El anticipo es la prueba de fuego

AnticipoTuve ese canijo presentimiento de fracaso desde la primera vez que me contactó este prospecto. Pero, sinceramente, era un proyecto bonito y grande, así que decidí no hacerle caso a mi sentido arácnido y me avoqué a la fase de planeación.

El prospecto era un restaurante de una cadena mediana que tiene 27 sucursales repartidas en 13 estados de la República. El encargo de su departamento de marketing era tomar dos fotografías del interior de cada restaurante en menos de un mes… fácil ¿no? en teoría sí, pero no resultó una tarea sencilla revisar los horarios de los vuelos y los autobuses para hacer rutas y cubrir todas las locaciones (a veces hasta tres en un solo día), crear un cronograma que indicara el horario exacto de mi llegada a cada sucursal y calcular los viáticos.

Además, el dueño de la cadena quería que no aparecieran clientes en las fotos, así que, o se tomaban antes de la apertura o se confiaba en que el personal del restaurante haría lo necesario para reservar ciertas mesas y dejarlas listas justo a la hora que yo les había indicado.

Todo el plan estaba bastante matado, pero era factible, así que le dediqué varias horas a definir un cronograma pulido y correcto. Cuando lo presenté a la encargada de mercadotecnia le encantó, entonces le solicité el anticipo y envié la factura correspondiente. A los dos días me llamó apenada para decirme que, debido al Mundial de fútbol, no se podrían hacer las tomas en las sucursales que cuentan con bar, así que deberíamos eliminarlas del programa. También me indicó que debía cambiar algunas fechas por “asuntos de inventario”.

Para no hacerles el cuento largo les diré que, a lo largo de un mes, elaboré cinco versiones del cronograma por diferentes motivos, entre ellos, el aumento de precios en los boletos de avión y autobús debido a la llegada de las vacaciones de verano. Obviamente al prospecto no le gustó que el precio de los viáticos aumentara, pero a mí tampoco me encantó que el número de fotografías acordadas al principio fuera disminuyendo.

Un mes y medio después del primer contacto, por fin teníamos un acuerdo sobre las fechas y horarios para realizar las tomas fotográficas.

Y entonces todo valió queso…

Como los asiduos lectores de este blog sabrán, yo no comienzo a trabajar sin anticipo ¡y menos en un proyecto que requería la compra anticipada de boletos y reservaciones de hotel! Por lo tanto, una vez acordado el cronograma, le envié al prospecto la factura correspondiente y le solicité el depósito del 50%.

Días después de recibir la factura electrónica, me llamó, el viernes a las 19:30 hrs., para decirme que los datos que me había enviado estaban mal y que debía volver a enviarle la factura a nombre de otra razón social.

—De acuerdo, te la envío en un momento.– Le confirmé.

—No te apures, ya voy de salida, mejor mándamela el lunes.— Me dijo despreocupadamente.

El lunes por la mañana recibí otra solicitud de modificación en el calendario. Como ya me sospechaba que se trataba de técnicas dilatorias para hacerse pato con el pago del anticipo, le pedí que me firmara un sencillo contrato y le di tres días de plazo para que realizaran el depósito del anticipo. Me respondió que se encontraba fuera de la ciudad y que agradecía mi comprensión (?)

El día que se cumplió el plazo, me mandó un correo extrañándose por mi falta de confianza al pedirle que firmara un contrato, me dijo que la nueva factura estaba mal y me aclaró que el anticipo estaría “sin falta” la siguiente semana. Entonces tomé el teléfono y le llamé para informarle que el proyecto se cancelaba.

No fue una llamada sencilla, la voz se me entrecortaba de coraje y nervios al declinar un proyecto de ese tamaño. Quería aclararle que había tomado esa decisión porque no veía compromiso de su parte, pero al final sólo le dije que tenía varios pendientes con otros clientes y que ya no podía postergarlos más. La encargada de mercadotecnia me dijo de todo: que yo no era profesional, que la iba a hacer quedar muy mal con sus jefes y que no podía dejarla colgada. Yo sólo tragué camote, le dije que ya no podía atender su solicitud y no le ofrecí ninguna opción. Sinceramente no tenía ganas de arreglarle un problema que yo no había creado.

Estaba muy enojada por haber invertido tanto tiempo en la planeación y no estaba dispuesta a jugármela con este proyecto. Estoy segura de que había muchas posibilidades de que algo se saliera de control, pues lo que mal empieza mal acaba. Afortunadamente era cierto lo de los otros clientes, así que no he tenido tiempo de lamentarme demasiado por este tropiezo.

 

Querido prospecto: por favor contesta

Hace poco me diagnosticaron gastritis nerviosa y la culpa se la echo, principalmente, a los prospectos que llaman para solicitarme una cotización.

Me explico: las llamadas suelen ser bastante similares, alguien necesita de mis servicios, yo le hago las preguntas de rigor y, si considero que la solicitud lo amerita, me comprometo a enviarle una cotización formal en un plazo no mayor a 24 hrs.

Cuando cuelgo el teléfono reviso el sitio web del prospecto para conocer más sobre su compañía y usar los términos adecuados al momento de redactar la propuesta económica. Después, dependiendo de la complejidad del proyecto, dedico desde 15 minutos hasta 2 horas en redactar una propuesta a la medida. En pocas ocasiones empleo hasta un día completo reuniendo los elementos para elaborar una cotización.

Como soy freelancera el tiempo que uso en redactar y presentar una cotización se lo robo a todas mis otras actividades. Es un tiempo que invierto en un prospecto que, espero, se volverá un cliente.

Chiflando en la loma

Mi malestar se manifiesta cuando, después de haber enviado la cotización en cuestión, el susodicho prospecto enmudece y no tiene la cortesía de contestar con un nada honeroso “Gracias, ya recibí la propuesta”.

Varios me han dicho que es mi obligación enviar todas las cotizaciones que se me solicitan, que al final resultarán en mi propia conveniencia. Sí, de acuerdo, pero ¿acaso es mucho pedir que, por lo menos, den acuse de recibido? Me gusta pensar que, después de todo, tratamos con personas, no sólo con el departamento X de una compañía.

Después de varios días de no haber recibido ningún tipo de respuesta me pongo a pensar: Seguramente no le gustó mi propuesta, A lo mejor encontró un precio más bajo, Tal vez no escribí bien su dirección y no le llegó el correo, ¿Y si esta persona salió de viaje?, ¿Qué tal que…? y le doy vueltas hasta que me arde el estómago.

Luego de no obtener su retroalimentación tengo que reunir el ánimo de presencia para hacer la famosa llamada de seguimiento: –¡Hola, buenos días! Soy Fulanita, le llamo para dar seguimiento a su solicitud de la semana pasada ¿me podría regalar algún comentario sobre la propuesta que le envié?–

Entonces escuché de un maravilloso software que se llama Boomerang que sirve, entre otras cosas, para rastrear los correos que envío desde Gmail. Su uso es muy sencillo: cuando escribo un correo electrónico le agrega una cookie que me avisará cuándo y cuantas veces fue abierto ese email y si le dieron clic a las ligas que incluí. A mí me gusta mucho porque me ayuda a evaluar, indirectamente, el interés que obtuvo mi propuesta pues me indica si el correo fue visto de inmediato, si lo abrieron una o veintidós veces y me da información sobre cuál de las ligas que envié tuvo más éxito.

Para mí, este software es oro molido pues me ayuda a saber qué tan interesado se encuentra el prospecto en el correo enviado. De esta forma, cuando realizo la llamada de seguimiento ya tengo algunos elementos que me ayudaron a preveer la respuesta de la persona.

Hoy hago menos “entripados”, pero mi afición a los curados de fresa no le ayuda a mi gastritis.

GoDesig2014

Y pasando a cosas más agradables les quiero platicar que me invitaron a participar en el evento Go Design 2014 Festival de ilustración y Diseño que se llevará a cabo del 29 de abril al 3 de mayo en Xalapa, Veracruz, MX.

Y aquí viene la buena noticia para los lectores de este blog (por lo menos para los que viven en México): los organizadores del festival se mocharon con una cortesía para acceder el sábado 3 de mayo a las 6 conferencias, 2 demos en vivo, visitar la expo y asistir a la fiesta de clausura.

Las pláticas las daremos Alan Guzmán, Odiseo de Tinxinda, Carlos Lerma de Golpe Avisa, Wachavato, Tania y Esteban de Jours de Papier y su servilleta ¡va a estar genial!

¿Qué hay que hacer para ganar esta bonita cortesía? Pues se las voy a poner sencillita, la verdad me molestan los concursos en los que piden te pares de cabeza y recites el himno nacional mientras subes al metro, vestido de payaso, en hora pico.

Sólo pido que cumplas con los siguientes requisitos:

  1. Que seas ilustrador(a) o diseñador(a): Porque Go Design 2014 está dirigido a especialmente a este público, y pues si eres actuario no te va a servir.
  2. Que estés dispuesto a estar en Xalapa todo el día 3 de mayo: De preferencia desde tempranito porque la plática que yo voy a dar será la primera del programa. Ojo, la cortesía no incluye viáticos.
  3. Que vayas de volada a seguir la cuenta de @GoDesignMX

Si cumples con estos requisitos, y de verdad quieres asistir a las conferencias, por favor escribe en los comentarios de este post tu nombre y cuenta de Twitter o tu feis.

Yo recopilaré los nombres de tod@s los interesados hasta el lunes 24 de marzo a las 10:59 a.m. A esa hora los meteré en una tómbola (neta tengo un tómbola de bingo muy bonita) y sortearé tres ganadores: el primer lugar se lleva la cortesía completa, el segundo y tercero se llevan un descuento del 2×1. El premio de consolación, para todos los participantes, consiste en un precio especial de $400 para acceder al día de las conferencias.

¿Quién dijo yo?

Una historia larga de un cliente gordo

Cliente gordoÉrase una mañana de mayo del 2013 cuando recibí un correo electrónico muy prometedor, una compañía grande y famosa solicitaba mi presencia en una reunión para hablar sobre un posible proyecto fotográfico. Yo estaba hecha unas pascuas, contesté de inmediato y pacté una cita en las oficinas generales del gordo prospecto. Recuerdo que para esa visita hasta perfume me puse ¡no podía dejarlo escapar!

