Una receta para calcular (bien) tus costos

En esta ocasión mi señor marido se anotó un diez al escribir sobre un tema que es necesario dominar para trabajar como freelancero, emprendedor o dueño de una pequeña empresa.
La mala noticia: nunca nos lo enseñaron en la escuela. La buena noticia: aquí están los elementos básicos para que calcules correctamente los costos de tus servicios y corras a revisar tus cotizaciones. Spoiler: al final incluimos una liga para que bajes una hoja de cálculo lista para usar. Aprovechen.

Para que cualquier freelancero tenga un negocio que funcione de manera saludable es necesario entender algunos de los indicadores financieros más básicos. Independientemente de la complejidad de la actividad económica que desarrollemos, hay unas sencillas fórmulas para calcular cuánto cuesta nuestro trabajo y en cuánto tenemos que venderlo para obtener utilidades y evitar perder dinero.

Primero hay que entender  unos conceptos muy simples:

Costos Directos (CD)

Los costos directos son aquellos insumos que intervienen directamente en la fabricación de un producto o servicio. Básicamente son:
a) Materia prima: insumos consumibles que se lleva el cliente ya transformados, en el caso de un freelancer que presta un servicio estos insumos pueden ser mínimos. Por ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseño de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en la elaboración del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar ciertas labores.

Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son los viáticos y boletos de avión si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar habitual de trabajo (como ir a fotografiar una locación en otro estado de la república, varía dependiendo de la ubicación).

El Costo Directo Unitario (CDU) representa piezas fabricadas u horas trabajadas desarrollando un servicio y se calcula dividiendo nuestro Costo Directo (CD) entre el número de unidades.

CDU = CD / Unidades

Costos Indirectos (CI)

Son las demás erogaciones que ayudan a llevar a cabo la operación del negocio, como: renta del local, material de papelería, conexión a internet, sueldos del personal administrativo, anuncios y publicidad, mensajería o reparto, servicio de limpieza, etc.

Otro costo indirecto que a menudo es pasado por alto es la depreciación de los bienes tangibles del negocio (las computadoras, mobiliario, vehículos, etc.) y la amortización de bienes intangibles (primas de seguro, costos de instalación de redes, etc.).

A diferencia de los costos directos, los costos indirectos suelen ser fijos. Por ejemplo, nos cuesta lo mismo la renta mensual de la línea telefónica si trabajamos tres días o el mes completo.

Nota: el sueldo del  freelancero debería entrar dentro de esta categoría, pero para fines de hacer cuentas podemos considerarlo mitad  costo directo y mitad costo indirecto (asumiendo que va a estar trabajando en parte como operativo y en parte como administrador de su negocio).

Costo Total (CT)

El Costo Total (CT) de la operación de un negocio se calculará con esta fórmula:

CD + CI = CT

Y el Costo Unitario (CU), ya sea de un producto o del tiempo que desarrollamos un servicio, se calcula dividiendo nuestro Costo Total (CT) entre el número de unidades que desarrollamos:

CT / unidades = CU

Utilidad Deseada (UD)

Es un porcentaje que debe fijar el freelancero. Esta es la cantidad que queremos obtener de utilidad. Aunque un 30%-35% sería ideal, hay que investigar los precios que maneja la competencia y el costo que tiene nuestro producto o servicio en el mercado. Como es un valor arbitrario puede estar influenciado por el prestigio o reputación que tenemos en nuestra actividad.

Precio de Venta (PV)

Ahora que sabemos cuál es el Costo Unitario (CU) de nuestro producto o servicio y que ya establecimos una Utilidad Deseada (UD), podemos calcular el Precio de Venta (PV) con una sencilla fórmula:

PV= CU/(1-UD)

El famoso Punto de Equilibrio (PE)

El objetivo fundamental de un negocio es hacer dinero. Podemos estar facturando mucho y aún así tener pérdidas. La manera más sencilla de saber si estamos ganando, o no, dinero es conocer nuestro Punto de Equilibrio (PE). Este indicador calcula el nivel de ventas necesario para igualar los ingresos con los costos totales, en otras palabras es el punto donde no se obtienen pérdidas ni ganancias. Este punto de referencia es importante porque nos indica en qué momento generar más ventas generará utilidades o generar menos ventas ocasionará pérdidas.

PE=CI/(PV-CDU)

La Ganancia no es lo mismo que la Utilidad

Finalmente queda aclarar un par de conceptos que se confunden fácilmente, sobre todo cuando alguien nos propone iniciar un negocio similar a los multiniveles: Los márgenes de Ganacia (G) y Utilidad (U) .

