El anticipo es la prueba de fuego

AnticipoTuve ese canijo presentimiento de fracaso desde la primera vez que me contactó este prospecto. Pero, sinceramente, era un proyecto bonito y grande, así que decidí no hacerle caso a mi sentido arácnido y me avoqué a la fase de planeación.

El prospecto era un restaurante de una cadena mediana que tiene 27 sucursales repartidas en 13 estados de la República. El encargo de su departamento de marketing era tomar dos fotografías del interior de cada restaurante en menos de un mes… fácil ¿no? en teoría sí, pero no resultó una tarea sencilla revisar los horarios de los vuelos y los autobuses para hacer rutas y cubrir todas las locaciones (a veces hasta tres en un solo día), crear un cronograma que indicara el horario exacto de mi llegada a cada sucursal y calcular los viáticos.

Además, el dueño de la cadena quería que no aparecieran clientes en las fotos, así que, o se tomaban antes de la apertura o se confiaba en que el personal del restaurante haría lo necesario para reservar ciertas mesas y dejarlas listas justo a la hora que yo les había indicado.

Todo el plan estaba bastante matado, pero era factible, así que le dediqué varias horas a definir un cronograma pulido y correcto. Cuando lo presenté a la encargada de mercadotecnia le encantó, entonces le solicité el anticipo y envié la factura correspondiente. A los dos días me llamó apenada para decirme que, debido al Mundial de fútbol, no se podrían hacer las tomas en las sucursales que cuentan con bar, así que deberíamos eliminarlas del programa. También me indicó que debía cambiar algunas fechas por “asuntos de inventario”.

Para no hacerles el cuento largo les diré que, a lo largo de un mes, elaboré cinco versiones del cronograma por diferentes motivos, entre ellos, el aumento de precios en los boletos de avión y autobús debido a la llegada de las vacaciones de verano. Obviamente al prospecto no le gustó que el precio de los viáticos aumentara, pero a mí tampoco me encantó que el número de fotografías acordadas al principio fuera disminuyendo.

Un mes y medio después del primer contacto, por fin teníamos un acuerdo sobre las fechas y horarios para realizar las tomas fotográficas.

Y entonces todo valió queso…

Como los asiduos lectores de este blog sabrán, yo no comienzo a trabajar sin anticipo ¡y menos en un proyecto que requería la compra anticipada de boletos y reservaciones de hotel! Por lo tanto, una vez acordado el cronograma, le envié al prospecto la factura correspondiente y le solicité el depósito del 50%.

Días después de recibir la factura electrónica, me llamó, el viernes a las 19:30 hrs., para decirme que los datos que me había enviado estaban mal y que debía volver a enviarle la factura a nombre de otra razón social.

—De acuerdo, te la envío en un momento.– Le confirmé.

—No te apures, ya voy de salida, mejor mándamela el lunes.— Me dijo despreocupadamente.

El lunes por la mañana recibí otra solicitud de modificación en el calendario. Como ya me sospechaba que se trataba de técnicas dilatorias para hacerse pato con el pago del anticipo, le pedí que me firmara un sencillo contrato y le di tres días de plazo para que realizaran el depósito del anticipo. Me respondió que se encontraba fuera de la ciudad y que agradecía mi comprensión (?)

El día que se cumplió el plazo, me mandó un correo extrañándose por mi falta de confianza al pedirle que firmara un contrato, me dijo que la nueva factura estaba mal y me aclaró que el anticipo estaría “sin falta” la siguiente semana. Entonces tomé el teléfono y le llamé para informarle que el proyecto se cancelaba.

No fue una llamada sencilla, la voz se me entrecortaba de coraje y nervios al declinar un proyecto de ese tamaño. Quería aclararle que había tomado esa decisión porque no veía compromiso de su parte, pero al final sólo le dije que tenía varios pendientes con otros clientes y que ya no podía postergarlos más. La encargada de mercadotecnia me dijo de todo: que yo no era profesional, que la iba a hacer quedar muy mal con sus jefes y que no podía dejarla colgada. Yo sólo tragué camote, le dije que ya no podía atender su solicitud y no le ofrecí ninguna opción. Sinceramente no tenía ganas de arreglarle un problema que yo no había creado.