La primera cita fue de color de rosa, ellos estaban buscando a un proveedor de excelente calidad y mis servicios les quedaban como anillo al dedo. Al día siguiente les envié mi propuesta económica que contemplaba un proyecto de tamaño mediano: la realización de las fotografías debería de tomarme alrededor de cuatro horas, más el tiempo del retoque y la entrega digital, nada del otro mundo, pero con una calidad superior a la de los trabajos promedio. Mi cotización fue aceptada sin ningún problema…

… Y entonces todo se volvió una película de drama

Primero me enviaron un documento que contenía por lo menos 100 requisitos técnicos, los cuales debía de llenar, justificar y describir con detalle. Me pidieron que fuera a sus oficinas a firmar un acuerdo de confidencialidad donde me aclaraban que no podría presumir en mi carpeta el resultado del trabajo. Luego me solicitaron los documentos tradicionales para ir tramitando mi alta como proveedor: comprobante de domicilio, RFC, alta en Hacienda, carta de presentación, portada del estado de cuenta de mi banco, referencias de otros clientes y algún otro papel que ya no recuerdo. Para rematar, me avisaron que no daban anticipos y que los pagos salían 90 días después de aceptada la factura. Adicionalmente me pidieron que realizara, de forma gratuita, una prueba de concepto que no era otra cosa que una toma fotográfica donde demostrara tener las cualidades técnicas que ellos buscaban.

Justo en ese momento mi tolerancia se extinguió. Ya no podía dedicarle tanto tiempo a esta propuesta, pasaban las semanas y yo sólo estaba llenando requisitos. Hice acopio de fuerzas, tomé el teléfono y llamé al encargado del proyecto. Le expliqué, de la manera más amable y serena que pude, que estaba declinando la oferta de volverme su proveedor, que los costos que había considerado no contemplaban tantos requisitos administrativos y que, en pocas palabras, eran un cliente más grande de lo que yo podía atender. El encargado estaba realmente contrariado y no aceptó mis explicaciones. Me pidió realizar una cita urgente, ahora con su jefe, para que me convencieran de no renunciar al proyecto.

Yo tenía una mezcla de sentimientos encontrados, por un lado era halagador su demostración de interés (yo pienso que debido al precio de mi cotización más que a mis cualidades profesionales), pero por el otro lado tenía un mal presentimiento al respecto de la cantidad de trámites administrativos que tendría que solventar ¡y que no había contemplado en mi cotización! En la reunión urgente me trataron muy bien y me explicaron que no podrían salir avante en su proyecto si no contaban con mi participación (neta). También me invitaron a que les hiciera una nueva propuesta económica que contemplara la magnitud de los trámites, que incluirían, la firma de un contrato de servicios, el pago de una fianza y la compra de un seguro de responsabilidad civil, por si se daba el caso de que a mí se me ocurriera prenderle fuego a sus instalaciones durante la sesión fotográfica, o algo por el estilo.

Sinceramente estaba abrumada por la complejidad burocrática que este proyecto representaba, así que decidí calcular pesimistamente todo el tiempo administrativo que me consumiría si decidía tomarlo: las juntas con el cliente, la prueba gratuita, el juego de la licitación, la presentación de una propuesta técnica formal, las visita al área de compras, la firma de contratos, la inversión en los seguros, las vueltas para tramitar la órden de compra, la revisión de la factura y ¡casi se me olvidaba! la sesión fotográfica, el proceso de las imágenes, los cambios caprichosos del cliente y la entrega final. Hice mis números y, por el mismo trabajo, pero con toda la tramitología prevista, tendría que cobrar cuatro veces más del precio original. Fráncamente era una locura.

Para mi sorpresa aceptaron la nueva cotización y sólo me pidieron que les otorgara un descuento del 5% “ya para que se animaran”. Hice acopio de “serenidad y paciencia” y acepté sus condiciones.

Una carrera de resistencia

Los trámites iban y venían y la orden de compra que les solicité desde el principio nomás no aparecía. Las juntas, correos y llamadas telefónicas para concertar la sesión fotográfica se prolongaron hasta principios de septiembre, fecha en la cual ¡por fin! realicé las fotos tan largamente proyectadas. Por mi parte el trabajo estuvo listo y entregado una semana después. El cliente quedó encantado con el resultado y yo recibí varias felicitaciones. Pero, como no vivo de aplausos, me avoqué a terminar los trámites para entregar la factura, cosa que hubiera resultado muy simple si no fuera porque buscaron, por todos los medios, evitar que la entregara: que si no estaba bien mi alta como proveedor, que si la razón social iba a cambiar, que si no incluía el número de orden no era válida, etc.

Si bien no me hacía ninguna gracia andar correteando este pago, en ningún momento dejé de llamar y visitar a las personas indicadas para que la factura fuera aceptada. Y como no me iba a esperar los 90 días para que me pagaran eché mano de un servicio de factoraje*. Tras otros 15 días de papeleos, a principios de noviembre, recibí el correo más ansiado del año: el aviso de mi banco con la confirmación del depósito a mi cuenta. Justo cuando se cumplían seis meses desde el primer contacto con el cliente.

¿Valió la pena la espera? Sí. ¿Volvería a realizar un proyecto tan engorroso como este? Sí, siempre y cuando pueda evaluar las complicaciones administrativas a las que me enfrentaré y las cobre adecuadamente. ¿Me gusta trabajar con clientes tan complicados? La verdad no, pero tengo que pensar que tienen proyectos interesantes y son áltamente redituables.

Recomendaciones para tomar proyectos de clientes gordos/grandes

Si tienes la suerte, como yo la tuve, de que te contacte un cliente gordo es indispensable que sepas que:

  • Las compañías grandes dan por sentado que el proveedor (o sea tú) está dado de alta ante Hacienda, preferentemente como Persona Física con Actividades Empresariales o como S.A. y que emite facturas. También pueden trabajar con profesionistas que dan recibos de honorarios, pero no lo prefieren.
  • Si eres  freelancero, debes evaluar si estás dispuesto a dedicarle todo el tiempo administrativo que el proyecto requiere. La avalancha de correos, llamadas y visitas al cliente demandarán una parte importante de tu tiempo.
  • Es indispensable que evalúes tu fortaleza económica: financiar un proyecto largo que, además se pagará a 30, 60 o 90 días, puede dejarte con un agujero económico difícil de reparar.
  • Jamás mientas al respecto de lo que ofreces, un cliente grande siempre te pedirá la mejor calidad y tiene un contrato para exigirlo. No lo tomes a la ligera.
  • No compitas solo por precio, la cantidad de recursos que demanda la atención a un cliente gordo siempre será más grande de la que te imaginaste o te platicaron en un principio. Créeme.

* Si vives en México te recomiendo que te des de alta en el servicio de Cadenas Productivas de Nafinsa (el trámite es gratuito y el personal es muy amable). De manera simplista te diré que se trata de un servicio que sirve para pagarle a los proveedores de algunas instancias de Gobierno y varias empresas privadas a través del sistema de Factoraje: cobran una pequeña comisión a través del banco intermediario, pero te pagan de inmediato y no tienes que esperarte meses.

Si tú no vives en México ¿me podrías informar si en tu país existe un esquema similar al factoraje? Tus compatriotas seguramente agradecerán la información.

Y Tú ¿te has topado con un cliente grande? ¿cómo lidiaste con él?

¡Está muy caro! dijo un cliente

Si ya llevas un rato en este negocio del freelanceo seguramente ya te habrás topado con algún cliente que, después de recibir la cotización te contesta fríamente – Está muy caro.–
Yo confieso que, en las primeras ocasiones que me ocurrió, entré en pánico y corrí a bajarle el precio a lo que sea que estaba cotizando, así, sin razonar nada, nomás porque al cliente le pareció cara mi propuesta. Error.

Analicemos qué cosa es “caro”

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Estrictamente hablando, algo es caro cuando no vale lo que cuesta. por ejemplo, una quesadilla de papa*, en un puesto de la calle,  que cueste $60 pesos ¡es cara! porque no vale lo que cuesta. Pocos pagarían más de $20 pesos por una queca.

Ahora pensemos que el precio de una mansión en Beverly Hills es de 3 millones de USD ¡Qué cara! pensarán muchos. Pero están equivocados: el que uno no lo pueda pagar no significa que sea cara. Probablemente un agente especialista en bienes raíces sepa que el precio de la mansión es una ganga: vale más de lo que cuesta.
Entonces ¿qué hacer cuando un cliente te dice que le parece caro tu trabajo?
Primero que nada tú debes de estar seguro sobre tus costos, es importantísimo que sepas que los precios que ofreces son justos y que se encuentran dentro de los precios de mercado de tu servicio.
  • Si tú estás dando un precio justo y el cliente piensa que está caro es probable que se deba a que no le queda claro porqué cuesta “tanto”, entonces es tu responsabilidad explicarle cláramente por qué tu trabajo vale lo que quieres cobrar.
  • También puede suceder que el cliente piense que tu servicio es “caro” porque no sabía lo que valía su solicitud y no tenía presupuestado gastar esa cantidad. Aquí también es tu responsablidad explicarle por qué tiene ese precio y, si el caso lo amerita, puedes ofrecerle un menor precio si se eliminan partes del proyecto.
  • A veces simplemente el cliente no tiene el dinero necesario para cubrir tus honorarios. Un cliente que no puede pagar tus servicios, desafortunadamente, no es tu cliente. A mí me encantaría que el coche de mis sueños costara menos de $100 mil pesos, pero no por eso me harán un descuentote el día que me pare en una concesionaria automotriz; entonces deberé ser más realista en mis aspiraciones o tendré que comenzar a ahorrar.
  • En algunas ocasiones el cliente simplemente no quiere gastar lo necesario en su proyecto, en ese caso deberás hacer caso del dicho que reza “Deja libre a tu cliente, si regresa a ti, es tuyo; si no, nunca lo fue.
  • Muchos clientes saben, que decirle a alguien que “está muy caro” es una receta secreta para que le den un descuento automáticamente. Y muchos novatos caen redonditos. Sin embargo, si tus precios son correctos y justos no deberás prestarte ese juego: es fatal trabajar por debajo de tus costos, te haces mucho daño regalando tu trabajo y le haces daño a tu gremio.
*Que conste que estoy consiente de que al mencionar una quesadilla sin queso me presto a múltiples reclamos de los gourmets que no viven en la Cd. de México.

