¿A cómo el kilo de diseño?

¿No odian cuando alguien  llama para preguntar, así en caliente, – Oye ¿y cuánto cobras por hacer un [ escriba  aquí el proyecto de su preferencia ]?

¿A cómo el kilo de diseño?Yo hago berrinche cuando un prospecto llama y, antes de terminar el saludo, pregunta: ¿A cómo el kilo de diseño? Entonces hago acopio de fuerzas y le contesto con otra pregunta –¿Me podría platicar un poco más sobre su proyecto? me gustaría tener mayor información para asesorarlo mejor.– Después de escuchar los requisitos, deseos y alucinaciones del prospecto evalúo el proyecto y, si realmente me interesa, le ofrezco enviarle una cotización por escrito. Procuro, hasta donde me es posible, nunca andar soltando precios a lo menso cuando un prospecto me presiona por teléfono. Como lo que vendo no es un producto sino un servicio es importante que el prospecto sepa que el proyecto que solicita será desarrollado a la medida de sus requerimientos y que no será algo que simplemente sacaré de la bodega.

Si el prospecto me deja su nombre completo, teléfono fijo y correo de su empresa, puedo estar casi segura de que se trata de una solicitud formal que deberé tratar con atención. Pero, si me dió un correo “para spam”, un teléfono celular y me dijo que era un “particular” entonces nada más le redacto un correo rápido con los costos de su solicitud. No puedo, ni debo, dedicarle tanto tiempo a una solicitud informal, de un “hijo de vecino”, que tiene pocas probabilidades de concretarse.

Hacer cotizaciones a veces me toma más tiempo del que debería, pero me encanta pulirlas y dejarlas claras y vendedoras. Por eso me choca que, después de enviar una cotización compleja y “urgente”, el prospecto actúe como si se lo hubiera tragado la Tierra ¿acaso es mucho pedir que me contesten con un simple “Recibido, gracias”? Así por lo menos confirmaría que mi email llegó correctamente a su destino y no se perdió en el limbo. Un poco de cortesía no le cae mal a nadie.

Y tú ¿qué haces cuando te preguntan “A cómo el kilo de diseño”?

Otra historia de impuntualidad

La semana pasada me invitaron a tomar un curso gratis y pues, como dicen en mi pueblo, “Gratis hasta las puñaladas”. Me apunté más que encantada. La duración del curso era de dos horas y media y nos citaron a las 11:30. Como llegué 10 minutos antes me dió tiempo de comprarme un delicioso café/postre. A las 11:29 ya estaba sentadita en un pequeño auditorio con cupo para 50 personas. A las 11:40 ya había cerca de 40 personas listas para aprender los secretos que nos compartiría el instructor. A las 11:45 el organizador comentió un error fatal: se paró al frente y nos dijo, muy amablemente, que ibamos a esperar 10 minutitos más –Por si alguien viene retrasado. Total que comenzamos 25 minutos tarde. Esa pérdida de tiempo se tradujo en una “corretiza” al final de la sesión donde el instructor se vió obligado a terminar su presentación a trompicones pues muchas personas comenzaron a retirarse puntualmente a las 14:00 hrs. El organizador ya no tuvo la oportunidad de mencionar los descuentos especiales para los asistentes.

¿Cuál el error fatal del organizador? Teniendo, a las 11:40, un quórum de 40 asistentes, le dió preferencia a “personas fantasmas” que no sabía si existían; ni siquiera estaba seguro de su llegada (yo sólo conté a una asistente tardía que arribó cerca de las 13:00 hrs.) La lógica del organizador fue avara pues prefirió sacrificar la ganancia de 40 prospectos reales en función de otros 10 posibles asistentes que nunca llegaron. La consecuencia de esa espera fue que el evento realmente duró dos horas, terminó a las 14:00 hrs. de forma apresurada y sin un cierre apropiado para convertir a los asistentes en clientes. ¡Tanto trabajo para nada!