Estaba muy enojada por haber invertido tanto tiempo en la planeación y no estaba dispuesta a jugármela con este proyecto. Estoy segura de que había muchas posibilidades de que algo se saliera de control, pues lo que mal empieza mal acaba. Afortunadamente era cierto lo de los otros clientes, así que no he tenido tiempo de lamentarme demasiado por este tropiezo.

 

Querido prospecto: por favor contesta

Hace poco me diagnosticaron gastritis nerviosa y la culpa se la echo, principalmente, a los prospectos que llaman para solicitarme una cotización.

Me explico: las llamadas suelen ser bastante similares, alguien necesita de mis servicios, yo le hago las preguntas de rigor y, si considero que la solicitud lo amerita, me comprometo a enviarle una cotización formal en un plazo no mayor a 24 hrs.

Cuando cuelgo el teléfono reviso el sitio web del prospecto para conocer más sobre su compañía y usar los términos adecuados al momento de redactar la propuesta económica. Después, dependiendo de la complejidad del proyecto, dedico desde 15 minutos hasta 2 horas en redactar una propuesta a la medida. En pocas ocasiones empleo hasta un día completo reuniendo los elementos para elaborar una cotización.

Como soy freelancera el tiempo que uso en redactar y presentar una cotización se lo robo a todas mis otras actividades. Es un tiempo que invierto en un prospecto que, espero, se volverá un cliente.

Chiflando en la loma

Mi malestar se manifiesta cuando, después de haber enviado la cotización en cuestión, el susodicho prospecto enmudece y no tiene la cortesía de contestar con un nada honeroso “Gracias, ya recibí la propuesta”.

Varios me han dicho que es mi obligación enviar todas las cotizaciones que se me solicitan, que al final resultarán en mi propia conveniencia. Sí, de acuerdo, pero ¿acaso es mucho pedir que, por lo menos, den acuse de recibido? Me gusta pensar que, después de todo, tratamos con personas, no sólo con el departamento X de una compañía.

Después de varios días de no haber recibido ningún tipo de respuesta me pongo a pensar: Seguramente no le gustó mi propuesta, A lo mejor encontró un precio más bajo, Tal vez no escribí bien su dirección y no le llegó el correo, ¿Y si esta persona salió de viaje?, ¿Qué tal que…? y le doy vueltas hasta que me arde el estómago.

Luego de no obtener su retroalimentación tengo que reunir el ánimo de presencia para hacer la famosa llamada de seguimiento: –¡Hola, buenos días! Soy Fulanita, le llamo para dar seguimiento a su solicitud de la semana pasada ¿me podría regalar algún comentario sobre la propuesta que le envié?–

Entonces escuché de un maravilloso software que se llama Boomerang que sirve, entre otras cosas, para rastrear los correos que envío desde Gmail. Su uso es muy sencillo: cuando escribo un correo electrónico le agrega una cookie que me avisará cuándo y cuantas veces fue abierto ese email y si le dieron clic a las ligas que incluí. A mí me gusta mucho porque me ayuda a evaluar, indirectamente, el interés que obtuvo mi propuesta pues me indica si el correo fue visto de inmediato, si lo abrieron una o veintidós veces y me da información sobre cuál de las ligas que envié tuvo más éxito.

Para mí, este software es oro molido pues me ayuda a saber qué tan interesado se encuentra el prospecto en el correo enviado. De esta forma, cuando realizo la llamada de seguimiento ya tengo algunos elementos que me ayudaron a preveer la respuesta de la persona.

Hoy hago menos “entripados”, pero mi afición a los curados de fresa no le ayuda a mi gastritis.

GoDesig2014

Y pasando a cosas más agradables les quiero platicar que me invitaron a participar en el evento Go Design 2014 Festival de ilustración y Diseño que se llevará a cabo del 29 de abril al 3 de mayo en Xalapa, Veracruz, MX.

Y aquí viene la buena noticia para los lectores de este blog (por lo menos para los que viven en México): los organizadores del festival se mocharon con una cortesía para acceder el sábado 3 de mayo a las 6 conferencias, 2 demos en vivo, visitar la expo y asistir a la fiesta de clausura.

Las pláticas las daremos Alan Guzmán, Odiseo de Tinxinda, Carlos Lerma de Golpe Avisa, Wachavato, Tania y Esteban de Jours de Papier y su servilleta ¡va a estar genial!