La Utilidad (U) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Unitario (CU):

U=PV-CU

 La Ganancia (G) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Directo Unitario (CDU):

G=PV-CDU 

Noten que para calcular las ganancias no se contemplan los costos indirectos del negocio, pero para calcular la utilidad sí. Es un error muy común confundir estos dos términos y hay que evitarlo: si solo contemplas los márgenes de ganancia para fijar tus precios entonces muy probablemente estás regalando tu trabajo y tu infraestructura.

Un ejemplo práctico

A continuación les presentamos una hoja de cálculo (descargar el archivo .XLS “Calculadora de costos”) donde se aplican todas las fórmulas en un ejemplo con tres escenarios distintos. Queremos calcular nuestros costos para la elaboración de 10, 20 o 100 ilustraciones diarias.

Captura de pantalla 2014-01-12 a la(s) 18.58.38

La materia prima para hacer cada ilustración (papel, una marialuisa de cartón y lápices de colores) cuesta $5.00  y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustración. La suma de estos costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).

Además, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al día (entre renta de un local, pago de luz, etc.).

Dependiendo del número de ilustraciones que pretendemos enmarcar va a variar nuestro Costo Total (CT). Noten que no varía de forma proporcional (el Costo Total de enmarcar 20 ilustraciones NO es el doble que el costo de enmarcar 10: la parte de costos indirectos se conserva y los costos directos varían.

A continuación, calcularemos el Precio de Venta (PV) de nuestro trabajo utilizando el porcentaje de Utilidad Deseada (UD). Vale la pena recordar que en México el Impuesto Sobre la Renta (ISR) se calcula con base a la utilidad, así que más o menos una tercera parte de ese porcentaje se va a volver una contribución (o sea que es dinero que no es tuyo, sino que deberás apartar para pagar los impuestos). Fijar una utilidad deseada muy baja puede volver atractivo el precio de nuestro trabajo como freelanceros, pero vamos a tener que trabajar mucho más para alcanzar nuestro punto de equilibro. Por otra parte, fijar una utilidad muy alta nos va a permitir alcanzar rápido nuestro punto de equilibro, pero nos puede volver poco competitivos ante nuestros clientes. Si no tenemos mucha información respecto al margen de utilidad de nuestra competencia podemos fijar este número entre un 30% y 35%.

En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el número de ilustraciones enmarcadas que planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque tengamos planeado el mismo margen de utilidad). También es notable que el Punto de Equilibrio (PE) aumenta, mientras que para una producción estimada de 10 ilustraciones necesitamos vender 5 para quedar “tablas”(la mitad de lo que planeamos producir), para una producción estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo únicamente 11 (un poco más de la quinta parte de lo que planeamos producir).

Estos números son un ejemplo hipotético, pero las fórmulas de la hoja de cálculo se aplican de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de freelance haciendo páginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.

En nuestra labor cotidiana, necesitamos conocer nuestra capacidad de trabajo (en el ejemplo, es el renglón de cuantas ilustraciones podemos crear al día). Recuerden que los días sólo tienen 24 horas y que no podemos venderlas todas como horas de trabajo (hay que comer, dormir, divertirnos, trabajar y no se puede hacer todo al mismo tiempo). También es importante recordar que, aunque los profesionistas independientes podamos contabilizar 40 horas de trabajo a la semana en nuestra hoja de cálculo, lo más realista es que buena parte de esas horas las tengamos que dedicar a hacer trabajo administrativo (como preparar cotizaciones, contestar teléfono y mails, ir al banco a pagar la luz, preparar el café, etc.) que debemos considerar como un Costo Indirecto y no como mano de obra o Costo Directo.

Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.

Y tú ¿qué tal andabas calculando tus costos?

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29 comentarios en “Una receta para calcular (bien) tus costos

  1. Muchas gracias, trabajo en la industria hotelera y el tema de recetas es mi responsabilidad, estaria genial armar una reunion especifica en este tama y afinar muy pocos datos, a muchos nos serviria mucho, tengo otro tema y actividad a mi cargo que son las pruebas de rendimiento y me gustaria compartir, saludos desde Cancun, Quintana Roo, Mexico.

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  2. Excelente información para quienes comenzamos por cuenta propia. Llevo días investigando esto de los calculos de costes directos e indirectos y entre toda la información reunida nadie me había dicho mira Alexandra así se calcula ésto, se resta así y se divide así y se utiliza éste porcentaje así. Ahora ya estoy lista para comenzar a calcular y medirlo todo. Mil gracias desde España.