Moraleja: Sean considerados con las personas que hiceron lo necesario para llegar puntuales a una cita, la mexicana amabilidad para “con los que no han llegado” se puede convertir en un problema de logística que les reste puntos positivos frente a los prospectos que mostraron interés asistiendo puntualmente. En los negocios casi siempre sólo tenemos una oportunidad de dar una buen impresión, no la desperdicien. Ojo: tampoco se trata de citar a la gente media hora antes de lo esperado, como en boda, porque entonces estaríamos malgastando 30 minutos de las personas que sí saben llegar puntuales.

La impuntualidad de los diseñadores

Diseñadora impuntualUna de las malas famas que tenemos los diseñadores, y en especial los que trabajamos por nuestra cuenta, es la falta de puntualidad en las entregas. Y esa mala fama está ganada a pulso: muchos colegas consideran que no es tan malo entregar uno o dos días después de la fecha comprometida. Desafortunadamente la cultura de la impuntualidad nos hace daño a todos, genera gastos innecesarios, estresa las relaciones con los clientes y daña nuestra imagen profesional.

Tuve un cliente que siempre me solicitaba los proyectos con gran urgencia, me enviaba un correo para explicarme su solicitud, me llamaba por teléfono a los cinco segundos de haberlo enviado y casi lo tenía respirando sobre mi oreja durante el desarrollo. En ocasiones me enviaba mensajitos el fin de semana para preguntarme cómo iba su proyecto, total que ya me traía mareada. Lo desagradable es que me dí cuenta que me mentía al respecto de sus fechas límites, poco a poco comprendí que sus “urgencias” no lo eran tanto. Casi siempre, dos días después de haber recibido los archivos finales, seguía solicitando modificaciones pues “casualmente” le habían aplazado la entrega. Así que un buen día le dije:
–¿Oye Fulanito, porqué siempre andas en el corre-corre con tus proyectos? ¿porqué me haces solicitudes con tanta urgencia, como si no te fuera a cumplir? ¿cuándo te he quedado mal con una entrega?
–No me has quedado mal porque yo no dejo que me quedes mal. No lo tomes personal, pero sé que a los diseñadores hay que estarlos correteando para que entreguen a tiempo. Si les das chance, se vuelven bien colgados.
Yo me quedé con la boca abierta: estaba recibiendo ese trato gracias a las malas experiencias que él había tenido con otros proveedores. Tiempo después, y en vista de que yo siempre le entregaba su trabajo justo en la fecha acordada, aprendió que a mí no necesitaba estarme pastoreando para que cumpliera con las fechas de entrega.

Una sugerencia para irnos quitando la mala fama de colgados

Los freelaceros necesitamos darle a los clientes la certeza de que recibirán su proyecto en la fecha acordada, punto.
Si un cliente no recibe su proyecto en el día prometido muy probablemente sea porque nosotros no calculamos correctamente nuestros tiempos de desarrollo, y eso es grave.
Si tú quieres cobrar como profesional debes saber exáctamente cuántas horas/días requerirá cada fase de un proyecto, también debes contemplar algo de tiempo para los imprevistos, como quedarse sin conexión a internet durante toda una mañana. Obviamente hay eventos extraordinarios que se salen totalmente de nuestro control, pero estos serán la exepción, no la regla.

Para calcular adecuadamente nuestros tiempos necesitamos contemplar que los proyectos no se deben abordar como si se trataran de desarrollos absolutamente continuos, esto es, si su realización demanda diez horas no debo de ser simplista y pensar “si mañana le dedico todo el día lo saco sin problemas”. Esa es una manera irreal de calcular el tiempo. Si yo evalúo que un proyecto tomará 10 horas de trabajo ya sé que, en la práctica, serán dos días de trabajo. Lo explico: casi todos los días paso cerca de 10 horas en mi despacho, PERO de esas 10 horas debo restar el tiempo que dedico a contestar correos, responder el teléfono, elaborar una cotización, prepararme un café, revisar mi tuíter, ir al baño, comer, correr tras el señor de la basura, jugar con el nuevo doodle, separar a mis gatos que se están peleando, etc. Entonces, siendo realista, ya sé que sólo podré dedicar seis horas a trabajar de lleno en determinado proyecto. Entonces al cliente debo decirle que, a partir de la recepción de su anticipo, me tomará dos días realizar su trabajo.

