Deja de perder tiempo con solicitudes bobas

Tres de cada cuatro solicitudes de cotización que recibo por correo se leen así:

“Hola, estoy viendo su página de internet y me gustaría saber cuanto me costaría algo así. Por favor envíeme sus precios. Me interesa mucho.”
Enviado desde cosita_bonita84 @ yahoo.com

Pescadito2Sobra decir que esta solicitud no tiene los datos necesarios para realizar una propuesta económica formal. En mi experiencia, cuando recibo un correo tan poco descriptivo, ya sé que se trata de una solicitud de alguien que “pasaba por allí” y se le antojó algo de lo que vió, seguramente no va a comprarme nada, pero igual pregunta, nomás por tener el dato. A veces también pienso que se puede tratar de mi competencia que está averiguando mis costos.

Cuando recibo una solicitud de este tipo contesto simplemente: “Para elaborar una cotización a la medida requiero conocer algunos detalles sobre su proyecto, por favor contácteme al teléfono tal.” Pero recientemente se me ocurrió que podía crear un pequeño formato que desaliente al preguntón casual, pero que atraiga al verdadero prospecto:

Sr. Fulanito:
Gracias por escribirnos.
Para elaborar una cotización formal requerimos la siguiente información:
  • Una breve descripción de su proyecto.
  • Requisitos específicos (técnicos, alcances del proyecto o restricciones de tiempo).
  • ¿Tiene asignado un presupuesto para la realización de este proyecto?
También necesitamos:
  1. Nombre de su empresa.
  2. Nombre del responsable de la solicitud.
  3. Correo electrónico de la empresa o dependencia a la que se enviará la cotización (gracias por no utilizar un correo de Hotmail o Yahoo).
  4. Teléfono fijo de la empresa o dependencia.
Una vez recibida su información le enviaremos, a la brevedad, una cotización formal.
Saludos cordiales.
Firma del despacho o del freelancero
con teléfono y sitio web.

¿Te pareció que este formato es muy mamón*? puedes agregar o eliminar los datos que mejor se adapten a tus servicios, pero te sugiero que obligues al prospecto a formalizar su solicitud a través de sus datos comerciales, si tú eres un profesional puedes pedir que la solicitud del prospecto también lo sea. Si a la persona que te envió el email le da flojera contestarte, no te preocupes, seguramente se trataba de alguien que realmente no necesitaba de tus servicios, pero si te contestan el formato con todo los datos ¡apresúrate a preparar y enviar una hermosa cotización!
Hacer una cotización formal puede ser una actividad que sólo te tome 10 minutos, pero hay ocasiones en las que tendrás que invertirle horas, por eso es importante que la solicitud tenga los requisitos que te den un poco de certeza sobre el solicitante. Si yo le dedicara el tiempo necesario a elaborar una cotización formal a cada solicitud boba que recibo ¡no me quedaría mucho tiempo para trabajar!

Adicionalmente, te sugiero que nunca envíes una lista de precios al primer desconocido que te la pida, o ¿irías al cine con el primer extraño que te lo pidiera en la calle?

¿Y qué pasa si es un particular el que requiere de mis servicios? te confieso que en toda mi experiencia como freelancera solamente en dos ocasiones he tenido clientes particulares que ni factura me pidieron, fuera de esos casos, todos los clientes que he tenido son entidades comerciales, desde un profesionista independiente hasta una dependencia de gobierno. De todas formas, si la mayoría de tus clientes son particulares, te recomiendo que generes una especie de machote o modelo de respuesta que te permita filtrar las solicitudes que se convertirán en cotizaciones formales.

Otra ventaja de tener los datos comerciales del prospecto es que puedes hacer una llamada de seguimiento para conocer el estátus del proyecto, averigüar si hay dudas sobre tu propuesta y confirmar si existe la posibilidad de que se realice el trabajo.

Unas últimas palabras, nomás para no hacer “entripado”

Querido cliente/prospecto: cuando solicite una cotización formal, sea considerado, lo que está pidiendo requiere que una persona se dedique un rato a trabajar gratis, con vistas a que tal vez se realice el trabajo que esta ofreciendo. Entonces ¿sería mucho pedirle que, cuando la reciba, conteste el correo con un indoloro “Recibido, gracias”? Ser cortés con un posible proveedor no lo compromete a nada, pero habla bien de usted. Puede que piense que es la obligación de un freelancero enviarle todas las cotizaciones que le pida, pero, no contestar nada a cambio, es simple majadería.