Los clientes siempre entienden para su conveniencia

Una de las características que los clientes, o sea TODOS NOSOTROS, compartimos es nuestra asombrosa capacidad para interpretar las ofertas comerciales siempre a nuestro favor. Tal parece que nuestro cerebro está diseñado para “entender lo que nos conviene” en muchas situaciones de la vida, especialmente con las transacciones donde debemos desembolsar dinero.

Basta con recordar cómo se atora la fila del supermercado porque la cajera no logra hacerle enterder a una persona que, para que el 3 x 2 en licores funcione, debe llevar obligatoriamente 3 botellas de la misma bebida. El enojado cliente reclama que el descuento de una sola botella debe ser del 34%.

Ejemplos como el anterior sobran, pero ¿como se aplican al trabajo freelance? Por ejemplo, a mí me ha pasado que en las cotizaciones describo los diferentes tipos de archivos y aplicaciones que le entrego al cliente: claramente escribo Archivo tipo A o Archivo tipo B o Archivo tipo C sin embargo lo que muchos clientes leen es “Archivos tipo A, B y C” y, aunque no les sirvan para un carajo los archivos tipo A y C, los espera en el momento de la entrega. ¿Gandallez? no lo creo, desde hace un rato dejé de hacer berrinches con los clientes que “entienden para su conveniencia” porque da la casualidad de que el 99% de ellos son (somos) así.

Así que piénsalo dos veces antes de decirle a un cliente “Le entregaré el proyecto lo más pronto que pueda”: probablemente tú estás pensando en trabajar de tiempo completo en el encargo, pero tal vez el cliente se quedará con la idea de que te vas a desvelar dos días seguidos para entregar el lunes a las 9:00 a.m.

Una vez que nos queda claro este “defecto humano” podemos tomar decisiones más consientes al momento de presentar los términos de un proyecto. Debemos ser sobradamente claros al redactar nuestras cotizaciones, porque si algún término/caracterísica/cláusula son vagos, el cliente simplemente “llenará los espacios vacíos” y los entenderá a su favor.

Te sugiero que, en la medida de lo posible, en el momento de pactar un nuevo proyecto, le reiteres a tu cliente qué es lo que va a recibir, cuándo lo va a recibir y cuánto cuesta lo que está solicitando. Creéme, más vale aclarar cualquier malentendido en ese momento y no cuando el cliente se sienta “engañado” porque no le quedó claro que el precio era “por cada una de las ilustraciones y no por el libro completo”.

Y si bien es posible la mayoría de las personas actúan inocentemente al “entender para su conveniencia”, no faltan los colmilludos del área de compras que tratarán de conseguir que les entregues mucho más de lo que originalmente se había pactado. Por eso es básico que en tus cotizaciones agregues el clásico renglón que reza “Cualquier punto no contemplado en la presente será cotizado aparte”.

¿Ya leiste el libro “Apuntes de una oveja freelancera”? ¿no? ¡¿pues qué esperas?!

Yo confieso que no leí completo el libro de mi querida @Blogylana, pero déjenme les explico porqué: cuando comencé a leer los primeros capítulos tuve que dedicarle varios ratos a platicárselos a mi marido. Como él también es freelancero, me apuró para que se lo pasara, así que mejor decidimos continuar leyéndo juntos, en voz alta y por turnos. Los temas financieros que aborda el libro nos dieron excelentes ideas para controlar mejor nuestro ahorro. Ahora la palabra “buffer” ya se volvió parte de nuestro argot.

Las secciones “Cómo dejarse de morder las uñas por el próximo pago” y “Hacer un presupuesto con ingresos irregulares” valen su peso en bonos del tesoro.

El capítulo IV Sin facturas no hay paraiso contiene una de las explicaciones más didácticas que he leido sobre el tema del pago de impuestos en México para autoempleados. Por cierto: mi contador cumple con la descripción del contador modelo que comenta la autora :)

Personalmente el capítulo que más me dejó pensando fue el VII Corazón freelance: a ratos me cuesta trabajo mantener mis niveles de automotivación en un punto óptimo. La paciencia tampoco es uno de mis fuertes, pero me queda claro que hay que ejercitarla más de lo que quisiera ¡todo sea por no volverse un “Grumpy freelancer”!

Si estás pensando en volverte freelancero o si, como yo, ya llevas un buen camino recorrido como profesionista independiente te invito a que inviertas menos de $200 pesitos y adquieras este honesto y divertido compendio de consejos y tips para mejorar tu vida independiente.

Apuntes de una oveja freelancera
Sonia Sánchez Escuer
Páginas: 232 páginas
ISBN:
978-607-07-1618-8
Editorial:
Planeta
Publicación:
Abril 2013

Deja de perder tiempo con solicitudes bobas

Tres de cada cuatro solicitudes de cotización que recibo por correo se leen así:

“Hola, estoy viendo su página de internet y me gustaría saber cuanto me costaría algo así. Por favor envíeme sus precios. Me interesa mucho.”
Enviado desde cosita_bonita84 @ yahoo.com

Pescadito2Sobra decir que esta solicitud no tiene los datos necesarios para realizar una propuesta económica formal. En mi experiencia, cuando recibo un correo tan poco descriptivo, ya sé que se trata de una solicitud de alguien que “pasaba por allí” y se le antojó algo de lo que vió, seguramente no va a comprarme nada, pero igual pregunta, nomás por tener el dato. A veces también pienso que se puede tratar de mi competencia que está averiguando mis costos.

Cuando recibo una solicitud de este tipo contesto simplemente: “Para elaborar una cotización a la medida requiero conocer algunos detalles sobre su proyecto, por favor contácteme al teléfono tal.” Pero recientemente se me ocurrió que podía crear un pequeño formato que desaliente al preguntón casual, pero que atraiga al verdadero prospecto:

Sr. Fulanito:
Gracias por escribirnos.
Para elaborar una cotización formal requerimos la siguiente información:
  • Una breve descripción de su proyecto.
  • Requisitos específicos (técnicos, alcances del proyecto o restricciones de tiempo).
  • ¿Tiene asignado un presupuesto para la realización de este proyecto?
También necesitamos:
  1. Nombre de su empresa.
  2. Nombre del responsable de la solicitud.
  3. Correo electrónico de la empresa o dependencia a la que se enviará la cotización (gracias por no utilizar un correo de Hotmail o Yahoo).
  4. Teléfono fijo de la empresa o dependencia.
Una vez recibida su información le enviaremos, a la brevedad, una cotización formal.
Saludos cordiales.
Firma del despacho o del freelancero
con teléfono y sitio web.

¿Te pareció que este formato es muy mamón*? puedes agregar o eliminar los datos que mejor se adapten a tus servicios, pero te sugiero que obligues al prospecto a formalizar su solicitud a través de sus datos comerciales, si tú eres un profesional puedes pedir que la solicitud del prospecto también lo sea. Si a la persona que te envió el email le da flojera contestarte, no te preocupes, seguramente se trataba de alguien que realmente no necesitaba de tus servicios, pero si te contestan el formato con todo los datos ¡apresúrate a preparar y enviar una hermosa cotización!
Hacer una cotización formal puede ser una actividad que sólo te tome 10 minutos, pero hay ocasiones en las que tendrás que invertirle horas, por eso es importante que la solicitud tenga los requisitos que te den un poco de certeza sobre el solicitante. Si yo le dedicara el tiempo necesario a elaborar una cotización formal a cada solicitud boba que recibo ¡no me quedaría mucho tiempo para trabajar!

Adicionalmente, te sugiero que nunca envíes una lista de precios al primer desconocido que te la pida, o ¿irías al cine con el primer extraño que te lo pidiera en la calle?

¿Y qué pasa si es un particular el que requiere de mis servicios? te confieso que en toda mi experiencia como freelancera solamente en dos ocasiones he tenido clientes particulares que ni factura me pidieron, fuera de esos casos, todos los clientes que he tenido son entidades comerciales, desde un profesionista independiente hasta una dependencia de gobierno. De todas formas, si la mayoría de tus clientes son particulares, te recomiendo que generes una especie de machote o modelo de respuesta que te permita filtrar las solicitudes que se convertirán en cotizaciones formales.

Otra ventaja de tener los datos comerciales del prospecto es que puedes hacer una llamada de seguimiento para conocer el estátus del proyecto, averigüar si hay dudas sobre tu propuesta y confirmar si existe la posibilidad de que se realice el trabajo.

Unas últimas palabras, nomás para no hacer “entripado”

Querido cliente/prospecto: cuando solicite una cotización formal, sea considerado, lo que está pidiendo requiere que una persona se dedique un rato a trabajar gratis, con vistas a que tal vez se realice el trabajo que esta ofreciendo. Entonces ¿sería mucho pedirle que, cuando la reciba, conteste el correo con un indoloro “Recibido, gracias”? Ser cortés con un posible proveedor no lo compromete a nada, pero habla bien de usted. Puede que piense que es la obligación de un freelancero enviarle todas las cotizaciones que le pida, pero, no contestar nada a cambio, es simple majadería.

*Mamón (en México): Persona o situación muy pesada, soberbia o pedante. 

¿A cómo el kilo de diseño?

¿No odian cuando alguien  llama para preguntar, así en caliente, – Oye ¿y cuánto cobras por hacer un [ escriba  aquí el proyecto de su preferencia ]?

¿A cómo el kilo de diseño?Yo hago berrinche cuando un prospecto llama y, antes de terminar el saludo, pregunta: ¿A cómo el kilo de diseño? Entonces hago acopio de fuerzas y le contesto con otra pregunta –¿Me podría platicar un poco más sobre su proyecto? me gustaría tener mayor información para asesorarlo mejor.– Después de escuchar los requisitos, deseos y alucinaciones del prospecto evalúo el proyecto y, si realmente me interesa, le ofrezco enviarle una cotización por escrito. Procuro, hasta donde me es posible, nunca andar soltando precios a lo menso cuando un prospecto me presiona por teléfono. Como lo que vendo no es un producto sino un servicio es importante que el prospecto sepa que el proyecto que solicita será desarrollado a la medida de sus requerimientos y que no será algo que simplemente sacaré de la bodega.

Si el prospecto me deja su nombre completo, teléfono fijo y correo de su empresa, puedo estar casi segura de que se trata de una solicitud formal que deberé tratar con atención. Pero, si me dió un correo “para spam”, un teléfono celular y me dijo que era un “particular” entonces nada más le redacto un correo rápido con los costos de su solicitud. No puedo, ni debo, dedicarle tanto tiempo a una solicitud informal, de un “hijo de vecino”, que tiene pocas probabilidades de concretarse.