¿Qué hay que hacer para ganar esta bonita cortesía? Pues se las voy a poner sencillita, la verdad me molestan los concursos en los que piden te pares de cabeza y recites el himno nacional mientras subes al metro, vestido de payaso, en hora pico.

Sólo pido que cumplas con los siguientes requisitos:

  1. Que seas ilustrador(a) o diseñador(a): Porque Go Design 2014 está dirigido a especialmente a este público, y pues si eres actuario no te va a servir.
  2. Que estés dispuesto a estar en Xalapa todo el día 3 de mayo: De preferencia desde tempranito porque la plática que yo voy a dar será la primera del programa. Ojo, la cortesía no incluye viáticos.
  3. Que vayas de volada a seguir la cuenta de @GoDesignMX

Si cumples con estos requisitos, y de verdad quieres asistir a las conferencias, por favor escribe en los comentarios de este post tu nombre y cuenta de Twitter o tu feis.

Yo recopilaré los nombres de tod@s los interesados hasta el lunes 24 de marzo a las 10:59 a.m. A esa hora los meteré en una tómbola (neta tengo un tómbola de bingo muy bonita) y sortearé tres ganadores: el primer lugar se lleva la cortesía completa, el segundo y tercero se llevan un descuento del 2×1. El premio de consolación, para todos los participantes, consiste en un precio especial de $400 para acceder al día de las conferencias.

¿Quién dijo yo?

Una historia larga de un cliente gordo

Cliente gordoÉrase una mañana de mayo del 2013 cuando recibí un correo electrónico muy prometedor, una compañía grande y famosa solicitaba mi presencia en una reunión para hablar sobre un posible proyecto fotográfico. Yo estaba hecha unas pascuas, contesté de inmediato y pacté una cita en las oficinas generales del gordo prospecto. Recuerdo que para esa visita hasta perfume me puse ¡no podía dejarlo escapar!

La primera cita fue de color de rosa, ellos estaban buscando a un proveedor de excelente calidad y mis servicios les quedaban como anillo al dedo. Al día siguiente les envié mi propuesta económica que contemplaba un proyecto de tamaño mediano: la realización de las fotografías debería de tomarme alrededor de cuatro horas, más el tiempo del retoque y la entrega digital, nada del otro mundo, pero con una calidad superior a la de los trabajos promedio. Mi cotización fue aceptada sin ningún problema…

… Y entonces todo se volvió una película de drama

Primero me enviaron un documento que contenía por lo menos 100 requisitos técnicos, los cuales debía de llenar, justificar y describir con detalle. Me pidieron que fuera a sus oficinas a firmar un acuerdo de confidencialidad donde me aclaraban que no podría presumir en mi carpeta el resultado del trabajo. Luego me solicitaron los documentos tradicionales para ir tramitando mi alta como proveedor: comprobante de domicilio, RFC, alta en Hacienda, carta de presentación, portada del estado de cuenta de mi banco, referencias de otros clientes y algún otro papel que ya no recuerdo. Para rematar, me avisaron que no daban anticipos y que los pagos salían 90 días después de aceptada la factura. Adicionalmente me pidieron que realizara, de forma gratuita, una prueba de concepto que no era otra cosa que una toma fotográfica donde demostrara tener las cualidades técnicas que ellos buscaban.

Justo en ese momento mi tolerancia se extinguió. Ya no podía dedicarle tanto tiempo a esta propuesta, pasaban las semanas y yo sólo estaba llenando requisitos. Hice acopio de fuerzas, tomé el teléfono y llamé al encargado del proyecto. Le expliqué, de la manera más amable y serena que pude, que estaba declinando la oferta de volverme su proveedor, que los costos que había considerado no contemplaban tantos requisitos administrativos y que, en pocas palabras, eran un cliente más grande de lo que yo podía atender. El encargado estaba realmente contrariado y no aceptó mis explicaciones. Me pidió realizar una cita urgente, ahora con su jefe, para que me convencieran de no renunciar al proyecto.

Yo tenía una mezcla de sentimientos encontrados, por un lado era halagador su demostración de interés (yo pienso que debido al precio de mi cotización más que a mis cualidades profesionales), pero por el otro lado tenía un mal presentimiento al respecto de la cantidad de trámites administrativos que tendría que solventar ¡y que no había contemplado en mi cotización! En la reunión urgente me trataron muy bien y me explicaron que no podrían salir avante en su proyecto si no contaban con mi participación (neta). También me invitaron a que les hiciera una nueva propuesta económica que contemplara la magnitud de los trámites, que incluirían, la firma de un contrato de servicios, el pago de una fianza y la compra de un seguro de responsabilidad civil, por si se daba el caso de que a mí se me ocurriera prenderle fuego a sus instalaciones durante la sesión fotográfica, o algo por el estilo.