He de confesar que cuando era más joven tenía la mala costumbre de dejalo todo “para el último momento posible” creo que disfrutaba el rush de adrenalina que se produce cuando estás trabajando contra el reloj, en una especie de reto personal que me llevaba a trabajar hasta la madrugada. Comía cualquier tipo de fast food que evitara despegarme de la computadora. En resumen, me la malpasaba, pero yo decía que lo disfrutaba. Lo malo de ese modo kamikase era que cualquier imprevisto me hacía perder el control. Diseñar a las 2 de la mañana, mal alimentada y sin haberme bañado en todo el día, dejaba de ser divertido. Luego mi salud me hizo un llamado de atención y me obligó a comenzar a organizar mejor mis horarios.

Para mí, una fecha de entrega es un compromiso que estoy totalmente dispuesta a asumir, yo sabré qué tengo que hacer para cumplirla. Si se calculan correctamente los tiempos JAMÁS se debe llamar a un cliente para pedirle un prórroga. De la misma forma yo no aceptaré que el cliente me cambie la fecha de pago ¿me explico?

Actualmente me entra una sensación de desesperanza cada que escucho a un colega que, por ganarse un cliente, promete fechas de entrega que de antemano sabe que no cumplirá. Al final eso nos hace daño a todos.

“Mexican time” (el arte de la impuntualidad en México)

¿A qué se deberá que no podemos (queremos) ser puntuales?

Saliéndome un poco, o un mucho, del tema principal de este blog, quiero dedicar este post a hablar sobre un tema que me molesta mucho: la impuntualidad; no sólo me quejaré amargamente del tiempo que me han hecho perder otras personas, sino que mostraré porqué la impuntualidad nos cuesta cara a todos.

Durante un vuelo hacia los Estados Unidos me tocó escuchar una conversación entre dos hombres de negocios que hacían referencia a sus citas con sus colegas mexicanos, en particular me enojé al escuchar, entre sus risas burlonas, la referencia al “Mexican time” dando a entender una clara falta de confianza hacia sus socios de negocios. Me da coraje que hablen así de mis paisanos, sobre todo porque sé que es cierto ¿será posible que la impuntualidad mexicana se está volviendo internacionalmente famosa?

En la Ciudad de México todos nos quejamos de la gran inversión de tiempo que implica recorrerla, nadie tiene tiempo de sobra y nos la pasamos en el corre-corre entre mil actividades, visto así sería lógico pensar que valoramos nuestro tiempo, pero los hechos demuestran lo contrario: una buena parte de las personas jamás llegan puntuales a sus citas, parece no importarles el tiempo de los demás.

Para muestra unos cuantos botones: A pesar de tener confirmada una cita con el doctor es frecuente que nos tenga esperando porque está atendiendo a alguien más… Pululan las historias de turistas mexicanos en Europa que perdieron, literalmente, el tren, porque da la casualidad de que los trenes no pueden esperar a los pasajeros que llegan tarde… En los eventos en los que se ofrecen conferencias no es raro que algún ponente comience 20 min. tarde y justo cuando le indican que su tiempo se terminó nos receta “de volada” las últimas láminas de su Power Point sin explicación de por medio y con la sesión de preguntas cancelada; qué fraude ¿no?… A mí me pasó que un concierto comenzó una hora tarde y a la salida el Metro ya no tenía servicio, con la broncota que eso representó para los que no llevamos coche… Los programas de la mayoría de los canales televisión abierta no respetan los horarios, sólo mencionan que iniciará “al terminar tal otro”(*)…