Hacer cotizaciones a veces me toma más tiempo del que debería, pero me encanta pulirlas y dejarlas claras y vendedoras. Por eso me choca que, después de enviar una cotización compleja y “urgente”, el prospecto actúe como si se lo hubiera tragado la Tierra ¿acaso es mucho pedir que me contesten con un simple “Recibido, gracias”? Así por lo menos confirmaría que mi email llegó correctamente a su destino y no se perdió en el limbo. Un poco de cortesía no le cae mal a nadie.

Y tú ¿qué haces cuando te preguntan “A cómo el kilo de diseño”?

Otra historia de impuntualidad

La semana pasada me invitaron a tomar un curso gratis y pues, como dicen en mi pueblo, “Gratis hasta las puñaladas”. Me apunté más que encantada. La duración del curso era de dos horas y media y nos citaron a las 11:30. Como llegué 10 minutos antes me dió tiempo de comprarme un delicioso café/postre. A las 11:29 ya estaba sentadita en un pequeño auditorio con cupo para 50 personas. A las 11:40 ya había cerca de 40 personas listas para aprender los secretos que nos compartiría el instructor. A las 11:45 el organizador comentió un error fatal: se paró al frente y nos dijo, muy amablemente, que ibamos a esperar 10 minutitos más –Por si alguien viene retrasado. Total que comenzamos 25 minutos tarde. Esa pérdida de tiempo se tradujo en una “corretiza” al final de la sesión donde el instructor se vió obligado a terminar su presentación a trompicones pues muchas personas comenzaron a retirarse puntualmente a las 14:00 hrs. El organizador ya no tuvo la oportunidad de mencionar los descuentos especiales para los asistentes.

¿Cuál el error fatal del organizador? Teniendo, a las 11:40, un quórum de 40 asistentes, le dió preferencia a “personas fantasmas” que no sabía si existían; ni siquiera estaba seguro de su llegada (yo sólo conté a una asistente tardía que arribó cerca de las 13:00 hrs.) La lógica del organizador fue avara pues prefirió sacrificar la ganancia de 40 prospectos reales en función de otros 10 posibles asistentes que nunca llegaron. La consecuencia de esa espera fue que el evento realmente duró dos horas, terminó a las 14:00 hrs. de forma apresurada y sin un cierre apropiado para convertir a los asistentes en clientes. ¡Tanto trabajo para nada!

Moraleja: Sean considerados con las personas que hiceron lo necesario para llegar puntuales a una cita, la mexicana amabilidad para “con los que no han llegado” se puede convertir en un problema de logística que les reste puntos positivos frente a los prospectos que mostraron interés asistiendo puntualmente. En los negocios casi siempre sólo tenemos una oportunidad de dar una buen impresión, no la desperdicien. Ojo: tampoco se trata de citar a la gente media hora antes de lo esperado, como en boda, porque entonces estaríamos malgastando 30 minutos de las personas que sí saben llegar puntuales.

Defendiéndome del regateo

Falling Victim to Free Trap
Lo siento, este no es un post con final feliz… todavía.

Todo comenzó como de costumbre, un prospecto me contacta para ofrecer un proyecto interesante que, por su importancia requiere de una visita a sus oficinas. Durante la reunión les bailé y canté mientras los convencía de que soy la persona indicada para llevar a cabo el trabajo. Después de la visita, que consideré todo un éxito, les envié una cotización con mi mejor propuesta. Me interesaba mucho ganar este proyecto, era atractivo e interesante. Supongo que, como mis precios eran bastantes razonables, al martes siguiente se animaron a pedirme una nueva propuesta, mucho más compleja y que incluía una urgencia: las primeras fotos debían realizarse ese mismo viernes. Acepté el reto, actualicé los números y esperé a tener el visto bueno mediante el pago del anticipo. Llamaron el miércoles para confirmarme la aprobación del proyecto, PERO (siempre hay un pero) no podían tramitar tan rápido el anticipo; entonces solicité una bonita orden de compra; me dijeron que no habría problema para generarla, sólo debía enviarles, asap, seis documentos y dos formularios firmados para darme de alta como proveedor. Como nadie me iba a intimidar con un muro administrativo, me propuse enviarles todo en menos de media hora ¡y lo logré!

Cuál sería mi desconcierto cuando, el jueves, me llama una persona desconocida que se presentó como el responsable de compras de la empresa. Me comentó, en el tono más perdona-vidas que pudo, que él era el único que tomaba las decisiones de compras, que tenía en sus manos las propuestas de otros proveedores y que, por alguna extraña razón, no tenía mi cotización en su escritorio. Entonces, con el mayor descaro del mundo, me dijo que esperaba que le enviara mi propuesta con “mi mejor precio”. Francamente consideré que su solicitud estaba fuera de lugar, sobre todo porque ya habíamos agendado la cita para ese mismo viernes con horario y toda la cosa, así que dudaba seriamente sobre la existencia repentina de esos otros proveedores, que sólo tenían la finalidad de hacerme sentir insegura, para que les otorgara un descuento, así nomás, porque sí. Hice mi mejor esfuerzo para no montarme en pantera y le indiqué que le enviaría la misma cotización que ya tenían, y que no iba a darles ningún descuento adicional por varios motivos: el trabajo era urgente, bastante extenso y, además, no recibiría anticipo. Para despedirme le confirmé mi interés en el proyecto y le recalqué que entendía perfectamente que era probable que no optaran por mi propuesta.

Después de reenviar la cotización recibí un escueto correo de este señor que casi me hizo llorar: “¿Ya es lo menos?”. Opté por no contestarlo, estaba tan molesta que seguramente le escribiría algo de lo que después me arrepentiría. Entiendo que parte del trabajo de los encargados de compras es conseguir el menor precio, pero intentarlo bajo la amenaza de “Me das un descuento o no te doy el trabajo” no me espanta, menos cuando sé que eso de los “proveedores más baratos” es una táctica vieja. De todas formas estaba conciente de que era muy probable que todo se fuera al Averno porque no me dió la gana hacer un descuento solicitado con tanta prepotencia.

Mi sorpresa fue mayúscula cuando, casi a las 20 hrs., me volvió a escribir: “Procederemos como se había acordado, las fotos se tomarán mañana en al horario convenido. La orden de compra se generará a la brevedad.”
Las primeras fotos ya están tomadas, pero la orden de compra aún no llega, supongo que se tomarán su tiempo para enviarla, yo me tomaré el mío para mostrarles las primeras imágenes. Todo apunta a que será una relación de toma y daca bastante desgastante, así que tendré que evaluar mis opciones y sus consecuencias. Ya les platicaré en qué terminó todo el asunto.

Amiguitos del Departamento de Compras: Ya sabemos que es su trabajo velar por los intere$es de sus compañías, pero, POR FAVOR, tomen en cuenta que, cuando el proveedor es un profesionista independiente, que les está ofreciendo un servicio a la medida y de calidad, no estará feliz de entrar a la subasta de “quién cobra menos”. Piénsenlo de esta forma: si tuvieran un familiar con un padecimiento raro ¿regatearían con el médico especialista mientras el paciente sufre en la sala de espera?

La impuntualidad de los diseñadores

Diseñadora impuntualUna de las malas famas que tenemos los diseñadores, y en especial los que trabajamos por nuestra cuenta, es la falta de puntualidad en las entregas. Y esa mala fama está ganada a pulso: muchos colegas consideran que no es tan malo entregar uno o dos días después de la fecha comprometida. Desafortunadamente la cultura de la impuntualidad nos hace daño a todos, genera gastos innecesarios, estresa las relaciones con los clientes y daña nuestra imagen profesional.

Tuve un cliente que siempre me solicitaba los proyectos con gran urgencia, me enviaba un correo para explicarme su solicitud, me llamaba por teléfono a los cinco segundos de haberlo enviado y casi lo tenía respirando sobre mi oreja durante el desarrollo. En ocasiones me enviaba mensajitos el fin de semana para preguntarme cómo iba su proyecto, total que ya me traía mareada. Lo desagradable es que me dí cuenta que me mentía al respecto de sus fechas límites, poco a poco comprendí que sus “urgencias” no lo eran tanto. Casi siempre, dos días después de haber recibido los archivos finales, seguía solicitando modificaciones pues “casualmente” le habían aplazado la entrega. Así que un buen día le dije:
–¿Oye Fulanito, porqué siempre andas en el corre-corre con tus proyectos? ¿porqué me haces solicitudes con tanta urgencia, como si no te fuera a cumplir? ¿cuándo te he quedado mal con una entrega?
–No me has quedado mal porque yo no dejo que me quedes mal. No lo tomes personal, pero sé que a los diseñadores hay que estarlos correteando para que entreguen a tiempo. Si les das chance, se vuelven bien colgados.
Yo me quedé con la boca abierta: estaba recibiendo ese trato gracias a las malas experiencias que él había tenido con otros proveedores. Tiempo después, y en vista de que yo siempre le entregaba su trabajo justo en la fecha acordada, aprendió que a mí no necesitaba estarme pastoreando para que cumpliera con las fechas de entrega.

Una sugerencia para irnos quitando la mala fama de colgados

Los freelaceros necesitamos darle a los clientes la certeza de que recibirán su proyecto en la fecha acordada, punto.
Si un cliente no recibe su proyecto en el día prometido muy probablemente sea porque nosotros no calculamos correctamente nuestros tiempos de desarrollo, y eso es grave.
Si tú quieres cobrar como profesional debes saber exáctamente cuántas horas/días requerirá cada fase de un proyecto, también debes contemplar algo de tiempo para los imprevistos, como quedarse sin conexión a internet durante toda una mañana. Obviamente hay eventos extraordinarios que se salen totalmente de nuestro control, pero estos serán la exepción, no la regla.

Para calcular adecuadamente nuestros tiempos necesitamos contemplar que los proyectos no se deben abordar como si se trataran de desarrollos absolutamente continuos, esto es, si su realización demanda diez horas no debo de ser simplista y pensar “si mañana le dedico todo el día lo saco sin problemas”. Esa es una manera irreal de calcular el tiempo. Si yo evalúo que un proyecto tomará 10 horas de trabajo ya sé que, en la práctica, serán dos días de trabajo. Lo explico: casi todos los días paso cerca de 10 horas en mi despacho, PERO de esas 10 horas debo restar el tiempo que dedico a contestar correos, responder el teléfono, elaborar una cotización, prepararme un café, revisar mi tuíter, ir al baño, comer, correr tras el señor de la basura, jugar con el nuevo doodle, separar a mis gatos que se están peleando, etc. Entonces, siendo realista, ya sé que sólo podré dedicar seis horas a trabajar de lleno en determinado proyecto. Entonces al cliente debo decirle que, a partir de la recepción de su anticipo, me tomará dos días realizar su trabajo.