Sinceramente estaba abrumada por la complejidad burocrática que este proyecto representaba, así que decidí calcular pesimistamente todo el tiempo administrativo que me consumiría si decidía tomarlo: las juntas con el cliente, la prueba gratuita, el juego de la licitación, la presentación de una propuesta técnica formal, las visita al área de compras, la firma de contratos, la inversión en los seguros, las vueltas para tramitar la órden de compra, la revisión de la factura y ¡casi se me olvidaba! la sesión fotográfica, el proceso de las imágenes, los cambios caprichosos del cliente y la entrega final. Hice mis números y, por el mismo trabajo, pero con toda la tramitología prevista, tendría que cobrar cuatro veces más del precio original. Fráncamente era una locura.

Para mi sorpresa aceptaron la nueva cotización y sólo me pidieron que les otorgara un descuento del 5% “ya para que se animaran”. Hice acopio de “serenidad y paciencia” y acepté sus condiciones.

Una carrera de resistencia

Los trámites iban y venían y la orden de compra que les solicité desde el principio nomás no aparecía. Las juntas, correos y llamadas telefónicas para concertar la sesión fotográfica se prolongaron hasta principios de septiembre, fecha en la cual ¡por fin! realicé las fotos tan largamente proyectadas. Por mi parte el trabajo estuvo listo y entregado una semana después. El cliente quedó encantado con el resultado y yo recibí varias felicitaciones. Pero, como no vivo de aplausos, me avoqué a terminar los trámites para entregar la factura, cosa que hubiera resultado muy simple si no fuera porque buscaron, por todos los medios, evitar que la entregara: que si no estaba bien mi alta como proveedor, que si la razón social iba a cambiar, que si no incluía el número de orden no era válida, etc.

Si bien no me hacía ninguna gracia andar correteando este pago, en ningún momento dejé de llamar y visitar a las personas indicadas para que la factura fuera aceptada. Y como no me iba a esperar los 90 días para que me pagaran eché mano de un servicio de factoraje*. Tras otros 15 días de papeleos, a principios de noviembre, recibí el correo más ansiado del año: el aviso de mi banco con la confirmación del depósito a mi cuenta. Justo cuando se cumplían seis meses desde el primer contacto con el cliente.

¿Valió la pena la espera? Sí. ¿Volvería a realizar un proyecto tan engorroso como este? Sí, siempre y cuando pueda evaluar las complicaciones administrativas a las que me enfrentaré y las cobre adecuadamente. ¿Me gusta trabajar con clientes tan complicados? La verdad no, pero tengo que pensar que tienen proyectos interesantes y son áltamente redituables.

Recomendaciones para tomar proyectos de clientes gordos/grandes

Si tienes la suerte, como yo la tuve, de que te contacte un cliente gordo es indispensable que sepas que:

  • Las compañías grandes dan por sentado que el proveedor (o sea tú) está dado de alta ante Hacienda, preferentemente como Persona Física con Actividades Empresariales o como S.A. y que emite facturas. También pueden trabajar con profesionistas que dan recibos de honorarios, pero no lo prefieren.
  • Si eres  freelancero, debes evaluar si estás dispuesto a dedicarle todo el tiempo administrativo que el proyecto requiere. La avalancha de correos, llamadas y visitas al cliente demandarán una parte importante de tu tiempo.
  • Es indispensable que evalúes tu fortaleza económica: financiar un proyecto largo que, además se pagará a 30, 60 o 90 días, puede dejarte con un agujero económico difícil de reparar.
  • Jamás mientas al respecto de lo que ofreces, un cliente grande siempre te pedirá la mejor calidad y tiene un contrato para exigirlo. No lo tomes a la ligera.
  • No compitas solo por precio, la cantidad de recursos que demanda la atención a un cliente gordo siempre será más grande de la que te imaginaste o te platicaron en un principio. Créeme.