Desafortunadamente, conociendo la impuntualidad del mexicano, echamos mano de varias mañas, como la de indicar la cita para una boda en la iglesia una hora antes de lo planeado (y entonces ahí nos tienen a mi marido y a mí bien puntuales, felicitando a los novios de la boda anterior ¬¬ ). A nadie le gusta “llegar a barrer” a una fiesta, así que si el anfitrión quiere que inicie a las 21:00 deberá citar a sus amigos a las 19:00. ¿Alguien se ha preguntado porque nos piden que lleguemos de 2 a 3 horas de anticipación al aeropuerto? ¿será que ya nos conocen?. Cuando solicitas una cita para realizar un trámite en el SAT te piden confirmar, con una semana de anticipación, el horario de la misma y te avisan como cuatro veces que sólo tendrás 5 minutos de tolerancia, aún y con todo eso me ha tocado presenciar los tangos de las personas que llegan tarde y pierden su turno.

Una encargada de recursos humanos me confirmó que con frecuencia los candidatos llegan tarde a su entrevista de trabajo alegando un sin número de explicaciones, la del tráfico es la favorita de todos. Es obvio decir que si un candidato llega tarde a esta importante cita no tendrá la mejor calificación.

En todos los casos anteriores las personas habrán perdido su tiempo o tendrán que invertir más tiempo y/o dinero debido a la impuntualidad propia o la de los otros. ¿Acaso no nos damos cuenta de cómo se ve afectada nuestra economía a escala personal y nacional? porque, como lo saben los grandes empresarios, “El tiempo es oro” y no es broma, piensa en el tiempo que has empleado simplemente esperando a los demás en el último mes, suma los minutos y te vas a llevar una sorpresa (peor aún: piensa en el tiempo que los demás te han esperado a tí en tus últimas citas), probablemente se podría haber empleado ese tiempo en otra actividad más productiva o placentera.

La puntualidad en las citas de trabajo

Cuando un cliente me pide que lo visite “a las 16:30 hrs.” es necesario estar en la recepción a las 16:20 ¿por qué? porque el registro de entrada se lleva cierto tiempo, a veces tengo que dictar el número de serie de mi laptop al encargado de seguridad, o de plano debo pasar al baño. También me pasa que me pierdo con facilidad en los edificios corporativos.

Entonces, si yo estoy puntual en la cita ¿cuánto tiempo debo esperar a ser recibida? teoricamente no debería esperar más de 5 minutos para ver al cliente, pero la realidad es diferente y con frecuencia me dicen “-Ahorita la reciben, por favor tome asiento.-” Y ese “ahorita” se puede extender hasta 15 minutos, en ese momento me pongo de malas y me convenzo de que vale la pena la espera. Mi límite son 30 minutos, si después de media hora de antesala nadie me ha dado ninguna explicación, le entrego mi tarjeta a la secretaria y me retiro. Algunos colegas me han dicho que soy una exagerada e intolerante, pero ¿qué tipo de relación profesional puedo esperar de alguien que no tiene consideración de mi tiempo? ¿acaso le haría gracia al cliente que yo también le entregue con retraso el trabajo?

Yo sé que cambiar los hábitos de una sociedad es una tarea monumental, pero me gusta pensar que puedo aportar mi granito de arena ¿acaso seré una ilusa?

(*) Para que comprueben que sí se puede tener una programación perfectamente puntual dénse una vuelta por el canal BBC América, sus programas inician y terminan absolutamente puntuales.

Actualización al 12 de marzo 2012

Ayer se realizó el evento de toma de protesta de Josefina Vázquez Mota. Debido a la impuntualidad de los organizadores, los simpatizantes/militantes/acarreados abandonaron el estadio después de esperar 2 horas bajo el sol. La fotos de la candidata dando su discurso ante un estadio vacío han hecho las delicias de sus oponentes ¿Ya ven cómo la impuntualidad no trae cosas buenas?