He de confesar que cuando era más joven tenía la mala costumbre de dejalo todo “para el último momento posible” creo que disfrutaba el rush de adrenalina que se produce cuando estás trabajando contra el reloj, en una especie de reto personal que me llevaba a trabajar hasta la madrugada. Comía cualquier tipo de fast food que evitara despegarme de la computadora. En resumen, me la malpasaba, pero yo decía que lo disfrutaba. Lo malo de ese modo kamikase era que cualquier imprevisto me hacía perder el control. Diseñar a las 2 de la mañana, mal alimentada y sin haberme bañado en todo el día, dejaba de ser divertido. Luego mi salud me hizo un llamado de atención y me obligó a comenzar a organizar mejor mis horarios.

Para mí, una fecha de entrega es un compromiso que estoy totalmente dispuesta a asumir, yo sabré qué tengo que hacer para cumplirla. Si se calculan correctamente los tiempos JAMÁS se debe llamar a un cliente para pedirle un prórroga. De la misma forma yo no aceptaré que el cliente me cambie la fecha de pago ¿me explico?

Actualmente me entra una sensación de desesperanza cada que escucho a un colega que, por ganarse un cliente, promete fechas de entrega que de antemano sabe que no cumplirá. Al final eso nos hace daño a todos.

Qué hacer cuando te cambian la jugada

Cambio

El problema nos aqueja por igual a diseñadores o programadores; empleados o freelanceros. Los clientes cambian de opinión cada dos segundos y quieren modificaciones a diestra y siniestra. Lo que debió haber sido un proyecto concreto, que habíamos calculado concluir en determinado tiempo, se convierte en una espiral de modificaciones, que involucran decenas de llamadas telefónicas, correos electrónicos con listas de cambios, observaciones referidas en confusos archivos de Power Point o, peor aún, vueltas a la oficina del cliente para revisiones multitudinarias con diferentes “opinadores”.

A mí me pasó que, un cliente para el que desarrollé una presentación interactiva, pensó que era buena idea convocar a nueve directores de área para que dieran su opinión el día acordado para la entrega final. La junta fue un caos, todos querían algo diferente, incluso algunos se molestaron, con razón, por no haber sido consultados en una fase temprana del proyecto. Otros sencillamente no tenían vela en el entierro pero igual emitieron sus comentarios nomás por no quedarse callados. Lo que más me molestó de la reunión fue que tuve que defender sola las decisiones que habíamos tomado en conjunto mi cliente y yo, él simplemente se sumió en su asiento mientras su mirada rebotaba entre la pantalla y la ventana. Yo llené tres hojas de mi libreta con las modificaciones sugeridas, muchas de ellas contradictorias, algunas pertinentes y otras sencillamente improcedentes.

Al terminar la demoledora sesión esperé sentada a que todos salieran. Mi cliente comenzó a apagar las luces de la sala mientras me preguntaba inocentemente –¿Cuánto tiempo te tardarás hacer todos los cambios? acuérdate que tenemos un dead line.– Le pedí que se sentara un momento; lo hizo a regañadientes evitando en todo momento verme a los ojos. Entonces, con la boca seca por el coraje, le dije que el proyecto estaba terminado exáctamente como él lo había aprobado y que mi intención era entregarlo ese día. También le dije que la junta a la que había convocado fue una maniobra inesperada e injusta ¿porque, después de un mes trabajo y tres rondas de modificaciones, aparecieron otros involucrados en la toma de desiciones?

Arranqué las hojas con las anotaciones de la junta y le pedí, de la forma más amable que pude, que jerarquizara las observaciones y que me enviara una lista con los cambios que él consideraba pertinentes para que yo pudiera elaborar una nueva cotización de esta “etapa 2″ del desarrollo. Obviamente mi cliente no estaba conforme, pero rápidamente busqué en mi Macbook y le mostré la cotización del proyecto que decía claramente:

“Esta propuesta económica incluye dos rondas de revisiones para obtener el visto bueno final. Cualquier punto no contemplado en la presente cotización se presupuestará por separado.”

Antes de que pudiera hacer más reclamos le entregué el CD con la presentación, le pedí que me firmara la hoja de entrega final y la copia de la factura. Mi cliente no estaba muy contento pero estaba consiente de que era lo correcto.

Al despedirme le pedí que, por favor no se tardara en enviarme la lista de cambios para que, si todo fluía adecuadamente,  yo pudiera asignarle tiempo a esta “Etapa 2″. La lista me llegó al día siguiente (era mucho más breve de lo que yo había pensado), envié la nueva cotización y acordamos la entrega para la siguiente semana.

He de confesar que no siempre me salen tan bien este tipo de negociaciones, he tenido trabajos en los que los pequeños cambios prolongan los desarrollos más allá de lo previsto, en detrimento de mi ganancia.

Odio cuando los clientes me ven como una simple operadora de computadora: –Muévelo tantito a la izquierda y hazlo más grande… mmm, no, no me gustó, mejor déjalo como estaba…

Es importante que aprendamos a guiar a los clientes por el camino que mejor responda a sus requerimientos, para eso nos contrataron. Es indispensable tener la autoridad para defender nuestras decisiones creativas y ceder cuando el resultado benefice al proyecto. También es útil contar con una autocrítica bien puesta y tener la capacidad de reconocer nuestros errores para corregirlos rápidamente. Todo esto esto requiere de cualidades “malabarísticas” que se aprenden con el tiempo ¡lástima que no se vendan encapsuladas!

Por qué el email no sustituye al teléfono

 

No me imagino mi trabajo diario sin el uso del correo electrónico, lo primero que hago durante el desayuno es revisar mis emails. Ya no puedo concebir un mundo sin esta utilísima herramienta, pero me he dado cuenta que no puede sustituir totalmente la comunicación directa con los clientes. El abuso de los mensajes enviados por este medio puede debilitar y hasta entorpecer nuestra labor cuando lo utilizamos en lugar de tomar el teléfono y hablar directamente con la persona que nos interesa.

Te comparto mis reflexiones:

1. No siempre ahorra tiempo. Redactar un correo que describa de forma clara, consisa, amable y en el tono adecuado casi siempre te llevará mucho más tiempo que tomar el teléfono y hablar con la persona adecuada. Después de colgar el teléfono puedes, si quieres, enviarle un correo con los acuerdos a los que llegaron.

2. A veces no es el mejor medio para hacer solicitudes. Es triste recibir un email de alguien hace una solicitud de cotización poco clara, que describe pobremente sus requeriminetos y además es urgente; si esa persona no se tomó la molestia de levantar el teléfono para llamarme es probable que reciba de mi parte un correo escueto. ¿Han oido el dicho que dice “El interés tiene pies“? En cambio, cuando un prospecto me llama y me explica su proyecto yo puedo asesorar mejor y ofrecerle exáctamente lo que necesita o, en el caso contrario, explicarle que yo no soy la persona indicada para resolver su solicitud y así no desperdiciamos el tiempo de ambos con correos que van y vienen.

3. El correo electrónico jamás debe ser usado como excusa para no llamar a alguien. Sí, yo sé que a veces es difícil vencer la timidez, la pena o la güeva (¿así se escribe?), pero es mucho mejor marcarle a la persona y resolver nuestros asuntos de viva voz que llenarnos de correos que solo ayudan a postergar decisiones que a veces no son placenteras. Una ilustradora me contó que ya se había cansado de enviarle correos a su cliente solicitándole el pago de su trabajo y yo le pregunté cándidamente ¿y estás segura de que tu cliente lee sus correos? a lo que me contestó -Estoy segura. Pone su dirección de email en sus tarjetas… aunque ahora que lo mencionas creo que nunca he recibido un correo de él.- #plop

4. Los correos no son un servicio de mensajes instantáneos. Tuve un cliente que se ponía nervioso si no le contestaba sus correos a los tres minutos de haberlos recibido, así que tomaba el teléfono para explicarme lo que me había escrito. ¿No se habría ahorrado tiempo si en lugar de escribir solamente me hubiera llamado?

5. Los email son útiles para confirmar acuerdos, pero sin abusar. Siempre es práctico poder enviar copia de los correos a todas las partes involucradas, así dejamos evidencia por escrito de nuestras actividades, pero cuidado con utilizar el correo como un medio para “acusar” con sus superiores a las personas con las que colaboramos, puede ser un arma de doble filo.

6. Cuidado con los mensajes con múltiples de interacciones. Evita los reenvíos a lo loco y respuestas cruzadas con enormes colas de conversaciones anteriores. ¿Te ha pasado que después de varios correos nadie entiende qué rayos está pasando y todo se vuelve confuso? Entonces llega el momento de tomar el teléfono y desenredar la situación.

En un café comentaba con un colega que a mí me gusta hablar directamente con los prospectos y clientes porque a través de una conversación de cinco minutos puedo obtener muchísima más información sobre el proyecto y las características de la persona con la que dialogo que la que obtendría a través de los correos electrónicos. Él respondió tranquilamente – Yo prefiero enviar emails, es más barato que llamar por teléfono.- Me quedé sin palabras.

Cuando el cliente quiere ahorrar hasta el último centavo

Obviamente nadie quiere pagar de más por ningún producto o servicio, todos estamos interesados en ahorrar si se presenta la oportunidad, pero ¿qué pasa cuando un cliente quiere ahorrarse nuestro trabajo para gastar lo mínimo posible?

Yo tengo un prospecto de cliente, un despacho de arquitectura, que de manera recurrente me pide que le cotice la realización de presentaciones que involucran programación interactiva, locución, tomas fotográficas en Monterrey e incorporación de imágenes de stock. El asunto es que el arquitecto dueño del despacho siempre termina haciendo el trabajo de forma interna porque así se “ahorra” el dinero que tendría que pagarme; entonces ¿cuál es el problema? pues que la grabación de la locución la hace su esposa en el baño de su casa con resultados mediocres, las fotos las realiza uno de sus empleados con una cámara profesional pero que no sabe manejar en modo manual y la programación se la avienta él con sus escasos conocimientos sobre el tema, con resultados bastante malitos.