* Si vives en México te recomiendo que te des de alta en el servicio de Cadenas Productivas de Nafinsa (el trámite es gratuito y el personal es muy amable). De manera simplista te diré que se trata de un servicio que sirve para pagarle a los proveedores de algunas instancias de Gobierno y varias empresas privadas a través del sistema de Factoraje: cobran una pequeña comisión a través del banco intermediario, pero te pagan de inmediato y no tienes que esperarte meses.

Si tú no vives en México ¿me podrías informar si en tu país existe un esquema similar al factoraje? Tus compatriotas seguramente agradecerán la información.

Y Tú ¿te has topado con un cliente grande? ¿cómo lidiaste con él?

¡Está muy caro! dijo un cliente

Si ya llevas un rato en este negocio del freelanceo seguramente ya te habrás topado con algún cliente que, después de recibir la cotización te contesta fríamente – Está muy caro.–
Yo confieso que, en las primeras ocasiones que me ocurrió, entré en pánico y corrí a bajarle el precio a lo que sea que estaba cotizando, así, sin razonar nada, nomás porque al cliente le pareció cara mi propuesta. Error.

Analicemos qué cosa es “caro”

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Estrictamente hablando, algo es caro cuando no vale lo que cuesta. por ejemplo, una quesadilla de papa*, en un puesto de la calle,  que cueste $60 pesos ¡es cara! porque no vale lo que cuesta. Pocos pagarían más de $20 pesos por una queca.

Ahora pensemos que el precio de una mansión en Beverly Hills es de 3 millones de USD ¡Qué cara! pensarán muchos. Pero están equivocados: el que uno no lo pueda pagar no significa que sea cara. Probablemente un agente especialista en bienes raíces sepa que el precio de la mansión es una ganga: vale más de lo que cuesta.
Entonces ¿qué hacer cuando un cliente te dice que le parece caro tu trabajo?
Primero que nada tú debes de estar seguro sobre tus costos, es importantísimo que sepas que los precios que ofreces son justos y que se encuentran dentro de los precios de mercado de tu servicio.
  • Si tú estás dando un precio justo y el cliente piensa que está caro es probable que se deba a que no le queda claro porqué cuesta “tanto”, entonces es tu responsabilidad explicarle cláramente por qué tu trabajo vale lo que quieres cobrar.
  • También puede suceder que el cliente piense que tu servicio es “caro” porque no sabía lo que valía su solicitud y no tenía presupuestado gastar esa cantidad. Aquí también es tu responsablidad explicarle por qué tiene ese precio y, si el caso lo amerita, puedes ofrecerle un menor precio si se eliminan partes del proyecto.
  • A veces simplemente el cliente no tiene el dinero necesario para cubrir tus honorarios. Un cliente que no puede pagar tus servicios, desafortunadamente, no es tu cliente. A mí me encantaría que el coche de mis sueños costara menos de $100 mil pesos, pero no por eso me harán un descuentote el día que me pare en una concesionaria automotriz; entonces deberé ser más realista en mis aspiraciones o tendré que comenzar a ahorrar.
  • En algunas ocasiones el cliente simplemente no quiere gastar lo necesario en su proyecto, en ese caso deberás hacer caso del dicho que reza “Deja libre a tu cliente, si regresa a ti, es tuyo; si no, nunca lo fue.
  • Muchos clientes saben, que decirle a alguien que “está muy caro” es una receta secreta para que le den un descuento automáticamente. Y muchos novatos caen redonditos. Sin embargo, si tus precios son correctos y justos no deberás prestarte ese juego: es fatal trabajar por debajo de tus costos, te haces mucho daño regalando tu trabajo y le haces daño a tu gremio.
*Que conste que estoy consiente de que al mencionar una quesadilla sin queso me presto a múltiples reclamos de los gourmets que no viven en la Cd. de México.

Los clientes siempre entienden para su conveniencia

Una de las características que los clientes, o sea TODOS NOSOTROS, compartimos es nuestra asombrosa capacidad para interpretar las ofertas comerciales siempre a nuestro favor. Tal parece que nuestro cerebro está diseñado para “entender lo que nos conviene” en muchas situaciones de la vida, especialmente con las transacciones donde debemos desembolsar dinero.

Basta con recordar cómo se atora la fila del supermercado porque la cajera no logra hacerle enterder a una persona que, para que el 3 x 2 en licores funcione, debe llevar obligatoriamente 3 botellas de la misma bebida. El enojado cliente reclama que el descuento de una sola botella debe ser del 34%.

