El anticipo es la prueba de fuego

AnticipoTuve ese canijo presentimiento de fracaso desde la primera vez que me contactó este prospecto. Pero, sinceramente, era un proyecto bonito y grande, así que decidí no hacerle caso a mi sentido arácnido y me avoqué a la fase de planeación.

El prospecto era un restaurante de una cadena mediana que tiene 27 sucursales repartidas en 13 estados de la República. El encargo de su departamento de marketing era tomar dos fotografías del interior de cada restaurante en menos de un mes… fácil ¿no? en teoría sí, pero no resultó una tarea sencilla revisar los horarios de los vuelos y los autobuses para hacer rutas y cubrir todas las locaciones (a veces hasta tres en un solo día), crear un cronograma que indicara el horario exacto de mi llegada a cada sucursal y calcular los viáticos.

Además, el dueño de la cadena quería que no aparecieran clientes en las fotos, así que, o se tomaban antes de la apertura o se confiaba en que el personal del restaurante haría lo necesario para reservar ciertas mesas y dejarlas listas justo a la hora que yo les había indicado.

Todo el plan estaba bastante matado, pero era factible, así que le dediqué varias horas a definir un cronograma pulido y correcto. Cuando lo presenté a la encargada de mercadotecnia le encantó, entonces le solicité el anticipo y envié la factura correspondiente. A los dos días me llamó apenada para decirme que, debido al Mundial de fútbol, no se podrían hacer las tomas en las sucursales que cuentan con bar, así que deberíamos eliminarlas del programa. También me indicó que debía cambiar algunas fechas por “asuntos de inventario”.

Para no hacerles el cuento largo les diré que, a lo largo de un mes, elaboré cinco versiones del cronograma por diferentes motivos, entre ellos, el aumento de precios en los boletos de avión y autobús debido a la llegada de las vacaciones de verano. Obviamente al prospecto no le gustó que el precio de los viáticos aumentara, pero a mí tampoco me encantó que el número de fotografías acordadas al principio fuera disminuyendo.

Un mes y medio después del primer contacto, por fin teníamos un acuerdo sobre las fechas y horarios para realizar las tomas fotográficas.

Y entonces todo valió queso…

Como los asiduos lectores de este blog sabrán, yo no comienzo a trabajar sin anticipo ¡y menos en un proyecto que requería la compra anticipada de boletos y reservaciones de hotel! Por lo tanto, una vez acordado el cronograma, le envié al prospecto la factura correspondiente y le solicité el depósito del 50%.

Días después de recibir la factura electrónica, me llamó, el viernes a las 19:30 hrs., para decirme que los datos que me había enviado estaban mal y que debía volver a enviarle la factura a nombre de otra razón social.

—De acuerdo, te la envío en un momento.– Le confirmé.

—No te apures, ya voy de salida, mejor mándamela el lunes.— Me dijo despreocupadamente.

El lunes por la mañana recibí otra solicitud de modificación en el calendario. Como ya me sospechaba que se trataba de técnicas dilatorias para hacerse pato con el pago del anticipo, le pedí que me firmara un sencillo contrato y le di tres días de plazo para que realizaran el depósito del anticipo. Me respondió que se encontraba fuera de la ciudad y que agradecía mi comprensión (?)

El día que se cumplió el plazo, me mandó un correo extrañándose por mi falta de confianza al pedirle que firmara un contrato, me dijo que la nueva factura estaba mal y me aclaró que el anticipo estaría “sin falta” la siguiente semana. Entonces tomé el teléfono y le llamé para informarle que el proyecto se cancelaba.

No fue una llamada sencilla, la voz se me entrecortaba de coraje y nervios al declinar un proyecto de ese tamaño. Quería aclararle que había tomado esa decisión porque no veía compromiso de su parte, pero al final sólo le dije que tenía varios pendientes con otros clientes y que ya no podía postergarlos más. La encargada de mercadotecnia me dijo de todo: que yo no era profesional, que la iba a hacer quedar muy mal con sus jefes y que no podía dejarla colgada. Yo sólo tragué camote, le dije que ya no podía atender su solicitud y no le ofrecí ninguna opción. Sinceramente no tenía ganas de arreglarle un problema que yo no había creado.