La última vez que presentó el resultado a su respectivo cliente no se lo aceptaron, entonces corrió a hablarme para que le cotizara lo que él llamaba “la equalización profesional” de la voz de su esposa, la mejora digital de las fotos chuecas y súper oscuras que habían tomado en su despacho, también quería que le ayudara a buscar en internet fotos gratuitas, bonitas y de buena resolución para incorporar en la presentación. Además su solicitud ahora era urgente porque la fecha de entrega final era innamovible. Cuando revisé sus nuevos requerimientos me dí cuenta que me llevaría casi el mismo tiempo en arreglar su presentación que el que me hubiera llevado haciéndo todo desde cero: realizando la grabación en un estudio profesional, tomando correctamentamente las fotos desde el principio y pagando las imágenes de stock que se necesitaban. Así que le dije que le iba a cobrar más o menos lo mismo que ya le había cotizado MÁS un porcentaje por tratarse de un proyecto urgentísimo. Su respuesta fue bastante sorpresiva, me acusó de aprovecharme de su situación, me dijo que él no le estaba ganando nada al proyecto y, para rematar, que no tenía porqué pagar por las fotos de los bancos de imágenes que existen en internet, que seguramente yo ya tenía esos archivos y quería verle la cara al tratar de revendérselos. Como era de esperarse lo único que consiguió con esa agresiva respuesta fue que lo mandara… lejos. Le dije que no estaba dispuesta a remendar su presentación, si él había tomado la mala decisión de “ahorrarse” mi trabajo tendría que responsabilizarse de los resultados. Me sentía bastante molesta cuando colgué el teléfono así que no me quedó de otra que recurrir a un caballito de mezcal para que se pasara el coraje*.

Para cerrar con broche de oro esta anécdota les contaré que esa misma tarde recibí una llamada totalmente inesperada ¡era la esposa del arquitecto! me pidió que les ayudara con su “problema”, me dijo que si lo hacía me tomarían en cuenta para otros proyectos más redituables, PERO que por el momento no podían pagarme lo que les había cotizado. Confieso que casi sentí ternura con la llamada, pero no estaba dispuesta a trabajar con alguien que creía que yo estaba abusando de la situación… situación en la que ellos se metieron, por querer ahorrarse hasta el último centavo.

Lo que aprendí: si un intermediario hace mal sus cuentas y no cotiza lo justo es su responsabilidad, a nosotros no nos corresponde resolver su falta de recursos para el proyecto. Si alguien trabaja por abajo de sus costos lo único que está consiguiendo es un “suicidio” lento.

*Amiguitos: nunca consideren el consumo de alcohol como la solución a sus problemas, pero si deciden hacerlo, inviten ¿no?

Cuando el cliente ofrece un pastel…

A principios de junio visité a unos prospectos en sus enormes instalaciones en un estado vecino al D.F.; a la reunión asistieron los directores de seis diferentes áreas de la empresa. Realizé una presentación digna de los mejores capítulos de Dragon´s Den y, según yo, había dejado a todos y cada uno de los presentes encantados con el trabajo que podría realizar para ellos. Esa misma visita incluyó una larga peregrinación de 4 horas por todas las áreas que se deberían contemplar para el proyecto, hable con no menos de 18 personas  y tomé un montón de notas que me sirvieron como base para realizar una elaboradísima cotización. La verdad estaba muy emocionada, mi propuesta económica era impecable y consideraba un interesante descuento gracias a la cantidad de áreas que se contemplaron. Si tenía el visto bueno del prospecto tendría chamba para un mes y ganaría lo equivalente a un coche nuevo (de los subcompactos que conste).

Pasó una semana y no recibí noticias del prospecto así que decidí actuar proactivamente y llamé para saber qué les pareció mi cotización. Lo que me dijeron me dejó satisfecha, estaban muy interesados en realizar el proyecto antes de que terminara junio y no iban a concursarlo con nadie más…  sólo debía hacerles un favor: dividir la cotización en cuatro partes para que los diferentes directores de área pudiesen organizar sus presupuestos para contratar mis servicios. La verdad me dió un poco de flojera redactar cuatro cotizaciones que contemplaban diferentes areas, montos y responsables, pero me puse las pilas y se las envié de inmediato; el tamaño del proyecto era muy interesante.
Una semana después recibí otra solicitud para dividir, ahora en seis partes, el monto total del proyecto; la explicación fue que existían diferentes topes de gastos que no debían excederse. Algo comenzó a olerme mal, pero accedí y volví a adecuar las cotizaciones.

Cuatro días después me llamó una simpatiquísima señorita que me pidió que le llevara el original de una de las seis cotizaciones. Ella estaba a cargo de pagos y me ofrecía tramitar el anticipo de forma expedita. Le pregunté por las otras cinco cotizaciones, pero me dijo que no tenía información al respecto. Entonces se prendió  el famoso foco rojo que me avisa sobre los malos clientes: todo apuntaba a que ellos habían conseguido un excelente precio por un paquete de 100, pero sólo me iban a comprar 9, por ponerlo en números. Decidí tomarlo con paciencia y esperar a que me llamaran de los otros departamentos, pero llegó el fin de junio y no recibí otra confirmación. Peor aún: la semana pasada me llamó un publicista para solicitarme un proyecto casualmente parecido, mis sospechas se confirmaron cuando recibí su solicitud por emal ¡era un copy/paste de las mismas cotizaciones que yo había elaborado! ¡pero qué descaro! Esperé a que se me bajara lo enchilado y llamé al publicista para explicarle que había un conflicto de intereses con su solicitud.

Ya estamos a mediados de julio y no recibí la confirmación del proyecto, tampoco inicié el trámite para la realización de sólo una fracción del trabajo. Si el prospecto sigue interesado y me llama le tendré que reclamar el pasar mi cotización a otros proveedores y, si quiere sólo parte del proyecto, tendré que recotizarles con precios más altos. Ellos ofrecieron un pastel y sólo quisieron darme una rebanadita.
Ahora ya no estoy emocionada con esta posible chamba, si no se hizo por algo fue. Dirijo mis energías a coseguir otros trabajos que también me den para cambiar de coche antes de fin de año… *ya me ví* :D

Los freelanceros y los partidos políticos

Alguién llama al teléfono que aparece en la tarjeta de presentación del freelancero:
— Hola Menganito, habla el Lic. Sutánez, me pasó tu teléfono un amigo mutuo, me dijo que eres muy bueno diseñando.
 Jé, pues eso creo ¿en qué puedo ayudarle?
 Pues estás de suerte, yo trabajo para el Partido Político X y nos gusta mucho lo que vimos de tu trabajo.
 ¡Oh gracias!  Contesta el freelancero con voz ruborizada.
 El asunto es que necesitamos de tus servicios urgentemente, te tenemos mucho trabajo ¿estás disponible?
 Sí, por supuesto ¿cuándo quiere que lo visite para ver el proyecto?
 En cuanto puedas, no quisiera que te ganaran la chamba. 
Fue así como Menganito se enganchó, hace varios años, en la peor de sus pesadillas. El Partido X le dió tanto trabajo que tuvo que llamar a dos de sus compañeros de carrera para atender varias de las solicitudes que incluían, desde el diseño de folletos de campaña y pendones, pasando por un stand portátil, hasta las largas jornadas para fotografiar los eventos del flamante Candidato cada que se presentaba en la ciudad. Todo Hubiera sido miel sobre hojuelas si no fuera porque este freelancero estuvo trabajando sin cobrar nada, con la promesa de que, cuando ganara el Candidato, se pondrían a mano con todas las cotizaciones que les presentó. Los detalles sobre cómo fue que lo convencieron para que trabajara gratis durante toda la campaña nunca los supe, pero, a juzgar por la primera conversación, a Menganito simplemente le dieron por el lado que más nos gusta a muchos: que nos adulen, nos digan que somos unos buenazos y que desean trabajar con nosotros porque nos recomendaron.
El colmo de la historia fue cuando el Lic. Sutánez le pidió al freelancero que apechugara con el costo de la impresión de varios miles de volantes. Aunque Menganito trató de explicarle que él no tenía imprenta, y que no podía pagar de su bolsa todo el trabajo, el licenciado lo convenció cuando le dijo: —No seas menso, tú házme una cotización por el doble de lo que a tí te cueste la impresión, así hasta le vas a salir ganando.—
Pero sucedió que, como lo estarás suponiendo, el Candidato del Partido X no ganó la elección y a Menganito lo dejaron chiflando en la loma. Sobra decir que el Lic. Sutánez se hizo ojo de hormiga a la hora de los reclamos y un mes después fue imposible localizarlo.

Es así como los partidos políticos no exceden “oficialmente” sus gastos de campaña, negocian trabajo gratis ahora y el pago cuando lleguen al poder… si llegan.
El caso de Menganito no es un caso aislado, cada tres años la historia se repite y los que tuvieron la suerte de haberle apostado al Gallo ganador  cobran sus facturas del dinero público, bajo algún oscuro rubro.

Recuerdo el caso del papá de un amigo que dejó su trabajo de gerente comercial para unirse a la campaña de Colosio, renunció a su trabajo justo un día antes de que asesinaran al candidato. También conozco la historia de un fotógrafo que lleva dos sexenios al hilo, apostándole al candidato ganador, hoy hace chonguitos para que vuelvan a ganar, de lo contrario tendrá que comenzar a tocar puertas.

Yo sinceramente prefiero no andar haciendo apuestas con mi tiempo, trabajo y dinero; prefiero proyectos claros y paso de largo cuando alguien me intenta convencer para que invierta en su Gallo. Prefiero trabajar gratis para alguna asociación que me simpatice.

Diseñadores piratas

Este bonito local se encuentra en Cuautitlán, frente a una Universidad.

Una vez un cliente me reclamó —¿Y porqué tan caro si sólo es una presentación de 10 minutos?— Yo le conteste que mis costos incluían, entre otras cosas, la compra de un templete de Flash, el pago de derechos de fotografías de stock y la grabación de un locutor profesional. Entonces el susudicho, con tono de te voy a explicar cómo es la vida, me dijo: —Me extraña que siendo diseñadora no sepas que hay montones de sitios de dónde bajar las cosas sin pagar. Y lo del locutor lo agreglamos si tú misma te grabas en tu computadora, porque ¿sí sabes cómo grabar directamente a la computadora, verdad?— Mientras, en mi cabeza resonaba el término “pobrediablo” y cuando terminó hice lo que todos hemos hecho alguna vez en la vida: lo mandé a… Santo Domingo*. Definitivamente no necesito malos clientes piratas que no tienen el más mínimo pudor profesional y que les tiene sin cuidado el origen de las cosas.