Ejemplos como el anterior sobran, pero ¿como se aplican al trabajo freelance? Por ejemplo, a mí me ha pasado que en las cotizaciones describo los diferentes tipos de archivos y aplicaciones que le entrego al cliente: claramente escribo Archivo tipo A o Archivo tipo B o Archivo tipo C sin embargo lo que muchos clientes leen es “Archivos tipo A, B y C” y, aunque no les sirvan para un carajo los archivos tipo A y C, los espera en el momento de la entrega. ¿Gandallez? no lo creo, desde hace un rato dejé de hacer berrinches con los clientes que “entienden para su conveniencia” porque da la casualidad de que el 99% de ellos son (somos) así.

Así que piénsalo dos veces antes de decirle a un cliente “Le entregaré el proyecto lo más pronto que pueda”: probablemente tú estás pensando en trabajar de tiempo completo en el encargo, pero tal vez el cliente se quedará con la idea de que te vas a desvelar dos días seguidos para entregar el lunes a las 9:00 a.m.

Una vez que nos queda claro este “defecto humano” podemos tomar decisiones más consientes al momento de presentar los términos de un proyecto. Debemos ser sobradamente claros al redactar nuestras cotizaciones, porque si algún término/caracterísica/cláusula son vagos, el cliente simplemente “llenará los espacios vacíos” y los entenderá a su favor.

Te sugiero que, en la medida de lo posible, en el momento de pactar un nuevo proyecto, le reiteres a tu cliente qué es lo que va a recibir, cuándo lo va a recibir y cuánto cuesta lo que está solicitando. Creéme, más vale aclarar cualquier malentendido en ese momento y no cuando el cliente se sienta “engañado” porque no le quedó claro que el precio era “por cada una de las ilustraciones y no por el libro completo”.

Y si bien es posible la mayoría de las personas actúan inocentemente al “entender para su conveniencia”, no faltan los colmilludos del área de compras que tratarán de conseguir que les entregues mucho más de lo que originalmente se había pactado. Por eso es básico que en tus cotizaciones agregues el clásico renglón que reza “Cualquier punto no contemplado en la presente será cotizado aparte”.

¿Ya leiste el libro “Apuntes de una oveja freelancera”? ¿no? ¡¿pues qué esperas?!

Yo confieso que no leí completo el libro de mi querida @Blogylana, pero déjenme les explico porqué: cuando comencé a leer los primeros capítulos tuve que dedicarle varios ratos a platicárselos a mi marido. Como él también es freelancero, me apuró para que se lo pasara, así que mejor decidimos continuar leyéndo juntos, en voz alta y por turnos. Los temas financieros que aborda el libro nos dieron excelentes ideas para controlar mejor nuestro ahorro. Ahora la palabra “buffer” ya se volvió parte de nuestro argot.

Las secciones “Cómo dejarse de morder las uñas por el próximo pago” y “Hacer un presupuesto con ingresos irregulares” valen su peso en bonos del tesoro.

El capítulo IV Sin facturas no hay paraiso contiene una de las explicaciones más didácticas que he leido sobre el tema del pago de impuestos en México para autoempleados. Por cierto: mi contador cumple con la descripción del contador modelo que comenta la autora :)

Personalmente el capítulo que más me dejó pensando fue el VII Corazón freelance: a ratos me cuesta trabajo mantener mis niveles de automotivación en un punto óptimo. La paciencia tampoco es uno de mis fuertes, pero me queda claro que hay que ejercitarla más de lo que quisiera ¡todo sea por no volverse un “Grumpy freelancer”!

Si estás pensando en volverte freelancero o si, como yo, ya llevas un buen camino recorrido como profesionista independiente te invito a que inviertas menos de $200 pesitos y adquieras este honesto y divertido compendio de consejos y tips para mejorar tu vida independiente.

Apuntes de una oveja freelancera
Sonia Sánchez Escuer
Páginas: 232 páginas
ISBN:
978-607-07-1618-8
Editorial:
Planeta
Publicación:
Abril 2013

Deja de perder tiempo con solicitudes bobas

Tres de cada cuatro solicitudes de cotización que recibo por correo se leen así:

“Hola, estoy viendo su página de internet y me gustaría saber cuanto me costaría algo así. Por favor envíeme sus precios. Me interesa mucho.”
Enviado desde cosita_bonita84 @ yahoo.com

Pescadito2Sobra decir que esta solicitud no tiene los datos necesarios para realizar una propuesta económica formal. En mi experiencia, cuando recibo un correo tan poco descriptivo, ya sé que se trata de una solicitud de alguien que “pasaba por allí” y se le antojó algo de lo que vió, seguramente no va a comprarme nada, pero igual pregunta, nomás por tener el dato. A veces también pienso que se puede tratar de mi competencia que está averiguando mis costos.