*Mamón (en México): Persona o situación muy pesada, soberbia o pedante. 

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21 comentarios en “Deja de perder tiempo con solicitudes bobas

  1. Te sacaste un 10 con este post. Precisamente llevaba meses pensando en la manera de filtrar solicitudes “patito” que nunca llegan a nada y solo quitan tiempo.

    Mientras yo alucinaba con sofisticaciones tecnológicas y maromas de código tu encontraste la manera más práctica y sencilla de hacerlo.

    Felicidades y gracias. 🙂

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    • No creas, yo también me tardé en llegar a esta “solución”. Primero anduve haciendo “maroma y teatro” para modificar la forma de contacto de mi sitio, pero luego me dí cuenta de que esto es más simple y, espero, efectivo.

      Saludotes.

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  2. Hola Leonora como siempre me da gusto leerte, buen aporte, lo implementaremos a la brevedad.

    Y tienes toda la razón llegan de correos de hotmail, yahoo, sin un teléfono fijo, algunos te dejan un nextel o celular y poco profesional sus requerimientos, optamos por no contestar esas solicitudes que quitan tiempo.

    Saludos.

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    • Hola Edgar.
      Te platico que, a veces, a mí también me dan ganas de no contestar esas solicitudes bobas, pero soy una convencida de que, entre todos y poquito a poco, podemos ir educando a los clientes. Pienso que contestar una solicitud poco profesional con un formato como el que describo tiene la intención de decirle al solicitante: “A ver amiguito, estás contactando a un despacho/profesional serio, si quieres que te hagamos caso, por favor haz tu tarea y proporciónanos más información y tus datos reales.”

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  3. Como a mi me pasaba lo mismo , decidí implementar un formato de google docs que normalmente se usa encuestas , este vacía las respuestas en una hoja de excel que te sirve para llevar un control de los clientes que te contactaron y hasta puedes sacar estadísticas.

    Con esta nueva forma soy capaz de evaluar de entrada que clientes no son viables a los cuales les respondo con esos, y a los viables les registro de inmediato una cita.

    No tienes idea cuánto tiempo me ha ahorrado en analizar prospectos y llevar control. Pueden ver el cuestionario acá http://www.elpesonuestro.com/asesoria-hipotecaria/

    Excelente post.

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  4. Muy buen artículo, aunque es muy bueno filtrar solicitudes “bobas”, por el amor de Dios que alguien les enseñe a escribir o por lo menos a como dirigirse a las personas, a mi me a tocado que me mandan un mensaje algo asÍ:” Oye ingrese a tu página y me gusto mucho, podrías enviarme una cotización de cuanto me cuesta algo como lo que estas mostrando”. Para empezar no se ni de que me habla.. jajajajaja… 😉 Yo también implemente un módulo en mi sitio a través de breezingforms ya que tiene la posibilidad de colocar un captcha.

    Saludos.. !!

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  5. Y qué onda cuando es un poco al revés? En la empresa necesitábamos un curso específico y, a quienes teníamos contactos que cubrían el perfil de facilitador, nos pidieron conseguir con ellos un bosquejo del proyecto. Yo recibí una cotización en lugar de un plan y esperaba uno aunque sea a muy alto nivel. Al prospecto, le informé qué tipo de capacitación, las carácterísticas del personal al que iba dirigido, la razón de la capacitación y experiencias con cursos anteriores (incluyendo una breve descripción de los talleres pasados). Ah! Y gracias a que leo tu blog, le expliqué el proceso de facturación de la empresa para que también lo considerara. Creo que no dió una visión de la capacitación por algún temorcillo a que le voláramos la idea y lo hiciéramos por nuestra cuenta sin pagarle honorarios… Qué me faltó para recibir lo que pedía? Por tiempo (el día que yo recibía cotización, los demás ya tenían anteproyecto) se decidieron por otra opción.

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