Y luego están los diseñadores piratas que lo único original que tienen es Angry Birds y que jamás han invertido un peso en la compra de software profesional: son los más barateros y pueden ofrecer su trabajo a precios ridículos. Una de las excusas más paranóicas que he escuchado para no adquirir software legal es la que escuché del dueño de una imprenta: —Nunca voy a comprar Photoshop original está carísimo y lo único que quieren sus fabricantes es que te enganches con el producto para cambiértelo en un año y volver a sacarte dinero, como los narcotraficantes.— Entonces le pregunté que porqué no usaba Gimp (programa similar a Photoshop de uso libre) y me contestó casi de forma inaudible —Es que su interfase no es tan bonita.— Ok…

Otros diseñadores cobran como si deveras les hubieran costado las cosas, pero le entregan a sus clientes proyectos realizados con fotos “tomadas prestadas” del internet o descaradamente robadas de algún sitio de microstock. Prefieren, por costumbre, bajar paquetes de templetes de WordPress de un sitio pirata en lugar de pagar los pocos dólares que cuesta uno original. Y de la tipografía ni hablemos, casi nadie sabe que “pasarle la fuente al cliente” es piratería.

Para muchos es tan normal bajar todo gratis de internet que incluso se arriesgan a ser descalificados como finalistas de un concurso millonario ¡por no haber pagado los miserables $8 USD que costaba el archivo vectorial! (Entérate de todo el chisme en el blog de Adán Vecindad).

El pretexto es el mismo: —Mis clientes nunca van a pagar lo que realmente cuestan las cosas, siempre me andan regateando y sólo así puedo sacar alguna ganancia.— ***Entra el desagrable sonido de una aguja de LP arrancada bruscamente de la tornamesa*** ¿Quéé? ¿entonces la culpa de que no tengas los recursos para trabajar es de tus clientes? Vuelve a pensarlo: la culpa de no cobrar adecuadamente tus proyectos NO es de tus clientes, es TUYA .

Al momento de hacer una cotización siempre debes incluir los costos de tus insumos, si tus cliente no quieren pagar lo que cuesta tu trabajo pues ya va siendo hora de cambiar de clientes. Sí, ya sé que es difícil tener todo original, pero por los menos compra el software que te da de comer, no hay que ser tan prángana.

*En la Ciudad de México la Plaza de Santo Domingo es el lugar de las imprentas de todo tipo, incluidas las que falsifican documentos y además ofrecen el “diseño” de logotipos pirateados de todo el mundo.

Nunca trabajes para amigos o familiares

El otro día volví a escuchar la recomendación: Nunca trabajes para amigos o familiares. Y me quedé pensando qué tan válida es esta frase ¿realmente es tan malo trabajar para los amigos o familiares? Afortunadamente, hasta ahora, no he tenido problemas con ninguno de los dos, en los trabajos que he realizado para ellos, aunque mi ganancia ha sido baja, nunca me han quedado mal con los pagos, pero definitvamente no podría vivir de hacer trabajos para ellos, aunque el volúmen fuera alto.

Ahora viene el chisme: otros diseñadores, freelanceros o empleados, me han contado algunas historias que le dan sentido a la frase del inicio:

  • El diseñador que se la pasaba haciendo diplomitas para la tía de un amigo que tiene un jardín niños, le ganaba poquito y le quita tiempo para buscar otros clientes.
  • El programador que es super cuate y medio atiende las urgencias de sus amigos, aceptando invitaciones a comer tacos como pago por sus servicios. No se atreve a enviarles una cotización para formalizar la solicitud, así que tampoco se siente con la obligación de atenderlos como a un cliente regular.
  • La Ilustradora que está comprometida a realizar las invitaciones de todos los babyshowers de sus primas. Como “dibuja bonito” también le pidieron que les hiciera los cartelones que anuncian las clases de zumba que imparte una de ellas.
  • ¿A cuántos de ustedes no les ha pasado que su mamá, al más tierno estilo, le platicó a sus amigas que nosotros somos unos buenazos para la computadora y ya nos consiguió chamba de instructor de Word?

Trabajar para familiares implica que prácticamente siempre será gratis, aunque nos juren que nos pagarán el precio normal; obtener una ganancia se vuelve una mezca de imposible con “¿No te da pena cobrarle a tu padrino, el que te cambiaba los pañales de chiquito?”.

Trabajar para amigos, si bien no es gratis, siempre se espera que haya una consideración especial en el precio, y si las solicitudes se realizan de manera informal, el desarrollo y seguimiento del proyecto también será informal. Qué cierta es la frase: “Cuentas claras, amistades largas.” No vale la pena perder una buena amistad por un mal negocio.

Mis sugerencias

Amablemente declina los trabajos para familiares que realmente no estés interesado en realizar y ofréceles los datos de otro profesional que pueda resolver su solicitud.
En el caso de los amigos debes insistir en que te hagan una solicitud formal para que les puedas enviar una cotizacion con consideraciones comerciales como anticipo, fecha de entrega, etc. Serán muy tus cuates, pero eso no te da de comer… a menos que te inviten unos tacos.

¿Dependiendo el sapo es la pedrada?

Durante muchos años tuve la política de “a trabajo igual, precio igual”. Esto significó que, sin importar el tamaño del cliente, si me pedían un proyecto de X dimensiones yo siempre les daba el mismo precio, así se tratara de un particular o una multinacional. Mi justificación era que, según mis costos, X proyecto debería cobrarlo siempre igual porque a mí me costaba siempre igual y no porque un cliente tenga mucho dinero yo debería de inflarle mis precios ¿es honesto, no? pues tal vez suene bonito cobrar consistentemente lo mismo, pero en la práctica no resulta tan bueno.

Entonces ¿debemos cobrar al más puro estilo “Dependiendo el sapo es la pedrada”? esto es, ¿cobrarle más a las empresas grandes y menos a los particulares?

La respuesta es NO, por ahí no va la cosa. Actualmente tengo muy claros mis costos, pero le voy sumando o restando, a las cotizaciones después de analizar varios rubros que definitivamente impactarán en los costos del proyecto. Te invito a que consideres las siguiente preguntas antes de enviar una cotización:

- Qué tan complicado y consumidor de tiempo es darse de alta como proveedor para esta empresa y qué tan engorrosos son sus trámites de pago. Ya sabes que no es lo mismo cobrar 50% de anticipo y 50% contra entrega que cobrar a 90 días después de entregado el proyecto.

- Cuántas vueltas, juntas, llamadas, etc. tendré que atender. Yo vivo en la Cd. de México, así que las distancias son muy relevantes en función del tiempo que invertiré en traslados.

- Qué tan ágil será este cliente para tomar decisiones al respecto del proyecto ¿quién da el visto bueno, una sóla persona o un comité?

- Qué tan fácil será recopilar la información que se requiere para iniciar un proyecto. Hace poco me topé con un cliente que le daba flojera escribirme un correo con la información que yo le solicitaba y tuvo el descaro de pedirme que lo visitara para que pudiera dictármelas ¡como si fuera su secretaria!

- Qué tanto me atrae la realización de su proyecto: si es algo que me encanta hacer, si me da igual o de plano no me atrae el proyecto. Si podré presumirlo como parte de mi carpeta o no.

- Qué tanta educación digital tiene el prospecto, esto es ¿usa correo electrónico, sabe anexar archivos, entiende de qué se trata el peso de la imágenes? ¿tiene página de internet?

Es muy probable que no podamos responder a todas estas preguntas después del primer contacto con el prospecto, pero mientras más conozcamos las respuestas mejor podremos calcular nuestro precio final.

He trabajado con empresas bastante grandes muy organizadas que permiten que los proyectos marchen sobre ruedas, pagan a tiempo y cooperan con todo, así que no he necesitado cobrarles cargos extra, pero también he trabajado con particulares que son súper demandantes, que quieren descuentos para todo, que encargan proyectos chiquitos y engorrosos y, además, la hacer cansada para pagar, a ellos sí les subo los precios.

Y en otros asuntos…

Aprovecho esta entrada para apuntar que este blog acaba de cumplir un año ¡cómo pasa el tiempo!

También quiero aprovechar para agradecer a mi amigo @abitonix de @TejedoresSuenos por invitarme a formar parte de la mesa redonda que abordará el tema “Cómo cobrar diseño web” que se realizará el próximo sábado 21 de abril en el TelmexHub de la Cd. de México. Es un evento gratuito que requiere preregistro: http://tejedoresdesuenos.com.mx/como-cobrar-diseno-web-mexico/

¡Me dará gusto conocer a varios freelanceros en persona!

 

Cuando no hablas con la persona indicada

Este problema ya lo he sufrido en varias ocasiones y no siempre acaba del todo bien. Resulta que me llaman para hacer una cita y visitar a un prospecto: la reunión se desarrolla con las personas interesadas, me explican sus requerimientos, hago preguntas, aclaramos alcances y cierro la junta confirmando la fecha de envío de la cotización. Días después me llaman para informarme que, después de revisar varias propuestas han decidido trabajar conmigo y me dan luz verde para iniciar el proyecto mediante el depósito del anticipo. Todo es miel sobre hojuelas, yo me pongo a generar los materiales acordados, los envío para revisión. Pasan dos días y no obtengo respuesta a los correos que le envío al cliente,  es hasta que llamo por teléfono que se hace evidente un problema oculto: me comentan que la persona indicada para dar el visto bueno es el Ing. Perenganez, que tiene varias observaciones al respecto de mi trabajo y me envían una lista de modificaciones (sin pies ni cabeza) que no corresponden con el proyecto que originalmente cotizé.
-¿El Ing. Perenganez? pero ¡¡¿quién es él y porqué no lo conocí en la primera reunión?!!- Sólo atinan a contestarme que es alguien de mayor jerarquía y que le debo de tener paciencia por que es “un poquito especial”. Entonces solicito una cita con el Ing. Perenganez  para revisar las nuevas consideraciones del proyecto, pero me confirman que es alguien muy ocupado que, además, sólo viene a México en contadas ocasiones.