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  3. Inicie un negocio de servicios grales de mantenimiento y a un cliente que estuve financiando no me pago facturas atrasadas y mi error fue financiarlo se que no le ha pagado a otros proveedores y ya lo demande ( aun no me paga) pero inverti todo mii capital en sus trabajos incluso haciendo uso de los pagos que recibia de otros clientes
    todo esto me dejo un sabor amargo pero una experiencia que me ayudara a no volver a cometer los mismos errores, también mi inexperiencia no me ayudo a cuidar mis ingresos TOOODOOOO LO GASTABA incluso las aportaciones que debia entregar a hacienda por financiar a mis clientes, en fin me llevo a la quiebra y mejor cerre el negocio.
    Esto hace 3 años y estoy pensando iniciar de nuevo pero asesorarme bien y aprender de nuestros errores
    Gracias portus recomendaciones y asesorias
    Saludos
    Salvador (desde Nuevo Leon, Mexico)

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  4. Hola Leonora, te agradezco mucho el aporte, es realmente difícil en el medio encontrar algo de información útil al respecto. Hoy justo comencé una cotización con el apoyo de tu ejemplo sin embargo me topé con algunas dudas, te agradecería muchiiiisimo que me ayudaras.Te platico:
    El costo que planteas es unitario, qué pasa si se trata de un proyecto web? porque en ese caso, supongo que al valor de la mano de obra se asigna el costo por día (como hiciste con los CI ) de los involucrados: diseñador y programador por ejemplo, pero la cantidad de ilustraciones (de tu ejemplo) se sustituye por cantidad de horas? qué pasa con el CI? al aumentar las horas no puede conservarse el mismo CI, puesto que supondría un trabajo de más días, es correcto?
    Plop, como verás ando un poco confundida pero al menos ya tengo clarísimo que no puedo volver a cobrar sin costos indirectos y utilidad real.
    Gracias totales! =)

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    • Hola Abril,
      Tus costos indirectos no deben variar, son constantes (como el sueldo de un auxiliar administrativo o secretaria que se tiene que pagar tengas o no trabajo en el despacho). En tu caso particular, supongo que tu diseñador y tu programador están percibiendo un pago por honorarios por proyecto. Eso significa que esas horas se contabilizan como costo directo. No es sencillo, pero para hacer tu cotización tienen que realizar el ejercicio mental de calcular cuántas horas van a facturarte tu diseñador y programador en este proyecto específico (recuerda: si te vas a equivocar al hacer este cálculo que sea a tu favor la equivocación).
      Por el contrario, si tu diseñador y programador están en nómina (tienen un contrato y reciben un salario preestablecido de manera regular) entonces los tienes que considerar como costos indirectos.
      Predecir el tiempo de desarrollo que te vas a llevar en un proyecto se logra con la experiencia diaria.

      Saludos y ojalá está información te sea de utilidad.

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    • Por supuesto:

      PV= CU/(1-UD)

      El Precio de Venta es igual al Costo Unitario dividido por 1 menos la Utilidad Deseada (en decimal).
      Ejemplo:

      Precio de Venta = $5 pesos / 1 – .30 (utilidad del 30%)
      Luego entonces el Precio de venta = $5 / .70 = $7.14 pesos

      Espero que mi explicación sea clara.
      Saludos.

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  5. Saludos! Desde Venezuela!
    Me agrada la forma en que explicas,
    estoy interesado en seguir aprendiendo
    y agradezco su información.
    Tengo una duda que va un poco más allá
    de lo que está posteado: Cómo hago si
    presto dos servicios?
    Servicio ‘A’ y servicio ‘B’, con un costo
    fijo o indirecto ‘CI’ que será el mismo
    si produzco ‘A’, ‘B’ o los 2 al mismo tiempo.
    Cómo relaciono los Puntos de equilibrio
    de ambos y de qué manera me
    alteraría el precio de venta si produzco
    sólo uno de ellos o los 2?
    Gracias!

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  6. Horas de busqueaA y estudio; y tu articulo aclaro mis dudas sobre como colocar los precios en una cafetería que estoy emprendiendo, en la ciudad de méxico. Muchas gracias… si tienes alguna bibibliografia de finanzas que me pueda apoyar adicional a esto, te lo agradecería mucho…
    Saludos!
    Mariana (México, df)

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