pero una persona que en realidad quiere tu servicio: 1.- No necesitara de tantas llamadas para contratar o 2.- Te felicitara por siempre darle buen seguimiento.

    Saludos 😀

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