Las primeras veces que me ocurrió esto me dejé llevar por la novatez y me ví atrapada en una espiral de cambios injustificados que prolongaron el desarrollo del proyecto mucho más allá de lo que yo podría haber previsto. Sobra decir que no sólo perdí dinero sino mucho tiempo atendiendo los caprichos del famoso Ingeniero que, por cierto, jamás conocí.

Entonces ¿cómo podría haber actuado? La respuesta es bastante obvia, desde que envié la propuesta junto con la cotización debí aclarar cómo se canalizarían las nuevas solicitudes, si tendrían un costo extra  y si modificarían los tiempos de entrega.

Todas las consideraciones que representan una variable a los costos de manejamos debemos ponerlas por escrito y confirmar que el cliente entiende y acepta estas consideraciones; si tiene alguna duda o inquietud ESE es el momento de aclararla.

Hace algunos días @DannFierro me envió la liga a un interesante video que se titula, elegantemente, “Fuck you, pay me” se trata de la grabación de una plática que dió en San Francisco el diseñador Mike Monteiro, director de Mule Design Studio. Las dos preguntas que realiza al inicio de la presentación me engancharon inmediatamente:

-¿Quién en este lugar está o estuvo involucrado en servicios creativos? ¿Quien aquí ha tenido alguna vez problemas para que un cliente le pague?- Se levantan todas las manos del auditorio.

El Sr. Monteiro expone, de forma muy clara y entretenida, la importancia de presentar un contrato, avalado por un abogado, como rutina al iniciar cualquier proyecto de diseño. Cuando terminé de ver el video me pareció evidente la utilidad de elaborar un contrato para eliminar malos entendidos con el cliente y evitar que se quiera hacer pato con los pagos, además de tener la cualidad de especificar cuáles son los alcances del proyecto y qué sucede en caso de que el cliente o el freelancero no cumplan con sus compromisos. PERO, sí aquí está el pero, da la casualidad que el Sr. Monteiro trabaja en los Estados Unidos, donde todo el mundo tiene un abogado de cabecera porque es deporte nacional demandar a todos por todo. Probablemente allá sea fácil conseguir que su abogado se ponga de acuerdo con el abogado de su cliente, pero en México (y sospecho que también en Latinoamérica y España) es extremadamente complicado y/o costosísimo realizar una demanda civil que un freelancero quisiera poner en contra de un cliente que le debe dinero. Peor aún: no me imagino a un profesionista independiente levantando un acta en un ministerio público para exigir el pago de $15,500 pesos, definitivamente le saldrá mucho más caro el caldo que las albóndigas.

Entonces ¿no es útil firmar un contrato de servicios profesionales? Mi respuesta es sí, sí es útil contar con un contrato: formaliza la relación con el cliente, sobre todo en proyectos largos y costosos, además, define quién es la persona indicada para tomar las decisiones y dar los vistos buenos… pero al final de cuentas, si algo sale mal, a menos que tengas un abogado especializado en proyectos creativos y mucho tiempo libre, será futil reclamar su cumplimiento, ya me pasó.

Me encantaría leer las experiencias con contratos de los lectores de este Blog ¿quién se anima?

La regué, por no hacerme caso

Este post me lo dedico a mí misma, para que recuerde que debo pregonar con el ejemplo.

Tengo un cliente (al que llamaré “Intermedianón”) que de vez en cuando le revende mi servicio a una empresa (a la que llamaré “Grandex”). El caso es que hace dos semanas recibí la llamada directa de un representante de Grandex, tenían un nuevo proyecto urgentísimo que debía entregarse en dos días y en caliente me preguntaron el costo de ese bomberazo, yo les dí un número y ofrecí enviarlo por escrito en una cotización. Como Grandex es una empresota les pregunté sobre los trámites de pago y me dijeron que lo manejarían como un pago especial a 15 días. Ellos aceptaron mi cotización y comenzamos el proyecto de inmediato SIN ANTICIPO, SIN ORDEN DE COMPRA, SIN CONTRATO, SIN COTIZACIÓN FIRMADA, ni nada de nada, segundo error.
Entregué el proyecto el día acordado junto con la factura correspondiente, todo parecía mil sobre hojuelas.
El problema se presentó cuando el representante de Grandex me reclamó, dos días después, que su respectivo jefe le dijo que la compañía Medianón les daba un precio más bajo por ese trabajo y por lo tanto esperaban que yo les hiciera un descuento. Ni ellos ni yo contábamos con que la empresa Intermedianón patrocinaba parte del costo de mi trabajo a cambio de otros proyectos para Grandex, así que tuve que demostrar que el precio que le dí a Grandex era el mismo que le daba a Intermedianón. Todo esto en medio de conversaciones telefónicas muy desagradables. En este momento nuestra relación pende de un hilo y aún no recibo el pago acordado.

Entonces me tuve que sentar a reflexionar cuáles fueron mis errores:
– Para empezar y acabar pronto: NUNCA debí aceptar saltarme a Intermedianón, sin importar la urgencia de Grandex (quienes pensaron que de esta forma podrían ahorrar tiempo y dinero).
– Después ¿cómo es posible que yo aceptara trabajar sin anticipo o alguna garantía de por medio? Me dejé contagiar por la urgencia de Grandex y creí en su promesa de pago. Ni modo, ahora tendré que afrontar las consecuencias de mis malas decisiones y recordar mis propias recomendaciones al respecto.

Así que aquí dejo, para mi propia lectura, las ligas a entradas pasadas:

Un cliente que no te compra… pues no es cliente

Haciendo cotizaciones

Aún no conozco a alguien que diga "Me fascina elaborar cotizaciones, las encuentro entretenidas y divertidas, todo un reto a mi creatividad."

Yo ya no hago cotizaciones de solicitudes que llegan por correo electrónico, que vienen de direcciones de Hotmail, que están escritas sin coherencia o con faltas de ortografía graves y, además, son urgentes. Cuando un prospecto solicita una cotización de forma anónima lo único que le envío es un escueto correo con una estimación del costo, sin prometer nada y lo invito a que me envie su teléfono para hablar directamente. A lo largo de los años he aprendido que cuando a alguien verdaderamente le interesa una cotización toma el teléfono y me llama, me explica las características de su solicitud y obtiene una propuesta económica a la medida de sus requerimientos.

Por el otro lado existen personas que hablan constantemente para pedir cotizaciones, pero no te dan los trabajos: hace algún tiempo me di cuenta que una agencia de publicidad me había llamado a razón de dos o tres veces al año durante tres años, sin que se hubiera concretado ninguno de los proyectos solicitados, así que la siguiente vez que llamaron los confronté amablemente:

— Oye ¿sabías que esta es la octava ocasión en que me solicitas una cotización? ¿me podrías decir porqué aún no he realizado algún trabajo para ustedes?—
A lo que la cínica chica de la agencia me contestó:—Pues si te causa tanto problema hacer una cotización para un cliente… pues ya no te pediré ninguna…—
Seguramente ella esperaba que yo me sintiera mal, pero simplemente le dije:
—No tengo ningún problema en elaborar una cotización, pero prefiero ya no hacerlo para ustedes, gracias.—
La verdad ya no recuerdo que me contestó, pero no volví a saber de ellos. Tiempo después reflexioné que probablemente ya me habían agarrado de su puerquito para obtener cotizaciones extra para cubrir los requisitos de alguna licitación. Sí amiguito, te platico cómo está el asunto: en ocasiones una dependencia de gobierno o una empresa grande licita un proyecto para lo cual necesitan conseguir por lo menos tres cotizaciones de diferentes proveedores para evaluar sus propuestas y asignarle el trabajo a la mejor oferta. La realidad es que a veces el proyecto ya está previamente asignado a alguien y  la persona responsable de contratar el servicio simplemente le encarga al “ganador” conseguir las otras cotizaciones para cubrir el requisito. Tal vez es obvio decirlo, pero las cotizaciones adicionales deberán ser más caras que la del vencedor. Esta es una práctica común en México que no me enorgullese.

Nosotros los freelanceros vivimos de las solicitudes de los clientes, no hay mejor llamada que la de alguien que requiere de nuestros servicios. Y aunque varios clientes preferirían que les respondieramos por teléfono a cómo está el kilo de logotipo o el metro de ilustración o el ciento de fotografía, lo más seguro es que tengamos que evaluar varios aspectos de la solicitud y enviarles una propuesta a la medida. Mi recomendación es ofrecer enviarla en un tiempo razonablemente corto y cumplir con la promesa. Los clientes aprecian a un profesional que cumple lo que ofrece y además lo hace con prontitud. Elaborar una cotización de servicios creativos profesionales puede tomar desde algunos minutos hasta varias horas así que cuando la prometas considera que el tiempo que le inviertes se lo restas a otras actividades, no lo tomes a la ligera y no la ofrezcas a la menor provocación.

Elaborar una cotización en forma tiene varias ventajas sobre simplemente escupir un precio:

  1. Muestra formalidad: una cotización clara, bien redactada y correctamente presentada es una valiosa carta de presentación.
  2. Define las características precisas del servicio y delimita los alcances del proyecto: es indispensable que describas con claridad las características del servicio, no dejes nada al buen entendimiento del cliente porque él siempre interpretará a su conveniencia, SIEMPRE.
  3. Pones por escrito tus condiciones de pago: especifica el monto del anticipo que necesitas para comenzar a trabajar. Los clientes malos siempre harán como que no leyeron esta parte, así que, por tu bien, no comiences a chambear hasta que “no veas claro”.
  4. Indicas la vigencia de la propuesta: no falta del despistado que te llama para solicitarte un trabajo cotizado dos años atrás esperando que cueste lo mismo.

Alguien que te solicita una cotización es un prospecto, se convierte en tu cliente hasta que obtienes su visto bueno, comienzas a trabajar en su proyecto y te paga un anticipo.

Nomás por comparar: en Estados Unidos, cuando alguien solicita una cotización, casi casi se considera un compromiso de compra, en México hacer una cotización se considera una obligación que rara vez es retribuida con una respuesta por parte de la persona que la solicita ¡que levante la mano el freelancero que no recibió respuesta después de enviar una cotización “urgente”! Peor aún ¿a cuántos les ha pasado que  cuando llaman para darle seguimiento a la propuesta económica de plano ya no le toman la llamada? Yo agradecería la cortesía de que te contestaran, aunque fuera por correo electrónico, algo así como —Ya recibimos su propuesta, la vamos a evaluar y en caso positivo nosotros la contactemos.— ¿Acaso es mucho pedir?