Cuando recibo una solicitud de este tipo contesto simplemente: “Para elaborar una cotización a la medida requiero conocer algunos detalles sobre su proyecto, por favor contácteme al teléfono tal.” Pero recientemente se me ocurrió que podía crear un pequeño formato que desaliente al preguntón casual, pero que atraiga al verdadero prospecto:

Sr. Fulanito:
Gracias por escribirnos.
Para elaborar una cotización formal requerimos la siguiente información:
  • Una breve descripción de su proyecto.
  • Requisitos específicos (técnicos, alcances del proyecto o restricciones de tiempo).
  • ¿Tiene asignado un presupuesto para la realización de este proyecto?
También necesitamos:
  1. Nombre de su empresa.
  2. Nombre del responsable de la solicitud.
  3. Correo electrónico de la empresa o dependencia a la que se enviará la cotización (gracias por no utilizar un correo de Hotmail o Yahoo).
  4. Teléfono fijo de la empresa o dependencia.
Una vez recibida su información le enviaremos, a la brevedad, una cotización formal.
Saludos cordiales.
Firma del despacho o del freelancero
con teléfono y sitio web.

¿Te pareció que este formato es muy mamón*? puedes agregar o eliminar los datos que mejor se adapten a tus servicios, pero te sugiero que obligues al prospecto a formalizar su solicitud a través de sus datos comerciales, si tú eres un profesional puedes pedir que la solicitud del prospecto también lo sea. Si a la persona que te envió el email le da flojera contestarte, no te preocupes, seguramente se trataba de alguien que realmente no necesitaba de tus servicios, pero si te contestan el formato con todo los datos ¡apresúrate a preparar y enviar una hermosa cotización!
Hacer una cotización formal puede ser una actividad que sólo te tome 10 minutos, pero hay ocasiones en las que tendrás que invertirle horas, por eso es importante que la solicitud tenga los requisitos que te den un poco de certeza sobre el solicitante. Si yo le dedicara el tiempo necesario a elaborar una cotización formal a cada solicitud boba que recibo ¡no me quedaría mucho tiempo para trabajar!

Adicionalmente, te sugiero que nunca envíes una lista de precios al primer desconocido que te la pida, o ¿irías al cine con el primer extraño que te lo pidiera en la calle?

¿Y qué pasa si es un particular el que requiere de mis servicios? te confieso que en toda mi experiencia como freelancera solamente en dos ocasiones he tenido clientes particulares que ni factura me pidieron, fuera de esos casos, todos los clientes que he tenido son entidades comerciales, desde un profesionista independiente hasta una dependencia de gobierno. De todas formas, si la mayoría de tus clientes son particulares, te recomiendo que generes una especie de machote o modelo de respuesta que te permita filtrar las solicitudes que se convertirán en cotizaciones formales.

Otra ventaja de tener los datos comerciales del prospecto es que puedes hacer una llamada de seguimiento para conocer el estátus del proyecto, averigüar si hay dudas sobre tu propuesta y confirmar si existe la posibilidad de que se realice el trabajo.

Unas últimas palabras, nomás para no hacer “entripado”

Querido cliente/prospecto: cuando solicite una cotización formal, sea considerado, lo que está pidiendo requiere que una persona se dedique un rato a trabajar gratis, con vistas a que tal vez se realice el trabajo que esta ofreciendo. Entonces ¿sería mucho pedirle que, cuando la reciba, conteste el correo con un indoloro “Recibido, gracias”? Ser cortés con un posible proveedor no lo compromete a nada, pero habla bien de usted. Puede que piense que es la obligación de un freelancero enviarle todas las cotizaciones que le pida, pero, no contestar nada a cambio, es simple majadería.

*Mamón (en México): Persona o situación muy pesada, soberbia o pedante. 

¿A cómo el kilo de diseño?

