Por qué el email no sustituye al teléfono

 

No me imagino mi trabajo diario sin el uso del correo electrónico, lo primero que hago durante el desayuno es revisar mis emails. Ya no puedo concebir un mundo sin esta utilísima herramienta, pero me he dado cuenta que no puede sustituir totalmente la comunicación directa con los clientes. El abuso de los mensajes enviados por este medio puede debilitar y hasta entorpecer nuestra labor cuando lo utilizamos en lugar de tomar el teléfono y hablar directamente con la persona que nos interesa.

Te comparto mis reflexiones:

1. No siempre ahorra tiempo. Redactar un correo que describa de forma clara, consisa, amable y en el tono adecuado casi siempre te llevará mucho más tiempo que tomar el teléfono y hablar con la persona adecuada. Después de colgar el teléfono puedes, si quieres, enviarle un correo con los acuerdos a los que llegaron.

2. A veces no es el mejor medio para hacer solicitudes. Es triste recibir un email de alguien hace una solicitud de cotización poco clara, que describe pobremente sus requeriminetos y además es urgente; si esa persona no se tomó la molestia de levantar el teléfono para llamarme es probable que reciba de mi parte un correo escueto. ¿Han oido el dicho que dice “El interés tiene pies“? En cambio, cuando un prospecto me llama y me explica su proyecto yo puedo asesorar mejor y ofrecerle exáctamente lo que necesita o, en el caso contrario, explicarle que yo no soy la persona indicada para resolver su solicitud y así no desperdiciamos el tiempo de ambos con correos que van y vienen.

3. El correo electrónico jamás debe ser usado como excusa para no llamar a alguien. Sí, yo sé que a veces es difícil vencer la timidez, la pena o la güeva (¿así se escribe?), pero es mucho mejor marcarle a la persona y resolver nuestros asuntos de viva voz que llenarnos de correos que solo ayudan a postergar decisiones que a veces no son placenteras. Una ilustradora me contó que ya se había cansado de enviarle correos a su cliente solicitándole el pago de su trabajo y yo le pregunté cándidamente ¿y estás segura de que tu cliente lee sus correos? a lo que me contestó -Estoy segura. Pone su dirección de email en sus tarjetas… aunque ahora que lo mencionas creo que nunca he recibido un correo de él.- #plop

4. Los correos no son un servicio de mensajes instantáneos. Tuve un cliente que se ponía nervioso si no le contestaba sus correos a los tres minutos de haberlos recibido, así que tomaba el teléfono para explicarme lo que me había escrito. ¿No se habría ahorrado tiempo si en lugar de escribir solamente me hubiera llamado?

5. Los email son útiles para confirmar acuerdos, pero sin abusar. Siempre es práctico poder enviar copia de los correos a todas las partes involucradas, así dejamos evidencia por escrito de nuestras actividades, pero cuidado con utilizar el correo como un medio para “acusar” con sus superiores a las personas con las que colaboramos, puede ser un arma de doble filo.

6. Cuidado con los mensajes con múltiples de interacciones. Evita los reenvíos a lo loco y respuestas cruzadas con enormes colas de conversaciones anteriores. ¿Te ha pasado que después de varios correos nadie entiende qué rayos está pasando y todo se vuelve confuso? Entonces llega el momento de tomar el teléfono y desenredar la situación.

En un café comentaba con un colega que a mí me gusta hablar directamente con los prospectos y clientes porque a través de una conversación de cinco minutos puedo obtener muchísima más información sobre el proyecto y las características de la persona con la que dialogo que la que obtendría a través de los correos electrónicos. Él respondió tranquilamente – Yo prefiero enviar emails, es más barato que llamar por teléfono.- Me quedé sin palabras.

4 comentarios en “Por qué el email no sustituye al teléfono

  1. Hola Leonora, estoy de acuerdo contigo, hay cosas que no se pueden decir tan facil ni dar la respuesta inmediata en un correo como con una llamada.

    Últimamente me han aplicado: “he estado tratando de localizarte, te escribí en el feis”.

    ¬¬

  2. Pingback: Por qué el email no sustituye al teléfono | FiscalMexGroup

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