Estaba muy enojada por haber invertido tanto tiempo en la planeación y no estaba dispuesta a jugármela con este proyecto. Estoy segura de que había muchas posibilidades de que algo se saliera de control, pues lo que mal empieza mal acaba. Afortunadamente era cierto lo de los otros clientes, así que no he tenido tiempo de lamentarme demasiado por este tropiezo.

 

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30 comentarios en “El anticipo es la prueba de fuego

  1. A mí me pasó algo peor, aparte de que el trabajo se canceló, tuve que devolverles dinero de un adelanto que no alcanzaba a ser ni el 10% del total del trabajo pero que ocupé para comprar parte de los insumos. Al final, no me pagaron lo que alcancé a confeccionar y además tuve que pagarles a ellos lo del adelanto, perdí tiempo y dinero, todo por aceptar comenzar a trabajar por menos del 50% y un trato “de palabra”. Me confié porque es una empresa “grande” y ya había trabajado con ellos de la misma forma sin problemas, pero siempre hay una primera vez y a los golpes se aprende, así que ahora todo por escrito y si no quieren pagar el 50% por adelantado es mejor hacerse a un lado ya que es señal de que no es un cliente que va a pagar a tiempo o de plano nunca te va a pagar.
    Saludos, muy bueno tu blog, siempre lo leo

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    • Hola Andrés.
      Si a mí me lo preguntan yo te diría que los anticipos NUNCA de devuelven, presisamente porque ya se usaron para pagar insumos, apartar tiempo, rehusar otros proyectos, etc. etc.
      Gracias por ser lector asiduo ¡saludos!

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      • Hola Leonora, la verdad yo también pienso que no debía devolverlo, pero para evitar un engorroso lío judicial donde seguramente yo saldría perdiendo más tiempo y más dinero por haber hecho las cosas de forma informal, y después de enterarme por una persona que trabaja directamente con el “Mr. Perfect señor Gerente Comercial” que el tipo dijo como burlándose “apuesto que no lo devuelven” decidí enviarle una larga carta con mis descargos y dándole una lección de decencia y honradez con copia él, la secretaria, la jefa de recursos humanos, y le devolví su mugroso dinero y de paso aproveché de avertir a mis colegas y darle un poquito de mala fama, claro que no públicamente sino de la forma más efectiva y antigua de publicidad… el boca a boca.

        PD: Luego me enteré que el cliente se retractó porque quería que una entidad externa le financiara el 100% del proyecto, pero ésta no se lo aprobó.

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    • Creo que te dormiste mi chavo, los anticipos jamás se devuelven porque desde el comienzo ya estás cobrando tu tiempo, independientemente de que si te pagan o no, por eso es el anticipo, para asegurar tu trabajo en caso de que se cancele. No se trabaja de a gratis, ellos no te regalan nada..

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  2. Lo ideal es que todos los profesionistas hicieran lo mismo que tu, de no tomar los trabajos cuando las condiciones no son las adecuadas en lo mas minimo. Asi la gente de mercadotecnia o los clientes directos tomarian con seriedad y profesionalismo los servicios que contratan.

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    • Hola Roy, gracias por pasar a leer.
      Yo espero que, dadas las circunstancias económicas actuales, cada vez más freelanceros no acepten trabajar sin anticipo.
      Jugársela con un proyecto que te requerirá tiempo y recursos no es una buena apuesta. Cuando un prospecto es serio nunca se “hace pato” para pagar un anticipo. Por lo menos en mi experiencia.

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  3. Como diseñador disfruto mucho leyendo tus experiencias. Uno se siente identificado de inmediato.
    Todavía mejor cuando puedes identificar esos clientes malos antes que sea demasiado tarde y darles un poco de su propio chocolate.
    Gracias por compartirlas.
    Un abrazo desde Costa Rica.

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  4. Me encantaría por la reivindicación de el gremio freelancero y sobre todo para que nuestra profesión sea tomada en serio que todos hiciéramos respetar nuestro tiempo con decisiones como las que tu tomaste, un aplauso por no bajarte los chones ante esos “clientes”. (una disculpa por la última frase)

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    • ¡Jajajajaja, ay Patricia! Lo dijiste muy bien. La verdad no está fácil declinar un proyecto, pero pues hay que agarrarse los ovarios (o huevos según el caso) y no comenzar a trabajar sin anticipo. De lo contrario nos van a “llevar al baile, sin clones” XD.