¿No odian cuando alguien  llama para preguntar, así en caliente, – Oye ¿y cuánto cobras por hacer un [ escriba  aquí el proyecto de su preferencia ]?

¿A cómo el kilo de diseño?Yo hago berrinche cuando un prospecto llama y, antes de terminar el saludo, pregunta: ¿A cómo el kilo de diseño? Entonces hago acopio de fuerzas y le contesto con otra pregunta –¿Me podría platicar un poco más sobre su proyecto? me gustaría tener mayor información para asesorarlo mejor.– Después de escuchar los requisitos, deseos y alucinaciones del prospecto evalúo el proyecto y, si realmente me interesa, le ofrezco enviarle una cotización por escrito. Procuro, hasta donde me es posible, nunca andar soltando precios a lo menso cuando un prospecto me presiona por teléfono. Como lo que vendo no es un producto sino un servicio es importante que el prospecto sepa que el proyecto que solicita será desarrollado a la medida de sus requerimientos y que no será algo que simplemente sacaré de la bodega.

Si el prospecto me deja su nombre completo, teléfono fijo y correo de su empresa, puedo estar casi segura de que se trata de una solicitud formal que deberé tratar con atención. Pero, si me dió un correo “para spam”, un teléfono celular y me dijo que era un “particular” entonces nada más le redacto un correo rápido con los costos de su solicitud. No puedo, ni debo, dedicarle tanto tiempo a una solicitud informal, de un “hijo de vecino”, que tiene pocas probabilidades de concretarse.

Hacer cotizaciones a veces me toma más tiempo del que debería, pero me encanta pulirlas y dejarlas claras y vendedoras. Por eso me choca que, después de enviar una cotización compleja y “urgente”, el prospecto actúe como si se lo hubiera tragado la Tierra ¿acaso es mucho pedir que me contesten con un simple “Recibido, gracias”? Así por lo menos confirmaría que mi email llegó correctamente a su destino y no se perdió en el limbo. Un poco de cortesía no le cae mal a nadie.

Y tú ¿qué haces cuando te preguntan “A cómo el kilo de diseño”?

Otra historia de impuntualidad

La semana pasada me invitaron a tomar un curso gratis y pues, como dicen en mi pueblo, “Gratis hasta las puñaladas”. Me apunté más que encantada. La duración del curso era de dos horas y media y nos citaron a las 11:30. Como llegué 10 minutos antes me dió tiempo de comprarme un delicioso café/postre. A las 11:29 ya estaba sentadita en un pequeño auditorio con cupo para 50 personas. A las 11:40 ya había cerca de 40 personas listas para aprender los secretos que nos compartiría el instructor. A las 11:45 el organizador comentió un error fatal: se paró al frente y nos dijo, muy amablemente, que ibamos a esperar 10 minutitos más –Por si alguien viene retrasado. Total que comenzamos 25 minutos tarde. Esa pérdida de tiempo se tradujo en una “corretiza” al final de la sesión donde el instructor se vió obligado a terminar su presentación a trompicones pues muchas personas comenzaron a retirarse puntualmente a las 14:00 hrs. El organizador ya no tuvo la oportunidad de mencionar los descuentos especiales para los asistentes.

¿Cuál el error fatal del organizador? Teniendo, a las 11:40, un quórum de 40 asistentes, le dió preferencia a “personas fantasmas” que no sabía si existían; ni siquiera estaba seguro de su llegada (yo sólo conté a una asistente tardía que arribó cerca de las 13:00 hrs.) La lógica del organizador fue avara pues prefirió sacrificar la ganancia de 40 prospectos reales en función de otros 10 posibles asistentes que nunca llegaron. La consecuencia de esa espera fue que el evento realmente duró dos horas, terminó a las 14:00 hrs. de forma apresurada y sin un cierre apropiado para convertir a los asistentes en clientes. ¡Tanto trabajo para nada!

Moraleja: Sean considerados con las personas que hiceron lo necesario para llegar puntuales a una cita, la mexicana amabilidad para “con los que no han llegado” se puede convertir en un problema de logística que les reste puntos positivos frente a los prospectos que mostraron interés asistiendo puntualmente. En los negocios casi siempre sólo tenemos una oportunidad de dar una buen impresión, no la desperdicien. Ojo: tampoco se trata de citar a la gente media hora antes de lo esperado, como en boda, porque entonces estaríamos malgastando 30 minutos de las personas que sí saben llegar puntuales.