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  5. Que coraje, a mi, cuando después de 6 años de experiencia, me pasaba algo negativo con algún cliente, me moría de coraje pensando “me paso otra vez” pero lo que ahora entiendo es que aún con “candados” y todo hay personas aprovechadas, ya sea en anticipos, cambios en diseño, alargan los proyectos etc a veces es casi imposible adivinar ahora con que te pueden salir. Lo bueno es que cuido mucho a los clientes buenos y a los nuevos con mucho precaución. Saludos

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  6. Solo me carcome una duda: ¿Por qué no le dijiste la verdad a la de mercadotecnia? Nomerecías “tragarte” los insultos 😦
    En un caso parecido, yo lo que hice fue hacer una carta muy formal, muy propia y ecuánime detallando los HECHOS (cero adjetivos). Se ardieron porque no se salieron con la suya, pero ni me insultaron ni pudieron aventarme la bolita del “profesionalismo” a mi, ni siquiera tuvimos que hablar por teléfono 🙂

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    • ¡Tenía muchas ganas de hacerlo, deveras! pero en el fondo de mi corazón sentía que había muchas posibilidades de que fuera un proyecto problemático. No estaba viendo compromiso de su parte. Honestamente, ya no estaba entusiasmada por ese trabajo y tenía otros clientes que demandaban mi tiempo.
      Al final me perocupaba que si le decía que el problema era el pago del anticipo la encargada de mercadotecnia hiciera lo necesario para que ese mismo día me lo pagaran. Pienso que tal vez hubiera obtenido el dinero, pero también un cliente malo 😦

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  7. Hola Leonora me extraña que siendo araña hayas empezado sin anticipo, pero por algo pasan las cosas, posiblemente como dices hubieras ganado un cliente malo y te hubiera traido dolores de cabeza.

    Saludos.

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    • Hola Edgar.
      Pues empezar-empezar no lo hice.Trabajé en la planeación del proyecto y, cuando ya estuve lista para arrancarlo solicité el anticipo. Como no hicieron el pago cancelé mi participación.
      Ya me gustaría a mí cobrar por hacer cotizaciones y planeación :/

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  8. Leo me hiciste la madrugada. Estaba toda frustrada por un proceso de trabajo mal organizado y tu maravilloso post me levantó el ánimo. Sí se vale poner en su lugar las cosas.

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  9. Hola Leonora, ese principio de lo que mal empieza mal termina lamentablemente casi siempre se cumple, esas malas “luces” que dan los prospectos son claros indicativos de que no son serios en cuanto al cumplimiento de sus responsabilidades tanto de pagos como de ejecución de actividades.

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  10. ¿Cómo compensar ese desgaste de tiempo y esfuerzo invertido en elaborar una cotización y contrato con todos los aspectos que involucra? Me imagino que bajita la mano, el trabajo de cotizar y calcular tiempos sí se cobra, como un porcentaje agregado al costo total.

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    • Pues en E.U y algunos países europeos hay empresas y freelanceros que te cobran por hacer una cotización, si el proyecto se lleva a cabo descuentan ese costo al precio final. Acá deberíamos implementar algo similar, pero me imagino los ojos de plato que pondrían los prospectos cuando les digas que tienen que hacer un depósito para que les mandes información.
      Por mi parte compenso ese desgaste abriendo un vino tinto… bueno no… la verdad es que sí XD

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  11. Jajajaja, la verdad eso es un trago muy amargo y te guardas muchas cosas. Pero felicidades por haber cancelado ese proyecto. Desafortunadamente la mayoría de los clientes son muy abusvos y creen que por el hecho de que te encargan un proyecto pueden disponer de tu tiempo y hacer lo que se les venga en gana. Yo pasé por una experiencia un tanto similar, me encargaron el diseño de un catálogo. Ya cuando lo terminé me me pidieron más cosas, como tarjetas, sitio web y algunos flyer. No sé en qué momento pensaron que por el hecho de haberles hecho el catálogo también les incluía, sin costo, el diseño de lo demás, un rollo muy desagradable que al final tuvieron que pagarme más a fuerzas que de ganas.

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